採用代行（RPO）は一人人事におすすめ？人事が一人で回らないときの活用方法

「人事は自分一人。採用だけでなく、労務や総務も抱えていて手が回らない」

「応募が集まらないけれど、求人票や採用方法を見直す時間すらない」

「スカウトを送らなければいけないのは分かっているけれど、気づけばいつも後回しになっている」

中小企業や成長途中の企業で、いわゆる「一人人事」として採用を担当していると、このような状況になることがあります。

採用活動には、求人票の作成、媒体運用、スカウト、応募者対応、日程調整、面接、社内調整など、多くの業務があります。

さらに労務や総務まで兼任していれば、すべてを一人で対応するのには限界があります。

そんなときに選択肢の一つとなるのが、採用業務の一部または全体を外部の専門家へ委託する「採用代行（RPO）」です。

ただし、一人人事だからといって、必ずRPOを導入すればよいわけではありません。

重要なのは、

「現在の採用活動のどこが回っていないのか」

「社内に残すべき業務は何か」

「外部へ任せた方がよい業務は何か」

を整理してから利用することです。

この記事では、HR業界20年、人事責任者として採用に携わってきた経験から、一人人事が採用代行（RPO）を検討するときの考え方を解説します。

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■30秒でわかる！一人人事が採用代行（RPO）を検討したい3つのケース

① 採用実務に追われ、重要な判断に時間を使えない

スカウト送信、応募者対応、日程調整などに時間を取られ、採用ターゲットの見直しや候補者とのコミュニケーションなどに十分な時間を使えていない。

このような場合は、定型的な実務の一部をRPOへ切り出す方法があります。

② 採用がうまくいかないが、改善する時間がない

「応募が来ない」

「欲しい人材から応募がない」

「スカウトの反応がよくない」

こうした課題を認識していても、一人人事では日々の業務を回すだけで精一杯になり、改善まで手が回らないことがあります。

RPOは作業を代行するだけでなく、契約内容によっては採用ターゲットや求人内容、運用方法などを一緒に整理することもできます。

③ 採用について社内で相談できる相手がいない

採用担当者が一人の場合、「この採用方法で本当にいいのか」を相談できる相手が社内にいないこともあります。

そんなとき、採用に関する外部の視点を取り入れることもRPOを利用する目的の一つです。

📢 監修：KM3 Creative Studio

HR業界20年・事業部長・人事責任者としての経験を持ち、現在はKM3 Creative Studio代表として、採用代行（RPO）や人事コンサルタントとして企業の採用支援を行っています。

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■私、ケマナラは何者か？なぜ、ココナラにいるのか？

私はこれまで、事業部長、人事責任者としてHR業界を20年経験してきました。

現在は独立し、KM3 Creative Studio代表として、採用代行（RPO）や人事コンサルタントとして企業の採用支援を行いながら、現役面接官としても活動しています。

