採用代行（RPO）はいつ依頼する？検討すべきタイミングと5つの判断基準

「求人を出しても応募が来ない。でも、もう少し自社で頑張るべきだろうか」

「採用担当者の負担が増えているけれど、RPOを頼むほどなのか判断できない」

「採用代行に興味はある。でも、どのタイミングで外部へ依頼すればいいのか分からない」

採用に課題を感じていても、

「まだ自社で対応できるのでは？」

「外注するには早いのでは？」

と考え、採用代行（RPO）を依頼するタイミングに迷う企業は少なくありません。

採用代行（RPO）を検討するタイミングは、「もう社内ではどうにもならない」となってからとは限りません。

一方で、採用に困ったらすぐにRPOを導入すればよいわけでもありません。

大切なのは、

「採用業務が回っているか」

「採用結果に課題があるか」

「社内に必要なノウハウがあるか」

「外部へ任せることで何を改善したいのか」

を整理して判断することです。

この記事では、HR業界20年、人事責任者として採用に携わってきた経験から、採用代行（RPO）を検討したいタイミングと判断基準を解説します。

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■30秒でわかる！採用代行（RPO）を検討したいタイミング

① 採用業務が増え、本来やるべき仕事に時間を使えない

スカウト送信、応募者対応、日程調整などに追われ、採用戦略や候補者とのコミュニケーションに十分な時間を使えない。

この状態が続いているなら、業務の一部を外部へ切り出せないか検討するタイミングです。

② 採用活動を続けても、同じ課題が繰り返されている

求人広告を出しても応募が集まらない。

スカウトを送っても反応が少ない。

採用できても、また同じ採用課題が発生する。

このような場合は、単純に作業量を増やすのではなく、採用方法そのものを見直す必要があるかもしれません。

③ 新しい採用手法に取り組みたいが、社内にリソースやノウハウがない

ダイレクトリクルーティングを始めたい。

採用ターゲットを見直したい。

専門職の採用を強化したい。

やるべきことは分かっていても、社内だけでは実行できない場合も、外部支援を検討する一つのタイミングです。

📢 監修：KM3 Creative Studio

HR業界20年・事業部長・人事責任者としての経験を持ち、現在はKM3 Creative Studio代表として、採用代行（RPO）や人事コンサルタントとして企業の採用支援を行っています。

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■私、ケマナラは何者か？なぜ、ココナラにいるのか？

私はこれまで、事業部長、人事責任者としてHR業界を20年経験してきました。

現在は独立し、KM3 Creative Studio代表として、採用代行（RPO）や人事コンサルタントとして企業の採用支援を行いながら、現役面接官としても活動しています。

