録音した会議が、議事録になるまで（文字起こしだけでは足りませんでした）

ご覧いただきありがとうございます。

打ち合わせを録音して、文字起こしアプリにかける。ここまでやっている方は多いと思います。

ただ、出てきたテキストを開いて、そっと閉じた経験はないでしょうか。私はあります。

文字起こしは、そのままでは議事録になりません。

今回は、録音から議事録までの間に何が必要だったかを書いておきます。打ち合わせの多い方であれば、その日から使える話だと思います。

文字起こしが読めない理由

出てきたテキストは、こういう状態です。

- 「えー」「あの」がそのまま入っている

- 誰の発言か曖昧なところがある

- 話が行ったり来たりして、結論がどこにあるか分からない

- 雑談と本題が地続きになっている

会話としては自然なのですが、読み物としては成立していません。30分の打ち合わせなら1万字近くになるので、読み返すのが録音を聞き直すのと変わらない手間になります。

ここで多くの方が「やっぱり手で書いたほうが早い」に戻ります。私も一度戻りました。

AIに渡して、組み直してもらう

解決は単純でした。文字起こしをAIに読ませて、形を変えてもらいます。

こう頼みます。

> この文字起こしを読んで、議事録にしてください。

> ①決まったこと ②決まらなかったこと ③次に誰が何をするか（期限つき）

> の3つに分けてください。雑談は省いて構いません。

出てくるのは、A4で1枚もない分量です。1万字が、読める形になります。

肝心なのは「要約して」と言わないことです。要約を頼むと、文章が短くなるだけで、結局どこが決定事項か分かりません。取り出したい形を先に指定すると、必要なものだけが残ります。

私の運用を変えた発見

ここからが本題です。

この形にしてから、録音のしかたを変えました。

これまでは、会議の本題だけを録っていました。始まりそうになったら録音ボタンを押して、終わったら止める。

いまは、雑談ごと録ります。

理由は単純で、どこが本題だったかは、あとからAIと決められるからです。

実際、後になって効いてくるのは雑談側だったりします。「そういえばあの件どうなった？」の一言に、次の仕事の種が入っている。録音を絞っていた頃は、そこを毎回捨てていました。

多めに録って、あとから選ぶ。選別は機械が手伝ってくれるので、入口を狭くする理由がなくなりました。

使っている道具

特別なものは使っていません。

- 録音：手元のスマートフォン（ICレコーダーでも構いません）

- 文字起こし：パソコンの中で動く無料のもの、または各種の文字起こしサービス

- 整形：普段お使いのAI（ChatGPTなど）

文字起こしを自分のパソコンの中で完結させる方法もあります。 社外に音声を出したくない打ち合わせがある方は、この形になります。設定は必要ですが、一度組んでしまえば、あとはファイルを放り込むだけです。

正直に、うまくいかないこと

- 複数人が同時に話す場面は、いまだにきれいに起こせません。人数が多い会議ほど精度は落ちます

- 専門用語や社名は、ほぼ間違えます。ただしAIに「この単語はこう直して」と一度伝えれば、その回は通ります

- Windows PCの場合1時間を超える録音は、分割したほうが結果が安定します

完璧を目指すと止まります。間違いが残っていても、手で書き起こすより速いという水準で使っています。

ここら辺が、無料でできる限界かもしれません。PLAUD NOTEとかの有料プランにしたら複数人の会話も切り分けながら、長時間の録音も快適に処理できそうです。

この話の本体

議事録の作り方に見えますが、やっていることは1つです。

記録を取るところと、意味を取り出すところを、分ける。

録音する自分は、判断しなくていい。あとで読む自分も、探さなくていい。間にAIが入るだけで、この2つが両立します。

打ち合わせに限らず、日々のメモも同じでした。私は思いついたことを、その場でスマートウォッチに向かって話しています。整理はしません。整理は、あとでまとめてやります。

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読んで自分で試したい方は、この記事の手順をそのまま使っていただいて構いません。