採用代行（RPO）に初めて依頼する前に確認すべき5つのポイント｜失敗を防ぐ事前準備

「採用代行（RPO）を利用してみたいけれど、何を準備すればいいの？」

「どこまで任せるのか決めてから相談した方がいい？」

「初めて外部へ採用を任せるので、失敗したくない」

初めて採用代行（RPO）を検討するとき、このような不安を感じる採用担当者や経営者の方もいると思います。

RPO会社を比較する前に、まず整理してほしいことがあります。

それが、

「自社は何に困っていて、RPOに何を任せたいのか」

ということです。

採用代行は、単純に採用業務を外部へ丸ごと渡すサービスとは限りません。

採用ターゲットの整理から相談する。

求人票を改善する。

スカウト運用を任せる。

応募者対応や面接調整を任せる。

採用活動全体を支援してもらう。

企業によって必要な支援は異なります。

だからこそ、初めてRPOを利用するときは「どの会社へ頼むか」を決める前に、「自社が何を依頼するのか」を整理しておくことが重要です。

この記事では、HR業界20年、人事責任者として採用に携わってきた経験から、初めて採用代行（RPO）へ依頼する前に確認しておきたい5つのポイントを解説します。

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■30秒でわかる！RPOへ初めて依頼する前の5つのチェックポイント

① 現在の採用課題を整理する

「採用できない」だけではなく、「応募がない」「スカウトを送れない」「応募はあるが採用につながらない」など、どこに課題があるのか整理します。

② どこまで任せたいのか決める

採用活動のすべてを任せる必要はありません。自社で行う業務と外部へ任せる業務を切り分けます。

③ 採用したい人物像を整理する

完璧な採用要件を作る必要はありませんが、「どんな人を採用したいのか」をRPO側と共有できる状態にしておきます。

④ 社内の担当者と意思決定方法を決める

外部へ委託しても、社内での確認や判断は必要です。「誰が回答するのか」を決めておきます。

⑤ 契約終了後を考える

RPOを利用している期間だけ採用が回るのではなく、求人内容や運用方法など、将来自社で活用できるものをどう残すかも確認します。

📢 監修：KM3 Creative Studio

HR業界20年・事業部長・人事責任者としての経験を持ち、現在はKM3 Creative Studio代表として、採用代行（RPO）や人事コンサルタントとして企業の採用支援を行っています。

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■私、ケマナラは何者か？なぜ、ココナラにいるのか？

私はこれまで、事業部長、人事責任者としてHR業界を20年経験してきました。

現在は独立し、KM3 Creative Studio代表として、採用代行（RPO）や人事コンサルタントとして企業の採用支援を行いながら、現役面接官としても活動しています。

▼プロフィールはこちらから

https://coconala.com/users/4914830

採用代行（RPO）を初めて利用するとき、

「専門家へ頼むのだから、全部考えてもらえばいい」

と思うかもしれません。

しかし、外部の採用担当者は、自社の事業、仕事内容、組織、人材、採用背景を最初からすべて理解しているわけではありません。

人事・採用の現場に長く関わってきた経験からも、外部支援を活用するときほど、「企業側しか持っていない情報」と「外部の採用ノウハウ」を組み合わせることが重要だと考えています。

