最初に自動化するなら、何がいいか

自動化ツールを作っています。Kaiです。

いまは自動化の仕組みを作る側ですが、

もともとは飲食・サービス業で複数の事業を回していました。

その立場から見て、「最初に自動化するなら何がいいか」を書きます。

たぶん想像されるより、ずっと地味なものです。

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最初の1本は「昨日の数字を、朝いちばんに送る」くらいでいい

たとえばこういうものです。

各店舗（各サイト、各口座）の前日の売上・件数・単価を集めて、

毎朝決まった時刻に、スマホへ1通のメッセージとして届く。それだけ。

計算も分析もしません。数字が4つ並んでいるだけです。

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なぜ「それ」がいいのか

事業が増えてくると、こういう状態になりがちです。

・数字は見られる。ただしそれぞれの管理画面を開けば

・開けば分かるので、「あとで見よう」と思う

・忙しい日は開かない

・開かない日が続くと、気づいたときには2週間分たまっている

数字が無いのではなく、見るまでの手間が数手あるせいで見なくなる。

これが本当の問題です。

作業時間で言えば、5分もかかりません。

でもその5分が朝の一番忙しい時間帯にあると、毎日は続きません。

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効果は、時間ではない

削減できる時間は1日5分程度。金額にすればわずかです。

変わるのは別のところです。

毎日見るようになる

送られてくるので、見ないという選択肢が無くなります。

すると、落ちている日にその日のうちに気づけます。

月末にまとめて見て「先月は悪かったな」と分かっても、打つ手がありません。

終わった月は変えられないので。

話が数字から始まるようになる

現場との会話が「最近どう？」ではなく

「昨日の単価が落ちてるけど何かあった？」から始められます。

聞かれるほうも答えやすいし、話が早いです。

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ここから言えること

自動化の価値は、削減できた時間だけでは測れないということです。

1日5分の削減は、金額にすれば取るに足りません。

でも「毎日見るようになる」ことの価値は、それとは比べものになりません。

私が自動化のご相談を受けるときに、

時間だけでなく「それができるようになると何が変わりますか」を聞くのは、このためです。

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逆に、最初に選ばないほうがいいもの

代表はシフト作成のような、判断の塊になっている作業です。

「この日はこの人を入れたくない」という判断が中心にあると、

機械が組んだものを結局全部見直すことになり、手で組むのと変わりません。

判断が中心にある作業は、自動化しても効きにくいので、

ご相談いただいてもお断りすることがあります。

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選び方のまとめ

最初に作るものは、小さくていいと思います。

大きいものを作ろうとすると、決めることが増えて、

決まらないまま止まります。

毎日発生していて、判断が要らなくて、無くなると少し楽になるもの。

そこから始めると、動くものが早く手に入って、次の判断がしやすくなります。

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おわりに

事業をやっていた側なので、

「これは効くけど、これは効かない」の感覚は現場寄りだと思っています。

作る前に「それ、やる意味ありますか」から一緒に考えます。