▼プロフィールはこちらから

https://coconala.com/users/4914830

これまで採用現場に関わる中で、

「採用がうまくいかない」

という同じ悩みでも、その原因は企業によって違うと感じてきました。

採用担当者のリソースが足りない企業。

求人内容や採用ターゲットを見直す必要がある企業。

新しい採用手法に取り組みたいけれど、社内にノウハウがない企業。

だからこそ、いきなり「RPOを導入しましょう」と考えるのではなく、

「現在の採用活動のどこに問題があるのか」

を整理することが重要です。

そのうえで必要であれば、採用の一部または全体を外部へ任せる。

私は、そんな企業ごとの状況に合わせた採用支援を行いたいと考えています。

■採用代行（RPO）を依頼すべきか判断する5つの基準

ここからは、「そろそろ外部へ依頼した方がいいのか？」を判断するための5つのポイントを紹介します。

判断基準① 採用担当者が「作業」に追われている

日程調整。

応募者への連絡。

スカウト候補者の抽出。

スカウト送信。

求人媒体の更新。

これらは採用活動に必要な業務ですが、担当者の時間を大きく使うことがあります。

その結果、

「どんな人を採るべきか」

「なぜ応募が集まらないのか」

「選考プロセスに問題はないか」

といった重要な判断に時間を使えなくなっているなら、現在の業務分担を見直すタイミングです。

ポイントは、「忙しいかどうか」ではなく、「自社の人事担当者がやるべき仕事に時間を使えているか」です。

定型的な業務を外部へ切り出すことで改善できるのであれば、RPOを検討する意味があります。

判断基準② 採用活動を続けても成果につながらない

求人媒体へ掲載している。

人材紹介会社も利用している。

スカウトも送っている。

それでも採用につながらない場合、単純に採用チャネルを増やすだけでは解決しないことがあります。

例えば、

・採用ターゲットが曖昧

・求人内容がターゲットに合っていない

・媒体と採用したい人材が合っていない

・スカウト対象者の選定に問題がある

・選考途中で候補者が離脱している

など、別の場所に原因がある可能性があります。

同じ方法を続けても状況が変わらないなら、「採用活動を増やす」のではなく、「現在の採用方法を見直す」タイミングです。

判断基準③ 採用コストをかけているが、原因を分析できていない

求人広告費。

人材紹介会社への紹介手数料。

スカウトサービスの利用料。

採用にはさまざまな費用がかかります。

しかし重要なのは、「採用コストが高い＝RPOを導入すべき」と単純に判断しないことです。

まず確認したいのは、

「どの採用チャネルから応募が来ているのか」

「どこから採用につながっているのか」

「どの段階で候補者が離脱しているのか」

です。

採用費を使っているのに、何が機能していて何が機能していないのか分からない。

この状態なら、一度採用活動全体を整理する価値があります。

その結果、RPOではなく求人内容の改善や採用チャネルの変更で対応できる場合もあります。

判断基準④ 新しい採用手法を始めたいが、社内で実行できない

例えば、

「求人広告だけでは採用できなくなってきたので、スカウトを始めたい」

と考えたとします。

しかし実際には、

・誰をスカウトするのか

・どのサービスを使うのか

・どんな文面を送るのか

・誰が送信するのか

・返信後にどう対応するのか

まで決めなければ運用できません。

採用担当者に時間がなかったり、社内に経験者がいなかったりすると、新しい採用手法を導入しても十分に運用できないことがあります。

「やり方は分かっているが実行できない」

「そもそも社内にノウハウがない」

という場合も、必要な部分だけ外部の力を借りる選択肢があります。

判断基準⑤ 採用計画に対して社内リソースが足りない

これまで年間数名だった採用人数を増やす。

新規事業の立ち上げで、短期間に複数職種を採用する。

これまで採用していなかった専門職を募集する。

このように採用計画が変われば、必要な採用体制も変わります。

現在の人員で採用業務を回せるかを確認せずに採用数だけ増やすと、担当者への負荷が大きくなる可能性があります。

採用計画が変わったタイミングは、「今の採用体制のままで対応できるか」を確認するタイミングでもあります。

必要な期間だけRPOを利用する。

特定の業務だけ依頼する。

社内で採用できる体制が整うまで伴走してもらう。

こうした使い方も検討できます。

■RPOを依頼する前に確認したい「3つの選択肢」

ここまで読んで、

「うちも当てはまるかもしれない」

と思ったとしても、すぐに採用業務をすべて外部へ任せる必要はありません。

私は、まず次の3つに分けて考えることをおすすめします。

選択肢① 自社で改善する

課題が明確で、社内に改善できる人材と時間があるなら、必ずしもRPOは必要ありません。

例えば求人票の内容を見直すだけで改善できそうなら、まず自社で対応する方法があります。

選択肢② 一部だけ外部へ任せる

採用方針や面接は社内で行える。

しかし、スカウト送信や応募者対応まで手が回らない。

このような場合は、実務の一部だけ外部へ切り出す方法があります。

選択肢③ 採用活動を継続的に支援してもらう

採用ターゲットの整理から求人作成、スカウト、応募者対応、運用改善まで、複数の課題がつながっている場合は、RPOとして継続的な支援を受ける方法があります。

重要なのは、「RPOを使うか、使わないか」の二択ではありません。

「自社に何を残し、何を外部へ任せるのか」

を決めることです。

■「一人人事で採用が回らない」場合はどうする？

採用担当者が一人で、労務や総務なども兼任している場合は、採用業務そのものが回らなくなることがあります。

この場合は、

「RPOを依頼するタイミング」

だけでなく、

「一人人事のどの業務を外部へ任せるべきか」

という視点で考える必要があります。

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まだRPOを頼むべきか分からない場合

ここまで読んでも、

「うちの場合は、まだ自社で対応できるのでは？」

「外部へ頼むとしても、どこまで依頼すればいいか分からない」

「そもそも採用がうまくいかない原因が分からない」

という企業もあると思います。

その場合は、RPOを契約するかどうかを先に決める必要はありません。

まず、

・現在の採用方法

・採用したい人物像

・応募状況

・選考状況

・採用担当者の業務量

・現在感じている課題

などを整理します。

そのうえで、

「自社で改善する」

「一部だけ外部へ任せる」

「RPOとして継続的に支援してもらう」

のどれが合っているかを考えればよいのです。

私はHR業界20年、人事責任者として採用に携わってきた経験をもとに、企業ごとの採用状況を整理する採用相談も行っています。

「まだRPOを頼むと決めていない」という段階でも構いません。

採用代行（RPO）を具体的に依頼したい方へ

「採用業務を外部へ任せたい」

「スカウトや応募者対応まで手が回らない」

「採用ターゲットの整理から運用まで相談したい」

など、具体的に外部支援を検討している場合は、採用代行（RPO）についてご相談ください。

現在の採用状況を確認したうえで、どこまで支援が必要なのかを整理します。

すべてを任せることを前提にせず、必要な業務範囲から相談できます。

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📢 ケマナラからのメッセージ by KM3 Creative Studio

「採用代行を頼むべきか」から、一緒に整理してみませんか？

最後までお読みいただきありがとうございます。

20年の人事・採用経験をもとに、現在の採用状況や社内体制を確認しながら、

「自社で改善できるのか」

「一部を外部へ任せるべきなのか」

「RPOとして継続的な支援が必要なのか」

を一緒に整理します。

「まだ採用代行を利用するか決めていない」

「外注するタイミングなのか分からない」

「何を外部へ任せればいいか分からない」

という段階でもご相談いただけます。

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