昔からやっている仕事、本当に今も必要ですか？

昔からやっている仕事、本当に今も必要ですか？

「昔から、このやり方だから」

仕事をしていると、そんな業務に出会うことがあります。

前任者から引き継いだ仕事。  

毎月決まって作っている資料。  

何年も同じ形で続いている作業。

特に大きな問題が起きていなければ、そのまま続けることも多いと思います。

でも、業務を整理するときに私が一度確認したいのが、

「そもそも、この仕事は今も必要なのか」

ということです。

業務改善というと「どう早くするか」を考えがち

業務改善と聞くと、

・もっと早くできないか  

・手間を減らせないか  

・自動化できないか  

と考えることが多いと思います。

もちろん、それも大切です。

ただ、その前に確認しておきたいことがあります。

それが、

「今やっている仕事そのものが、本当に必要なのか」

です。

必要のない仕事を早くしても、  

必要のない資料を自動で作れるようにしても、  

仕事そのものが減ったわけではありません。

だから私は、やり方を変える前に、

「何のためにやっているのか」  

「次に誰が使うのか」  

「今も同じ情報が必要なのか」

を確認するようにしています。

前任者から引き継いだ仕事を、そのまま続けていた

実際に、私自身にもこんな経験があります。

前任者から引き継いだ業務の中に、

各事業所の

・今月の請求金額  

・入金予定額  

などをまとめて、次の工程で使う人に渡す仕事がありました。

引き継いだ当初は、

「この形で作る仕事なんだ」

と思い、そのまま処理していました。

前任者が作っていた形があり、  

必要な数字を入れて、  

決まった資料として渡す。

特に疑問を持たなければ、そのまま続いていたと思います。

「次に使う人は、何の情報が必要なんだろう？」

しばらくして、改めて考えました。

この資料は、作って終わりではありません。

次にその情報を使う人がいて、  

その人が確認したり、入力したり、判断したりするために使われます。

そこで、

「実際にこの情報を使うとき、何が必要ですか？」

と確認しました。

すると、

これまで資料に入れていた情報の中にも、  

実際には必要のないものがありました。

反対に、

「この情報があった方が分かりやすい」

というものもありました。

そこで内容を整理し直し、

次にその情報を使う人が、本当に必要としている情報だけを渡す形

に変更しました。

情報を減らしたら、仕事そのものも減った

変わったのは、資料の見た目だけではありません。

不要な情報を入れなくなったことで、

その情報を作るためだけに行っていた処理も、  

やらなくてよくなりました。

さらに、

・確認のやり取りが減った  

・自分自身も入力しやすくなった  

・次に使う人も必要な情報を確認しやすくなった  

という変化もありました。

大きな仕組みを導入したわけでも、  

特別なシステムを使ったわけでもありません。

ただ、

「この情報は本当に必要なのか」

を確認しただけです。

それでも、仕事は少し軽くなりました。

「昔からこの形だから」は、仕事を続ける理由ではない

ここで大事なのは、

「資料の項目を減らしたこと」

そのものではありません。

確認したかったのは、

この仕事の目的と、次に使う人が必要としている情報が合っているか

ということです。

仕事は、一つの作業だけで完結しているとは限りません。

誰かが作ったものを、  

次の人が確認したり、  

入力したり、  

判断したりします。

だから、

「自分が何を作るか」

だけを見るのではなく、

「次の人は、これを何に使うのか」

まで見る必要があります。

そこがずれていると、

使わない情報を毎月入力したり、  

必要のない処理を続けたり、  

逆に必要な情報が足りず、確認のやり取りが増えたりします。

効率化する前に、まず仕事そのものを見る

仕事を改善するとき、

「どうしたら早くできるか」

を考えることは大切です。

でも私は、その前に、

・この仕事は今も必要か  

・何のためにやっているのか  

・次に誰が使うのか  

・その人が本当に必要としている情報は何か  

・今の形である必要があるか  

を確認します。

「昔からやっているから」

という理由だけで残っている仕事は、意外とあります。

逆に、

「確認した結果、やっぱり必要だった」

という仕事もあります。

大切なのは、何でも削ることではありません。

続ける理由がある仕事なのかを、一度確認すること

それだけでも、仕事の見え方は変わります。

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・何の情報が必要なのか  

・何を見て判断しているのか  

・どこを確認するのか  

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・そもそも今のやり方でよいのか  

を一緒に整理します。

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仕事を増やすためではなく、

人が迷わず進める状態をつくるために、まず仕事そのものを見る

そんな考え方で、業務整理をしています。