見落として困ったことを、二度と見落とさないようにする

自動化ツールを作っています。Kaiです。

自動化というと「作業が速くなる」話だと思われがちですが、

効き目が大きいのは時間より、見落としが消えることです。

作業が5分遅れても取り返せます。

でも、見落としは取り返せないことがあります。

通知にすると効く、よくある3つ

1. 在庫が一定を割ったら知らせる

発注担当が在庫表を毎日見る運用は、忙しい日に見落とします。

見落とすと、週末に切らします。

決めた数を下回った時点で通知が飛ぶようにすると、

毎日見る必要が無くなり、下回った日だけ見ればよくなります。

2. 入金の消し込みで、期日を過ぎたものを知らせる

請求書を出したあと、入金があったかを確認する作業。

件数が増えるほど、抜けが出ます。

期日を過ぎて未入金のものだけを、翌朝に一覧で送る形にすると、

確認する対象が「全部」から「遅れているものだけ」に変わります。

3. 予約のキャンセルが入ったら、すぐ知らせる

予約サイトの管理画面を開かないと分からないものを、

入った瞬間に通知する形にします。

空いた枠を埋め直せるかどうかは、気づくまでの時間で決まります。

通知を作るときの、一番大きな落とし穴

鳴りすぎると、見なくなります。

心配だからと何でも通知するようにすると、1日に何十件も飛ぶようになり、

数週間で誰も見なくなります。通知が無いのと同じ状態です。

なので、作るときはこのルールで絞ります。

・「そのとき何かする必要がある」ものだけ通知する

見るだけで終わるものは通知にしない

・正常なときは鳴らさない

「今日も異常なし」の通知は要らない

・1日1通にまとめられるものは、まとめる

緊急でないものを即時に飛ばさない

通知の設計は、何を通知するかより、何を通知しないかを決める作業です。

小さく始められます

通知の自動化は、作業の自動化より軽く始められます。

・元の作業の手順を変えなくていい（見る場所が変わるだけ）

・万一動かなくても、今までどおり手で見れば済む

・1〜2日で作れることが多い

「いきなり業務を自動化するのは怖い」という場合、

まず通知から入るのは現実的な進め方だと思います。

実際に動くものを見てから、

作業そのものの自動化に進むかを判断していただければ十分です。

通知の届け先

よく使われるのはこのあたりです。

届け先 / 向いている場面

・メール：記録として残したい。件数が少ない

・チャット（Slack・Discord・LINE等）：すぐ気づきたい。複数人で共有したい

・スプレッドシートに行を追加：あとでまとめて見たい。集計もしたい

すでにお使いのものに合わせます。

このために新しくサービスを契約していただく必要はありません。

おわりに

「見落として困ったことがある」というのが、

実は一番はっきりした自動化のきっかけだと思っています。

過去に一度でも困ったことがあれば、それは必ずまた起きます。

そこだけ潰すところから始められます。

・https://coconala.com/services/4379660">毎日の繰り返し作業を自動化するツールを作ります

・https://coconala.com/services/4391751">データを差し替えるだけで動画が増える仕組み作ります