資料を作るはずが、資料づくりに時間を取られていませんか？

毎回同じことを説明しているな……。

そう思って、資料を作ろうとする。

資料を作れれば

「ここを見てください」と

渡せるかもしれない。

何度も同じ説明をしなくて済むかもしれない。

そう思って、CanvaやPowerPointなど

資料作成ツールを開く。

・まずはテンプレートを探して
・「これ、いいかも」と選んで
・色を変えて、文字を入れて、画像を入れて

……あれ？

気づいたら

「説明の負担を減らすための資料」のはずが

資料を作ること自体に時間を使っている。

こんなこと、ありませんか？

資料を作るはずが、なぜ時間がなくなる？

たとえば、講座資料を作ろうとします。

・CanvaやPowerPointを開く
・テンプレートを探す
・「これなら使えそう」と選ぶ

そして。

・なんだか余白が気になって画像をたす
・文字が多く見えてきたら色を変えてみる
・バランスを整えるために
　違うテンプレートも気になってくる

こうして気づくと

「資料を作る時間」より

「どう見せよう？」と

悩む時間のほうが増えていく。

ここで、ふと。

……そもそも、この資料って
なんのために作ってたんだっけ？

毎回している説明を減らしたかった。

自分が口頭で説明しなくても

ある程度わかるようにしたかった。

そのために作り始めたはずなのに

気づけば

「ちゃんとした資料を完成させること」に

夢中になっている。

これは資料を作るときに意外と

起こりやすいことなのかもしれません。

「見せ方」を考える前に、考えていたこと

じゃあ、改めて資料を作ろうと思って

手元にあるものを集めてみる。

・過去資料
・画像やPDF
・自分の頭の中にある経験

たくさんあります。

・これも使えそう
・これも入れておいたほうがいいかな

ところが。

集めたからといって

そのまま資料になるわけではありません。

ここでまた

・これ、どこに入れる？
・この説明と似たようなこと
　別のパートで書いたような……？

こんなふうに迷い始める。

資料を作り始める前に

どうやらもう一度

「なにを伝えたいんだっけ？」と

考える時間が必要だったんです。

情報を集めただけでは、資料にならない

せっかく集めた情報なら

「全部入れておいたほうが親切かな」と

思ってしまいますよね。

・あとから困ったらいけないし
・これも知っておいたほうがいいし
・せっかくある情報だから入れておこう

でも、そうやってたしていくうちに

「結局、ここで一番見てほしいのはどこ？」

が、見えにくくなることがあります。

これでは、せっかく口頭説明を

減らすために作った資料なのに

今度は資料そのものを

説明しなければならなくなるかもしれません。

情報がたりないからわからない

というより

情報があるからこそ、迷う。

そんなこともあるんです。

テンプレートを選ぶ前に、見ているもの

私自身、資料やマニュアルを作るときは

テンプレートを決めるところから始めません。

今、なにが手元にあるかを見ます。

メモ、画像、PDF、過去資料。

それらを見ながら

「なにが書いてあるか」だけではなく

「なにを伝えるための情報か」を見ます。

そのうえで、ようやく

「どういう資料にしようか」と考える。

私にとっては

テンプレートを選んで作り始める前に

「この情報で、なにを伝えるんだろう？」と

一度立ち止まる。

そんな感覚に近いです。

以前、ギガファイル便

操作方法をまとめた記事を書きました。

▼　この資料を使った実際の記事はこちら

【iPhone版】ギガファイル便のダウンロード方法（ココナラ納品の受け取り方）

【Android版】ギガファイル便のダウンロード方法（ココナラ納品の受け取り方）

この資料も

「ギガファイル便について詳しく説明」が

目的だったわけではありません。

実際に使う人が、毎回誰かに

聞かなくても操作方法がわかる。

そのために

手元にある情報や画面を整理して

実際の操作につながる形にしています。

「ここを見ればいい」がわかれば

そのたびに口頭で説明する必要もなくなる。

こういうところに

資料を作る意味が

あるんじゃないかなと思っています。

これは、業務マニュアルや講座資料でも

同じなんですよね。

ただ、自分の仕事を資料にするときは

難しくなりやすいと思っています。

・自分ではわかっている
・いつもやっている
・口頭なら、相手の反応を見ながら
　「ここ説明たりなかったな」と
 　補足できる

でも、資料にはその場で

補足してくれる人はいません。

なので「自分にはわかる」と

「初めて見る人にもわかる」の

間にあるものを

自分ひとりで整理するのは意外と難しい。

自分にとって

あたりまえになっていることほど

気づきにくいからです。

ここまで読んで

「なるほど、作り始める前に

一度整理したほうがよさそう」と

思ったとしても。

たぶん、ここで別の問題が出てきます。

いや、その資料を作るための
整理をする時間がないんだけど……。

ですよね。

本来減らしたかったのは

毎回同じことを説明する時間。

なのに、そのための資料を作るために

何時間も使っていたら

今度は資料を作ることで

時間がなくなってしまいます。

「資料を作るか、作らないか」だけではなく

「その資料を誰が作るか」を

選んでもいいんです。

誰かに任せる場合も

最初から情報を完璧に

整理しておく必要はありません。

そこで、私がココナラで

お手伝いしているのが

「資料にする前のところから
　一緒に整理して資料にする」

という仕事です。

口頭説明、メモ、PDF
画像、過去の資料。

きれいにまとめてから

渡していただく必要はありません。

今あるものを見ながら

情報を整理して、構成を考えて

第三者にも伝わる資料へ整えていきます。

「資料を作らなきゃ」と思ってから
CanvaやPowerPointを開いて
何時間も悩むところまで
自分で全部やらなくてもいい。

ということです。

その分、お客様への対応や講座の準備など

本来やりたかった仕事に時間を戻せる。

そして完成した資料は

その後の口頭説明や共有にも使える。

資料を作る時間だけでなく

その後の説明にかかる時間も

少しずつ減らしていける。

資料を作ること自体ではなく

その先の負担を減らすために資料を作る。

私がお手伝いしたいのは

ここなんです。

「作る時間」まで、ひとりで抱えなくてもいい

資料は必要。

でも、そのために

何時間も使いたいわけじゃない。

本当に減らしたいのは

資料を作ることではなく

その後も繰り返し説明し続ける時間。

・これってどういう意味でしたっけ？
・もう一度説明してください

こう言われるたびに

自分が説明する時間です。

「資料を作るための時間を確保しなきゃ」

というところから始めなくても大丈夫です。

その時間を

本来やりたかった仕事に戻すために

資料づくりを任せる。

そんな選択肢もあります。

まずは「資料化見積相談」と

メッセージください。

まだ依頼内容が

固まっていなくても大丈夫です。

今あるものを確認して

対応可否・納期・お見積りをご案内します。

▼ココナラで資料化について相談してみる

実際にどんな資料になるのか気になる方は

ポートフォリオも置いてあります。

▼ココナラで制作サンプルを見る

https://coconala.com/users/3962831#portfolios