▼プロフィールはこちらから

https://coconala.com/users/4914830

人事担当者が一人で何役もこなし、日々の業務に追われている企業では、

「採用したいのに採用活動へ十分な時間を使えない」

という矛盾が起きることがあります。

担当者の努力だけで解決しようとするのではなく、現在の業務量や採用体制そのものを見直すことも必要です。

私は20年の人事・採用経験を、こうした企業の採用課題の整理や実務支援に役立てたいと考え、ココナラでも法人向けの採用支援を行っています。

■「一人人事」が陥りやすい採用の落とし穴

人事担当者が一人の場合、採用だけに時間を使えるとは限りません。

労務、総務、社員対応などを兼任しながら、採用活動を行っているケースもあります。

その結果、

「求人票を見直したいが、更新できない」

「応募者への連絡や日程調整で一日が終わる」

「スカウトを送りたいが、他の業務が優先されてしまう」

「採用結果を振り返りたいが、次の募集対応が始まってしまう」

といった状況になりやすくなります。

問題なのは、単純に「忙しい」ことではありません。

採用実務を回すことに時間を取られ、

「なぜ応募が来ないのか」

「どんな人を採用すべきなのか」

「今使っている媒体やスカウトは適切なのか」

「選考のどこで候補者が離脱しているのか」

といった、採用活動を改善するための判断に時間を使えなくなることです。

これは担当者個人の努力だけでは解決しにくい、採用体制そのものの問題である場合があります。

■採用代行（RPO）では何を任せられる？

採用代行（RPO）といっても、採用業務をすべて外部へ任せる必要はありません。

企業の課題や契約内容によって、必要な部分だけを切り出すこともできます。

例えば、

・採用ターゲットの整理

・求人票の作成や改善

・求人媒体の運用

・候補者の抽出

・スカウト送信

・応募者対応

・面接日程の調整

・採用活動の振り返り

・採用プロセスの整理

などです。

一人人事の場合は、「全部任せるか、全部自分でやるか」の二択にしないことが大切です。

まず現在の採用業務を書き出して、

「自社で判断すべき業務」

「社内で対応した方がよい業務」

「外部へ任せられる業務」

に分けてみてください。

それだけでも、RPOを利用する必要があるのか、利用するとしたら何を依頼すべきなのかが判断しやすくなります。

■一人人事がRPOを活用する3つのメリット

① 採用担当者が「判断」に使える時間を確保しやすくなる

日程調整やスカウト送信などの実務を外部へ切り出せれば、採用担当者は社内調整や候補者とのコミュニケーションなど、自社側で行うべき業務に時間を使いやすくなります。

重要なのは、単なる「業務削減」ではありません。

限られた人事リソースを、どの業務へ集中させるかを考えることです。

② 採用活動を第三者の視点から見直せる

一人で採用活動を続けていると、

「この求人票でいいのか」

「このターゲット設定でいいのか」

「応募が来ない原因は媒体なのか、求人内容なのか」

と迷うことがあります。

外部の専門家を入れることで、自社だけでは気づきにくかった課題を整理する材料が増えます。

ただし、RPOを導入すれば必ず採用が成功するわけではありません。

自社の採用課題を整理したうえで、必要な支援範囲を決めることが重要です。

③ 採用業務を継続して回せる体制を作りやすくなる

採用活動では、候補者への連絡やスカウトなど、継続的な対応が必要になる業務があります。

一人人事の場合、突発的な労務対応や社内業務が入ると、採用業務が止まってしまうこともあります。

外部へ任せられる業務を切り分けておけば、担当者が他業務へ対応している間も、採用活動を継続しやすくなります。

■逆に、採用代行（RPO）を急いで導入しなくてもよいケース

採用代行にはメリットがありますが、すべての企業に必要なわけではありません。

例えば、

・採用人数が少なく、現在の社内体制で十分対応できている

・採用課題がまだ明確になっていない

・外部へ何を任せたいのか決まっていない

・採用方針そのものについて経営層と合意できていない

という場合は、いきなりRPOを契約するより、まず現在の採用状況を整理した方がよいケースもあります。

「RPOを頼むべきかどうか分からない」という段階なら、最初から採用代行を依頼する必要はありません。

まず採用相談で、

「何がボトルネックなのか」

「社内で改善できることは何か」

「外部へ任せるならどこか」

を整理してから判断する方法もあります。

■採用代行（RPO）を選ぶときは「おすすめ会社」だけで決めない

「採用代行 おすすめ」と検索すると、さまざまなRPOサービスが見つかります。

しかし、知名度や料金だけで選ぶのではなく、自社の採用課題に対応できるかを確認することが重要です。

例えば、

・どこまでの業務を任せられるのか

・採用戦略やターゲット整理から相談できるのか

・スカウトなど特定業務だけ依頼できるのか

・自社側に残る業務は何か

・担当者との連絡方法や頻度

・料金体系と追加費用

・契約期間

・採用ノウハウを自社側にも残せるか

などを確認します。

「おすすめのRPO会社はどこか」より先に、「自社は何に困っていて、どこまで任せたいのか」を明確にすることが、自社に合った採用代行を選ぶ第一歩です。

■「任せる」ことは、手抜きではありません

「採用担当なのだから、自分でやるべきではないか」

「外部へ任せるのは、人事として仕事を放棄しているようで気が引ける」

そう感じる方もいるかもしれません。

しかし、人事担当者が一人である以上、使える時間には限りがあります。

すべてを抱えることより、

「自社でやるべきこと」

「外部へ任せてもよいこと」

を判断することも、人事の重要な仕事です。

私自身、人事責任者として採用に携わってきたからこそ、一人人事の方にお伝えしたいことがあります。

採用が回らなくなったとき、「自分の能力が足りない」と考える前に、「今の採用体制で本当に回せる業務量なのか」を一度確認してみてください。

人を増やす。

業務を減らす。

採用方法を変える。

一部を外部へ任せる。

選択肢はいくつもあります。

その中の一つが、採用代行（RPO）です。

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■採用実務まで任せたい方へ

「採用ターゲットはある程度決まっているけれど、実際の募集や運用まで手が回らない」

「スカウトや応募者対応を継続的に回せない」

「一人人事だけでは採用業務そのものが回らなくなっている」

という場合は、採用代行（RPO）という選択肢があります。

採用ターゲットや現在の採用状況を確認したうえで、必要な支援範囲を整理します。

「全部任せたい」だけでなく、「この業務だけ相談したい」という段階でも、まず現在の状況をお聞かせください。

■まずは採用課題を整理したい方へ

「応募が来ない原因が分からない」

「求人媒体を変えるべきか迷っている」

「RPOを頼むほどなのか判断できない」

「何から外注すればいいのか分からない」

という場合は、まず採用課題の整理から始める方法があります。

RPOを利用することを前提にせず、現在の採用活動を整理し、どこに改善余地があるのかを一緒に確認します。

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📢 ケマナラからのメッセージ by KM3 Creative Studio

「一人で採用を抱え込む前に、今の採用体制を一緒に整理してみませんか？」

最後までお読みいただきありがとうございます。

20年の人事・採用経験をもとに、現在の採用状況やお悩みを確認しながら、必要な支援方法を一緒に考えます。

「まだRPOを依頼するか決めていない」

「何を外注すればいいか分からない」

「そもそも今の採用方法の何が問題なのか分からない」

という段階でもご相談いただけます。

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