だからこそ、依頼前にすべてを完璧に決める必要はありません。

ただ、

「何に困っているのか」

「何を採用したいのか」

「どこまで外部へ任せたいのか」

この3つだけでも整理しておくと、RPO会社との相談を進めやすくなります。

■ポイント① 「採用できない」ではなく、現在の課題を整理する

RPOへ相談するとき、

「人が採れなくて困っています」

だけでは、具体的な支援内容を決めるのが難しくなります。

同じ「採用できない」でも、原因はさまざまだからです。

例えば、

・求人を出しても応募が来ない

・応募はあるが、求める人材と違う

・スカウトを送りたいが時間がない

・スカウトを送っているが反応が少ない

・面接の日程調整に時間がかかっている

・選考途中で候補者が辞退している

・採用担当者そのものが不足している

では、必要な支援が違います。

RPOへ相談する前に、「採用できない」からもう一段掘り下げて、「採用活動のどこで困っているのか」を整理してみてください。

原因まで特定できなくても構いません。

「この部分がうまくいっていない気がする」という段階でも、相談するための材料になります。

■ポイント② RPOへ「どこまで任せたいのか」を整理する

採用代行というと、

「採用活動を全部任せる」

というイメージを持つ方もいるかもしれません。

しかし、必要な部分だけを依頼する方法もあります。

例えば、

・採用ターゲットの整理

・求人票の作成や改善

・求人媒体の運用

・スカウト候補者の抽出

・スカウト送信

・応募者対応

・面接日程の調整

・採用活動の振り返り

などです。

ここで考えたいのは、「自社でやりたい業務」と「外部へ任せたい業務」です。

例えば、

候補者との面接や最終判断は自社で行う。

一方、スカウト候補者の抽出や送信は外部へ任せる。

という分け方もできます。

もちろん、依頼範囲を完全に決めてから相談する必要はありません。

「何を外部へ任せればよいのか分からない」という状態なら、その切り分け自体を相談する方法もあります。

■ポイント③ 「どんな人を採用したいのか」を共有できるようにする

RPOを利用するときに重要になるのが、採用ターゲットです。

ただし、

年齢○歳。

経験○年以上。

資格○○。

といった条件だけを並べればよいわけではありません。

例えば、

・入社後にどんな仕事を任せるのか

・なぜそのポジションを採用するのか

・必ず必要な経験は何か

・入社後に身につけられるものは何か

・どんな人が自社で働きやすいのか

なども重要な情報です。

採用したい人物像が曖昧なままでは、求人票、媒体選定、スカウト対象者なども判断しにくくなります。

完璧な採用ペルソナを作る必要はありません。

「こんな人に来てほしい」

「この条件だけは外せない」

「ここは相談しながら決めたい」

という状態まで整理しておけば、RPO側と一緒に具体化できます。

■ポイント④ RPO導入後の「社内担当者」を決める

採用業務を外部へ委託しても、自社側の対応がゼロになるわけではありません。

例えば、

「この求人内容で公開してよいか」

「この候補者を面接へ進めるか」

「この条件について候補者へどう回答するか」

など、企業側で判断しなければならないことがあります。

そのたびに、

「社長に確認します」

「現場責任者に聞いてみます」

「誰が判断するか分かりません」

となってしまうと、採用活動が進みにくくなります。

RPOを導入する前に、「外部パートナーとの窓口は誰か」「最終的な判断は誰がするのか」を決めておきましょう。

さらに、

・連絡方法

・定例ミーティングの有無

・報告してほしい内容

・判断が必要な場合の連絡先

なども事前にすり合わせておくと、運用しやすくなります。

■ポイント⑤ RPOとの契約が終わった後を考える

RPOを利用するときは、契約期間中の採用活動だけでなく、

「契約終了後、自社に何が残るのか」

という視点も持っておきたいところです。

例えば、

・改善した求人票

・採用ターゲットの整理方法

・スカウト文面

・候補者対応のフロー

・採用活動の振り返り方法

・運用上の改善点

など、今後の採用でも活用できるものがあります。

ただし、どこまで共有・引き継ぎされるかは、サービス内容や契約によって異なります。

そのため、契約前に、

「作成した求人票やスカウト文面は契約終了後も使えるのか」

「運用方法を社内へ引き継げるのか」

「自社で運用する場合の支援はあるのか」

などを確認しておくと安心です。

■「丸投げしない」と「全部自社で決める」は違う

ここまで読むと、

「RPOへ依頼する前に、全部自社で決めておかないといけないの？」

と思うかもしれません。

そうではありません。

RPOを活用するために必要なのは、すべての答えを用意することではなく、「分かっていること」と「分からないこと」を整理して共有することです。

例えば、

「応募が少ないことは分かっている。でも原因は分からない」

「採用したい職種は決まっている。でも人物像まで整理できていない」

「スカウトを外注したい。でもどこまで任せるべきか分からない」

これでも十分、相談のスタート地点になります。

外部の専門家と一緒に整理した方がよい部分まで、無理に自社だけで答えを出す必要はありません。

■RPO会社そのものを比較したい場合は？

今回の記事では、

「初めてRPOへ依頼する前に、自社側で何を確認するか」

を解説しました。

一方、

「複数のRPO会社を比較したい」

「料金以外に何を比較すればいい？」

「自社に合う会社をどう選べばいい？」

という段階まで進んでいる場合は、RPO会社を比較するときの判断基準を確認してください。

【関連記事：採用代行（RPO）を比較する7つのポイント｜自社に合うサービスの選び方を徹底解説】

■まだ「RPOを頼むタイミングか」で迷っている場合は？

「そもそも、今RPOへ依頼すべきなのか」

「もう少し自社で対応した方がいいのか」

という段階なら、依頼前の準備より先に、外部支援が必要な状態なのかを判断する必要があります。

■準備ができたら、RPOへ何を伝えればいい？

初回相談では、立派な資料を作る必要はありません。

例えば、

・現在使っている求人票

・募集している職種

・採用予定人数

・現在利用している求人媒体や採用方法

・応募や採用の状況

・現在困っていること

・外部へ任せたいと思っている業務

などが分かれば、採用状況を整理する材料になります。

すべて揃っていなくても構いません。

「まだ整理できていない部分がある」ということ自体も、相談内容の一つです。

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まだ依頼内容が決まっていない方へ

「RPOに興味はあるけれど、何を頼めばいいか分からない」

「自社の採用課題が整理できていない」

「採用代行が必要なのかどうかも分からない」

という場合は、いきなりRPOの契約を前提にする必要はありません。

HR業界20年、人事責任者として採用に携わってきた経験をもとに、現在の求人票や採用方法を確認しながら、どこに課題がありそうなのかを一緒に整理します。

採用業務を具体的に任せたい方へ

「スカウト運用まで手が回らない」

「応募者対応や日程調整を外部へ任せたい」

「採用ターゲットの整理から実際の募集・運用まで相談したい」

など、具体的な外部支援を検討している場合は、採用代行（RPO）についてご相談ください。

現在の採用状況と社内体制を確認したうえで、必要な支援範囲を整理します。

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📢 ケマナラからのメッセージ by KM3 Creative Studio

「まだ何を依頼するか決まっていない」という段階から、一緒に整理できます。

最後までお読みいただきありがとうございます。

初めて採用代行（RPO）を利用するとき、最初から完璧な依頼内容を作る必要はありません。

大切なのは、

「今、何に困っているのか」

「自社でできることは何か」

「外部の力を借りたい部分はどこか」

を一つずつ整理することです。

20年の人事・採用経験をもとに、現在の状況を確認しながら、必要な支援方法を一緒に考えます。

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