資料はある。でも、なぜか質問される。

資料に書いてあることなのに

なぜか聞かれる。

そんなこと、ありませんか？

・引継資料を渡したのに
　結局また口頭で説明している
・マニュアルに書いたはずなのに
　同じ質問を何度も受ける

そんな経験がある方も

いるかもしれません。

あのページに書いたはずなんだけどな。

そう思って見返すと

たしかに書いてある。

でも「書いてある」と

「伝わる」は別なのかもしれません。

ちゃんと書いたつもりなのに、また説明する。

そんなことが起きるのは

資料に情報がたりないからとは限りません。

資料がまだない人だけでなく

すでに資料があるのに

なぜか毎回説明している人にも関係する話です。

今回は、資料を整える中で気づいた

「伝わる資料」と

「書いてある資料」の違いをお話します。

書いてあるのに、なぜ質問される？

今回、いったん完成している状態の資料を

整え直す仕事がありました。

必要な情報は入っています。

見た目も、一見すると整っています。

だから最初は

「これを見やすく整えていくのかな？」

くらいに考えていました。

でも、実際に見ていくと

少しずつ気になるところが

出てきました。

・この情報は
　ここにあった方がいいかな？
・この部分は
　初めて見る人にもわかるかな？
・この資料を使う人が
　「次はなにをすればいいんだろう」と
　迷わないかな？

資料を作った人にとっては

「ここに書いてある」かもしれない。

でも、その資料を

初めて見る人にとっては

「どこを見ればいいんだろう？」と

なることがあります。

資料を作った自分では

頭の中でわかっているから

ちゃんと伝わるように

書いたつもりになっている。

でも、その「つもり」と

実際に使う人の「わかる」は

同じとは限らない。

そう考えると、見やすく整える

という作業の見え方が

少し変わってきました。

「情報がたりない」が原因とは限らない

実際に資料を整えていくと

ここだけ直せば終わりとは

なかなかなりません。

今回もそうでした。

・情報量に合わせて配置を変える
・余白を調整する
・見出しの位置を変える

作ったあと見直すと

・わかりにくいところが見つかる
・直すと別の場所でバランスが崩れて直す

……そんなことを

何度も繰り返しました。

ひとつの変更が別の変更を呼ぶんです。

資料を作ったことがある方なら

「ここだけ直せば終わり」の

つもりだったのに

気づいたら全体を見直していた。

そんな経験も、あるかもしれません。

私も今回まさにそんな状態でした。

そして、作業をしながら

「資料をきれいにしているだけじゃないな」と

感じるようになりました。

見た目を整えるだけではなく

使う人が迷わないようにする。

そこまで考えると

「ここだけ直せば終わり」では

なくなっていきます。

伝わる資料は「次になにをすればいいか」がわかる

資料を作っている時は

「あとはここさえ直せば完成」と

思っていたのに。

ひとつ直したら別のところが気になる。

そんなこと、ありませんか？

・情報を追加したらレイアウトが崩れる
・配置を変えたら、今度は余白が気になる
・見やすくしようとすると
　別の情報を動かす必要が出てくる

この資料を初めて見る人が

ここで迷わないかな？

そう考え始めると文章だけでなく

・情報の順番
・見出しの内容
・手順の見せ方

次々に見直したくなってきます。

今回私が整えた資料も

全体を見直していった結果

トータル作業時間は11時間でした。

ただ、11時間かかった理由は

「資料を作るのに時間がかかった」

だけではありません。

・どこに置いたらわかりやすいか
・どの順番なら迷わないか
・初めて見る人にも伝わるか
・次になにをすればいいかわかるか

そこまで確認しながら

整えていったからです。

資料づくりは

情報をきれいに並べるだけでは

終わらないんだなと感じました。

「資料を作らなきゃ」と思いながらも

・どこから手をつければいいのかわからない
・作ったけれど、なんだかまとまらない
・途中で挫折してしまった

そんな状態になってしまうのも

めずらしいことではないと思います。

自分で作った資料ほど、気づきにくいこと

資料づくりで意外と難しいのが

自分ではわかっていることを

初めて見る人にもわかる形にすること。

自分の頭の中では

・この前の話につながっている
・ここを見ればわかる
・このくらい書けば伝わる

そう思っていても

読む人には、その前提がありません。

今回の資料を見直しているときも

「この情報はあるか？」だけではなく

・この情報はどこに置くのがいい？
・この順番でわかるかな？
・ここで迷わないかな？
・次はなにをすればいいかわかるかな？

考えることが次々に出てきました。

もしも。

・メモはある
・画像もある
・過去のPDFもある
・でも、それをどうまとめれば
　人に渡せる資料になるのかがわからない

そんな状態なら

まずは今あるものを整理するところから

誰かに任せてみるのもひとつです。

今ある情報を整理して

使う人が迷いにくい順番に整える。

そうすることで

資料を渡したあとに

・これ、どこを見ればいいですか？
・次はなにをすればいいですか？

毎回説明する場面を

減らしていくことができます。

私は

・情報を整理する
・順番を組み立てる
・見出しをつける
・手順をわかりやすくする
・全体の見やすさを整える

というところまで含めて

資料づくりだと考えています。

※掲載画像は、資料づくりのイメージとして
　作成したポートフォリオです。

毎回説明しなくても伝わる資料にするために

・口頭で説明することはできる
・メモや資料は一応ある
・でも、人に渡せる形にはなっていない
・毎回、自分が説明しないと伝わらない

もし思いあたるなら

必要なのは新しい情報を増やすことではなく

「伝わる形にするための整理」

かもしれません。

そうすれば、資料を渡したあとに

自分がずっと横について説明しなくても

使う人が資料を見ながら

進められる状態をめざせます。

ここまで自分でやろうとすると

思った以上に手間が増えていきます。

ですが「自分で資料を作る」だけが

方法ではありません。

今あるものをもとに

「これを資料にできますか？」と

相談してみるのも、ひとつの方法です。

私がココナラでお手伝いしているのも

「伝わる形に整理する」資料づくりです。

・業務マニュアル
・引継ぎ資料
・講座資料
・ワークシート
・操作手順書
・PDF教材
・チェックリスト

などの資料化をお手伝いしています。

最初からきれいに整理された状態で

ご用意いただく必要はありません。

・口頭説明しかない
・メモしかない
・画像やPDFがバラバラにある

そんな状態でも

「これを資料にしたい」という

ところからご相談いただけます。

また、購入前に仕上がりを確認できるよう

納品サンプルPDFも用意しています。

「資料化相談」と

メッセージをいただければ

今ある資料や情報を確認して

対応可否・納期・お見積りをご案内します。

ご希望があれば

購入前に納品サンプルPDFも

ご確認いただけます。

「これって資料にできるかな？」

くらいの段階でも大丈夫です。

今あるものを、そのまま見せてください。

そこから、誰が使うのか

なにが必要なのかを確認しながら

使う人が迷いにくい形へ整えていきます。

▼ココナラの資料化サービスはこちら

▼ココナラポートフォリオはこちら

https://coconala.com/users/3962831#portfolios

「資料を作らなきゃ」と思いながら

なかなか手をつけられない。

そんなときは

まず「資料にしたいもの」を

そのまま見せてください。

メモでも、画像でも

PDFでも大丈夫です。

今ある情報を整理して

毎回あなたが説明しなくても

使う人が迷いにくい形へ整えていきます。

これって資料にできるかな？

そんな段階からでも、ご相談ください。