自動化でよくある失敗3つと、その原因

自動化ツールを作っています。Kaiです。

うまくいく話ばかりでは信用できないと思うので、

業務の自動化でよく起きる失敗を3つと、それを防ぐために私が決めているルールを書きます。

3つとも珍しい話ではありません。

自動化の相談で出てくる「前に頼んだけどダメだった」の中身は、だいたいこのどれかです。

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よくある失敗3つ

1. 普段は完璧に動いて、月末だけ止まる

2. 静かに壊れて、気づくのが遅れる

3. 作った本人しか直せない

順番に書きます。

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失敗1：普段は完璧に動いて、月末だけ止まる

何が起きるか

たとえば売上データを変換する仕組み。

毎日きれいに動いて、担当者も手作業をやめる。

そして月末に止まります。

原因の典型は、月末だけ元のファイルに「合計行」が1行入ること。

その行には日付が無いので、処理がそこで落ちます。

なぜ起きるか

作る前に「いつもと違うことをする日はありますか」と聞いていないからです。

担当者にとっては当たり前すぎて、聞かれないと出てこない情報です。

防ぎ方

作る前に必ずこの3つを聞きます。

1. 月末・月初だけ違うことをしませんか

2. たまに来る「変な行」はありませんか

3. 今エラーが出たら、どうしていますか

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失敗2：静かに壊れて、気づくのが遅れる

何が起きるか

予約情報や注文を集める仕組みで、集め元のサイトが画面の作りを変える。

仕組みはエラーを出さず、0件として処理を続ける。

「今日は予約が無い日か」と思っていたら、実際には入っていた。

気づくのは、お客様から連絡が来てからです。

なぜ起きるか

「取れなかった」と「本当に0件だった」を区別していないからです。

どちらも同じ「0」として扱ってしまう。

これは自動化で一番怖い壊れ方です。

止まってくれれば気づけますが、動いているように見えて中身が空だと気づけません。

防ぎ方

・取れなかったときは、0ではなくエラーとして通知する

・「いつもと件数が違う」を検知して知らせる

・何件取れたかを毎回記録する

作るものには、必ずこの仕組みを入れています。

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失敗3：作った本人しか直せない

何が起きるか

作った人の頭の中にしか手順が無い。

その人が忙しい時期に不具合が出て、誰も手を出せず、

結局そこだけ手作業に戻る。

なぜ起きるか

動くものを作ることだけを考えて、

「作った人がいないとき」を考えていないからです。

防ぎ方

納品するものに、必ずこの3つを含めます。

・何をしているかを日本語で書いた手順書

・止まったときにまず見る場所

・手作業に戻すときの手順

3つ目が意外と大事で、いざとなったら手でできると分かっていると、

止まったときに落ち着いて対応できます。

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3つに共通すること

3つとも共通しているのは、

「動いた」で終わりにして、「壊れたとき」を考えていないことです。

自動化は、作った日がゴールではありません。

半年後も動いていて初めて価値が出ます。

なので私は、作る時間の何割かを

「壊れたときに気づける仕組み」に使うようにしています。

地味ですが、ここに手を抜くと必ず後で返ってきます。

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おわりに

うまくいった話より、こういう話のほうが参考になると思って書きました。

ご相談いただいた際も、

「ここは壊れる可能性があります」という部分は先にお伝えします。