「また説明してる…」を減らしたい。何度も同じことを伝える人へ

お客様や受講者、スタッフさんなどに

同じ説明を何度もしていると

いつの間にか繰り返していませんか？

・申し込み後は、まずこれをしてください
・次に、こちらを確認してください
・ここはミスが起こりやすいので
　気をつけてください

最初は、もちろん丁寧に説明する。

ちゃんとわかってもらいたいから。

でも、それを何度も繰り返していると

正直こんなふうに

思ってしまうこと、ありませんか？

・その質問、前にも聞いてきたよね……
・さっき説明したと思うんだけど
・一度確認してから質問してもらえたら……

特に、自分もいっぱいいっぱいなとき。

同じ説明をしているうちに作業が止まり

説明が終わって、元の仕事に戻る。

あれ、どこまでやってたっけ？

……となる。

これ、地味に疲れるんですよね。

説明すること自体が悪いわけではありません。

必要なことなら、ちゃんと伝えたい。

でも、毎回、自分が最初から

説明し直す必要はないのかもしれません。

もし、一度伝えたことを

「あとから自分で確認できる」状態にできたら

「また同じことを説明する」を

少し減らせるかもしれません。

でも、ここでひとつ気になることがあります。

「あとから確認できるものがあったらいい」

と思っても、それを自分で作る時間って

ありますか？

たぶん、ここで

「いや、今それを作る余裕がないんだよね」と

思った方もいると思います。

だから今回は

「資料を作りましょう」

という話ではありません。

・なぜ同じ説明を繰り返すことになるのか？
・どうすれば「また説明しなきゃ」を
　減らせるのか？

そのあたりを、少し掘り下げてみます。

その「いつもの説明」何回していますか？

たとえば

・新しいお客様に
　サービスの流れを説明するとき
・受講者に
　「まずなにをすればいいか」を伝えるとき
・新しく入った人に
　業務の進め方を教えるとき

毎回その場で説明しているけれど

よく考えてみると

伝えている内容はほとんど同じ。

そんな説明が、いつの間にか自分の中の

「いつもの説明」になっていることがあります。

１回なら、それほど気にならない。

でも、それが何度も続くと

そのたびに手を止めることになります。

しかも、忙しいときほど

説明する時間そのものより

説明したあとに

元の仕事へ戻るまでの時間が地味に重い。

さっきまで集中していた作業が途切れて

もう一度、頭を切り替える。

「どこまでやってたっけ？」と

確認してから、また作業に戻る。

そんな小さな中断が積み重なると

思っている以上に余裕がなくなっていきます。

こうして並べてみると

「あれ、これ何回説明してるんだろう」と

思うこと、ありませんか？

しかも、毎回ゼロから考えて

説明しているわけではなく

ほとんど同じことを伝えている。

それなのに、説明するたびに手が止まる。

その「いつもの説明」は

思っている以上に

時間を使っているかもしれません。

その質問、聞く前になにかできることは？

忙しいときに

ふと思ってしまうことがあります。

・その質問、何回目だっけ？
・ついさっき説明したよね
・前にも伝えたと思うんだけど

そして、少し余裕がなくなってくると

・ちゃんと読んでくれた？
・一度確認してから聞いてくれたらいいのに
・せめて調べてから質問してくれたら……

なんて、思ってしまうこともありますよね。

もちろん、わからないことを

聞くこと自体が悪いわけではありません。

人によって理解の仕方も違いますし

一度聞いただけでは

わからないこともあります。

ただ、ここで少しだけ視点を変えてみると

「質問されないようにする」ではなく

「質問する前に確認できるものがある」

という状態なら、どうでしょう。

たとえば

・前に説明した内容を読み直せる
・「まずなにをすればいいか」を確認できる
・必要なものを自分で確認できる
・「ここまでやればOK」がわかる

こういうものがあれば

まず自分で確認してみることができます。

それでもわからなければ

そこで質問すればいい。

「また最初から説明する」になる前に

ひとつ確認できる場所がある。

それだけでも、少し違ってきます。

ただ……。

「じゃあ、確認できるものを残しておこう」と

思ったところで

今度は別のところで手が止まります。

必要なのに、なぜかあとましになる理由

説明した内容をまとめておこうと思っても

いざ始めようとすると手が止まる。

・なにから書けばいいんだろう
・どこまで入れようか
・どういう順番ならわかりやすいのかな

ちゃんとしたものにしたいけど

完成した状態がいまいち想像できない。

しかも、これらを考えている

時間も余裕もない。

頭の中には、伝えたいことがたくさんある。

これまで何度も人に説明してきたから

内容そのものがわからないわけでもない。

なのに

「それを、あとから誰かが見て使える形にする」

となると、急に難しくなる。

・メモはある
・PDFや画像もある
・過去に送ったメールやチャット履歴もある

でも「これをそのまま渡せばいいのかな？」

