自動化ツールの費用は、何で決まるか

自動化ツールを作っています。Kaiです。

ご相談で一番多い質問が「これ、いくらくらいですか」です。

そして一番答えにくい質問でもあります。同じ「Excelの自動化」でも、

中身によって数千円から数十万円まで幅が出るからです。

ただ、何で値段が動くかは決まっています。

そこを先に書いておけば、ご相談前におおよその見当が付くはずなので、

私が見積もるときに見ている点をそのまま出します。

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費用を決める3つの要素

見ているのは、この3つだけです。

1. 手順の数 — 何手でその作業が終わるか

2. 例外の数 — 「いつもと違う日」がいくつあるか

3. つなぐ先の数 — サイト・メール・ソフトをいくつまたぐか

このうち、見積もりが大きく動くのは2番目の「例外」です。

手順が5つでも例外が無ければ安く、手順が2つでも例外が多ければ高くなります。

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なぜ「例外」で値段が変わるのか

手順そのものは、書いてしまえば動きます。

時間がかかるのは、そこから外れたときにどうするかを全部決める部分です。

・月末だけ合計行が1行増える

・たまに空白行が混じる

・元のファイル名が月によって違う

・サイトが落ちていて取れない日がある

このひとつひとつに「どう振る舞うか」を決めて書く必要があります。

決めずに作ると、普段は完璧に動いて、月末だけ止まる仕組みができあがります。

つまり見積もりが高いときは、作業が多いのではなく、決めることが多いということです。

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私の出品で言うと

実際に出している2つを、そのまま例に出します。

繰り返し作業の自動化：10,000円・お届け5日

ファイルを変換する、決まった形にまとめる、決まった条件で通知する。

手順が決まっていて、例外が数個までのものがこの帯です。

データ差し替えで動画が増える仕組み：50,000円・お届け14日

作るものが1本のスクリプトではなく、

素材・テンプレート・出力までを含んだ仕組みになるので、この帯になります。

どちらも仕様書を先に出してから着手します。

「思っていたものと違う」が一番高くつくので、ここは順番を変えません。

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安くなるとき・高くなるとき

安くなる

・手順が毎回同じで、判断が要らない

・入力ファイルの形が毎回同じ

・作業を録画した動画、または画面のスクリーンショットがある

・入力と出力のサンプルがある（ダミーデータで構いません）

高くなる

・その日の状況で判断が変わる部分がある

・手順が人によって違う（まず手順を決めるところから始まります）

・複数のサイトやソフトをまたぐ

・元データの形が月によって変わる

上の4つが揃っていると、見積もりは早く、安く出ます。

逆に下の状態だと、先に整理する時間が見積もりに乗ります。

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割に合うかを、先に計算する

費用の話をするとき、私は必ずこの計算を先にします。

1回あたりの時間 × 月の回数 × 時給 = 月に消えている金額

たとえば1回30分・月20回・時給1,500円なら、月15,000円。

10,000円の仕組みなら1か月かからずに元が取れます。

逆に、月1回30分の作業なら月750円です。

この場合は、作る費用を回収するまでに1年以上かかるので、

正直に「割に合いません」とお伝えします。

作らないほうがいい場合に作らないと言えるのは、

先にこの計算をしているからです。

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見積もりを早くするために

ご相談のときにこの3つがあると、その場で金額をお伝えできます。

無くても構いませんが、あると往復が減ります。

1. 作業中の画面のスクリーンショット1枚

2. 入力ファイルと、出力したい形のサンプル（ダミーで可）

3. 1回あたり何分・月に何回か

3番目があると、「そもそも作る価値があるか」から一緒に判断できます。

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おわりに

金額そのものより、何にいくらかかっているかが分かるほうが、

判断しやすいと思っています。

「これ、いくらですか」だけのご質問でも歓迎です。

割に合わないと判断したら、その旨も正直にお伝えします。