Excel・スプレッドシートの「毎朝のコピペ」を無くす、具体的な手順

自動化ツールを作っています。Kaiです。

業務の自動化で、いちばん多い形がこれです。

毎朝、〇〇からデータを落として、Excelに貼って、

形を整えて、別の場所にアップロードしています。

どの業種でも、名前が違うだけで中身はほぼ同じです。

どういう手順で無くしていくのかを、順番どおりに書きます。

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よくある3つの形

A. 落として貼るだけ

どこかからCSVを落として、決まったシートに貼る。列の並べ替えあり。

→ 一番自動化しやすい形です。

B. 複数の場所から集めて1つにする

サイトAとサイトBとメールから集めて、1枚の表にまとめる。

→ 集める場所ごとに作りますが、これも十分できます。

C. 貼ったあと、目で見て直す

貼ったあとに「これは違う」と気づいて手で直す部分がある。

→ 直す部分だけを人に残す形にします。全部は自動化しません。

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無くしていく順番

「作る」は4番目です。先にやることが3つあります。

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手順1：1回分を、そのまま記録する

最初にお願いするのはこれだけです。

いつもの作業を1回やりながら、画面を録画する（またはスクショを何枚か撮る）

説明を書いていただく必要はありません。

むしろ、書こうとすると「当たり前すぎて書かないこと」が漏れます。

その漏れた部分が、あとで一番問題になります。

録画なら、無意識にやっている操作まで全部残ります。

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手順2：入力と出力のサンプルをもらう

・落としてくるファイルの実物（1日ぶんで十分です）

・完成した状態のファイルの実物

実データでなくて構いません。数字はダミーで大丈夫です。

列の名前と並びが分かれば十分です。

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手順3：例外を洗い出す

ここが一番重要で、ここを飛ばすと必ず失敗します。

聞くのはこの3つです。

1. 月末や月初だけ、違うことをしませんか

2. たまに来る「変な行」はありませんか（空白、合計行、テスト用の行など）

3. エラーが出たとき、今はどうしていますか

自動化が止まる典型は、ここを聞かなかったときです。

普段の20日間は完璧に動いて、月末の1日だけ形式が違って止まる。

そうならないように、先に全部聞きます。

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手順4：作る

規模の目安です。

「作る」より「例外を洗う」ほうに時間がかかることも普通にあります。

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手順5：1週間、今までのやり方と並べて動かす

これを必ずやります。

いきなり切り替えません。

1週間は、今までどおり手でもやっていただき、

出てきた結果が一致するかを毎日確認します。

一致しない日が出たら、そこに例外が隠れています。

1週間で一度も差が出なければ、手作業をやめます。

この期間があるかどうかで、あとのトラブルがまったく変わります。

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結果として何が変わるか

作業時間が減るのは当然として、効き目が大きいのはこちらです。

・朝いちばんの時間が空く — 頭が動く時間を単純作業に使わなくなる

・ミスが消える — コピペのミスは、気づくまでに時間がかかるので怖い

・担当者が休んでも止まらない — 属人化が減る

複数の事業を回している立場だと、3つ目が一番効きます。

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おわりに

「うちのは特殊なので」と思われがちですが、

分解すると上の3パターンのどれかに収まることがほとんどです。

まずは画面のスクリーンショットを1枚だけ見せてください。

そこから「できるか・いくらか・何日か」をお答えします。