お問い合わせの通知が届くたびに作業の手が止まる。
メールの内容をコピーしてスプレッドシートに貼り付け、担当者に「これお願い」と転送する……。届いた内容を確認したら迷惑なBOTによるものだったり。
こういう「ちょっとした作業」って、地味にストレスですよね。
1回数分で終わるとはいえ、積み重なれば立派な「内職」になってしまいます。
そこで私が行き着いたのが、あえてリアルタイムを捨てて「30分おきにチェックする」というやり方です。
1. 通知に振り回されない
深い作業をしている最中にスマホが鳴ると、せっかくの集中力がブチッと切れてしまいます。
「すぐ返さなきゃ」という焦りは、実は本業の効率を一番下げている原因かもしれません。1分1秒を争う仕事でない限り、通知に追いかけられる必要はないはずです。即レスなんっていらなかったんだね
2. コピペと転送を「0」にする
メール管理で一番だるいのが、情報の書き写しです。
メールから名前や内容をスプシにコピペする
メンバーに「これ見ておいて」と送り直す
これ、正直言って1円も生まない時間ですよね。手作業だと書き間違えることもあるし、誰がどこまで対応したかも見えにくくなります。
3. 「溜める」と「知らせる」を分ける
私がおすすめしているのは、仕組みを2つに分けるシンプルな方法です。
【溜める】 フォームが動いたら、勝手にスプレッドシートにデータが書き込まれる（ここは自動）。
【知らせる】 GAS（Google Apps Script）が30分おきにシートを見に行って、新着があれば1回だけ通知する。
あえて「30分」のゆとりを作る。これだけで、業務の進み方が驚くほどスムーズになります。まぁ自作のGASなので、気分次第で手軽に1時間単位にしたり1日単位にしたりしてますが、基本は30分です。GAS最高。
4. 自分のペースで仕事ができる
通知と管理を切り離すと、こんなに楽になります。
通知をコントロールできる： 集中したい時は1時間おきにしたり、夜間はオフにしたり。自分の働き方に合わせられます。
通知が来たときには「一覧」ができている： 通知を見た瞬間、すでにスプシには情報が整理されています。もうコピペはいりません。これは本当につよい。でも次の方が最強。
チームで共有がラク： 全員が同じシートを見ていれば、わざわざ転送しなくても「誰が何をすべきか」がひと目で分かります。←これ。↑で作成された一覧に「状況」と「担当者」列を追加するだけですぐにタスク管理ができるんですよね。
まとめ：仕組みに任せて、時間は作れる
お問い合わせ対応はもちろん大事ですが、それに振り回されて自分の仕事が進まないのは本末転倒です。
「データは勝手に溜まって、好きなタイミングで通知を受け取る」
このくらいの「ほどよい距離感」の自動化が、一番ストレスなく本業に集中できる気がします。
[補足]
「自分のサイトでもこの仕組みを試してみたい」「スプレッドシート連携をサクッと終わらせたい」という方向けに、ココナラで設定済みのツールを提供しています。
手動のコピペから卒業して、もっと大事な仕事に時間を使いたい方はぜひチェックしてみてください。
