営業時間外の電話にどう対応する？AI電話の使い方

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ビジネス・マーケティング

Freeborn株式会社

2026/10/16 11:34

お店や事務所が閉まっている時間にかかってくる電話。

留守番電話にしているものの、メッセージを残さずに切られてしまうことも多いのではないでしょうか。この記事では、営業時間外の電話にAI電話応対を使うときの考え方を紹介します。

1. 営業時間外の電話で多い用件

営業時間外の電話では、翌日の予約、営業日の確認、場所の確認などが多く見られます。これらは答えが決まっているため、AIによる応答と相性のよい用件です。まずは、営業時間外にどのような電話が来ているかを把握し、AIに答えてもらう用件を決めましょう。

2. 記録してもらう内容を決める

AIがその場で答えられない用件は、内容を記録して翌営業日に折り返すのが基本です。お名前、用件、折り返しの希望時間など、記録してもらう項目を決めておくと、翌朝の対応がスムーズになります。通話の要約を担当者が確認しやすい形でまとめておくことも大切です。

3. かけた方を不安にさせない案内

営業時間外であることを最初に伝え、折り返しの目安を案内すると、電話をかけた方も安心できます。「本日の営業は終了しました。ご用件を承り、明日の営業時間内に担当者からご連絡します。」といった案内文を用意しておきましょう。緊急の連絡先を案内する必要がある業種では、その扱いも事前に整理しておきます。

手順：営業時間外の応答を整える

STEP1　時間外の電話を数える：閉店後と定休日にかかってきた着信の件数と時刻を、着信履歴から書き出します。

STEP2　案内文を書く：営業終了のお知らせ・次の営業日・折り返しの案内を1つの文にまとめます。

STEP3　記録する項目を決める：お名前・用件・折り返しの希望時間の3つに絞ります。

STEP4　翌朝の確認担当：開店前に要約を確認する人と時刻を決めます。

STEP5　休業日の切り替え：年末年始など特別な休みの案内文も準備しておきます。

画面のイメージ：営業時間外の設定（イメージ）

営業時間外の設定では、適用する時間帯・案内文・記録する項目・要約の送り先を一画面で決めるツールが多くあります。下は、その項目を並べたイメージです。

・適用時間：19:00〜翌10:00、毎週水曜

・案内文：本日の営業は終了しました…

・記録項目：お名前／用件／折り返し希望

・要約の送信先：店長

・特別休業：12/30〜1/3 用の案内文

比べてみる：営業時間外の受け方

・方法：鳴らしっぱなし／かけた人：つながらず困る／お店：何の電話かわからない

・方法：留守番電話／かけた人：伝言を残す負担／お店：録音を聞き直す

・方法：AI電話／かけた人：会話で用件を伝える／お店：要約で翌朝すぐ把握

もう一歩踏み込むなら：時間帯ごとの件数で設定を見直す

時間外の着信を時刻ごとに並べると、閉店直後に集中しているのか、深夜にもあるのかがわかります。閉店直後に多いなら、閉店前の時間帯にもAIの一次受けを広げる、深夜に多いなら翌朝の折り返しを早めにする、といった見直しにつながります。導入して1か月ほどたったら、要約の件数を時刻ごとに数え直してみましょう。数字をもとに設定を調整すると、感覚に頼らずに改善できます。