となると、ちょっと違う気がする。

だからといって

きれいに文章を画像を

まとめてから相談しようと思うと

それだけでまた時間がかかる。

もう少し余裕ができたらやろう。

……となって、そのまま

あとまわしになる。

これ、ありませんか？

今ある仕事だけでも手いっぱいなのに

「資料を作る」という新しい仕事まで増える。

そう考えると「今じゃないな」

となるのも無理はありません。

「必要なのはわかってるんだけどね」で

止まってしまう。

そして気づいたら

また同じ説明をしている。

作る時間がないから

また説明する。

また説明するから

作る時間もなくなる。

そんな繰り返しになってしまいます。

「書いてあるのに伝わらない」が起こる理由

ここで、ちょっと不思議なことがあります。

資料を見て

・業務内容は書いてある
・必要な持ち物も書いてある
・注意事項も書いてある

なのに、初めて見る人からすると

・どこの門から入ればいい？
・どこに荷物を置けばいい？
・現地の誰に声をかければいい？
・困ったときは誰に相談すればいい？
・どこまでやれば「完了」なの？

と、わからないことが出てくる。

「書いてあるのに、なぜ？」と

思いますよね。

これは資料を作る人が雑だから

という話ではありません。

むしろ、その仕事をよく知っているからこそ

自分の中では自然に

つながっていることがあります。

・ここは当然こうする
・この場合はこうすればいい
・これは前に説明したことだからわかるはず

自分の中では、全部つながっている。

だからこそ、書いたときには

「これで伝わる」と思いやすい。

ところが、初めて見る人には、その

「頭の中でつながっている部分」

までは見えません。

口頭なら、その場で質問されて補足できます。

「あ、そこはこうです」と言える。

でも、ひとりで読むものになると

その補足をしてくれる人はいません。

ここに「伝えたつもり」と

「実際に伝わる」の間にある差が

あるのかもしれません。

そして、この差は

その仕事をよく知っている人ほど

自分ひとりでは気づきにくいものです。

少し楽になる方法

ここまで読んで

・そういえば、私も同じ説明を何度もしてるな
・あとから見てもらえる形になっていたら楽なのにな

感じた方もいるかもしれません。

そういうときに役立つのが

口頭で説明していることや

手元にあるメモ・PDF・画像・文章などをもとに

あとから見た人にも内容が伝わる形に整えておくこと。

たとえば「まず、この資料を見てください」と

渡せるものがあれば

毎回ゼロから説明する必要が

なくなることがあります。

新しい人が入るたびに

いちから説明するのではなく

最初に渡すものがある。

忙しいときに質問されても

「まずここを確認してください」と

案内できる。

そうすると

説明に使っていた時間や集中力を

本来の仕事に戻しやすくなります。

もちろん、資料があれば

質問がゼロになるわけではありません。

でも

「毎回、自分が最初から説明する」から

「まず見てもらう」へ。

その違いだけでも

少し楽になることがあります。

業務マニュアルや引き継ぎ資料はもちろん

講座・教材、ワークシート、手順書

チェックリストなど。

「毎回、自分で説明していること」なら

意外と資料にできるものがあります。

もし今「また同じ説明をしてるな」と

思い浮かぶことがあるなら。

それは、もしかすると

一度、形にしておくと楽になる

内容かもしれません。

でも、なにをどこまでまとめればいいのか

自分では判断しにくいこともあります。

そんなときは

今あるものから一緒に

整理していくこともできます。

口頭で説明していることや

手元にあるメモ・PDF・画像・文章。

これらをもとに

「こういう形にしておきたい」を

資料にすることもできます。

たとえば、こんなふうに。

「口頭では説明できるけれど

これを誰かに渡せる形にしたい」

そんな内容も

今あるものをもとに整理していけます。

たとえば、こんな形です。

※架空の内容で制作したポートフォリオ用サンプルです。

「これも資料にできるのかな？」

くらいの段階でも大丈夫です。

口頭で説明していることや

手元にあるメモ・PDF・画像・文章などがあれば

そこから一緒に整理していけます。

「自分の場合はどうかな？」と思ったら、

まずは気軽にご相談ください。

▼ココナラで資料化について相談してみる

実際にどんな資料になるのか気になる方は、

ポートフォリオも置いてあります。

▼ココナラで制作サンプルを見る

https://coconala.com/users/3962831#portfolios

ご希望があれば

実際の納品サンプルも確認できます。

「また同じ説明をしているな」

そんなふうに感じることが増えてきたら

その「いつもの説明」を

一度見える形にしてみるのもいいかもしれません。

何度も説明していることが

ひとつ思い浮かんだら

それは資料化できる内容かもしれません。

自分ひとりでは難しそうだな、と思ったら

そのときは気軽にご相談ください。