Googleフォームは、問い合わせ受付や予約受付、申請フォームなどを手軽に作れる便利なツールです。
ただ、実際に運用していると、次のような悩みが出てくることがあります。
・フォーム回答を毎回確認するのが手間
・問い合わせを見落としてしまう
・誰が対応中なのか分かりづらい
・対応済みか未対応かを管理しにくい
・回答内容を別の管理表に手作業で転記している
そこで今回は、Googleフォームの回答をGoogleスプレッドシート上で管理しやすい形に整理し、Google Apps Script、いわゆるGASを使って問い合わせ管理を自動化するサンプルを作成しました。
作成したもの
今回作成したのは、Googleフォームから問い合わせを受け付け、スプレッドシート上の管理シートへ自動転記する仕組みです。
主な機能は以下です。
・Googleフォームで問い合わせを受付
・フォーム回答をスプレッドシートへ保存
・問い合わせ管理シートへ自動転記
・受付IDを自動発行
・ステータスを「未対応」「対応中」「完了」などで管理
・担当者欄、メモ欄を追加
・管理者へメール通知
・通知ログを記録
・ステータスやメモ変更時に最終更新日時を自動更新
フォーム回答をただ保存するだけでなく、実際の業務で対応状況を追いやすい形に整えています。
自動化の流れ
全体の流れはシンプルです。
Googleフォームから問い合わせが送信されると、まずフォーム回答シートに回答が保存されます。
その後、GASが自動で実行され、問い合わせ管理シートに必要な情報を転記します。
管理シートには、受付ID、受付日時、氏名、メールアドレス、問い合わせ種別、問い合わせ内容、ステータス、担当者、最終更新日時、メモ欄を用意しました。
さらに、フォーム送信時には管理者宛にメール通知を送るようにしています。
これにより、フォームを開いて確認しに行かなくても、新しい問い合わせに気づきやすくなります。
管理シートでできること
問い合わせ管理シートでは、各問い合わせの対応状況を一覧で確認できます。
例えば、ステータスを以下のように管理できます。
・未対応
・対応中
・完了
・保留
また、担当者欄やメモ欄を用意しておくことで、誰が対応しているのか、どこまで対応したのかを残せます。
ステータスやメモを変更したタイミングで、最終更新日時も自動で更新されるようにしているため、いつ対応したのかも分かりやすくなります。
メール通知で見落とし防止
フォーム送信時には、管理者へ自動でメール通知が届くようにしました。
メール本文には、受付ID、受付日時、氏名、メールアドレス、問い合わせ種別、問い合わせ内容を表示します。
これにより、新しい問い合わせが届いたことをすぐに把握できます。
問い合わせ対応でありがちな「フォームに回答が来ていたのに気づかなかった」という問題を減らせます。
通知ログも記録
メール通知については、送信結果を通知ログとしてスプレッドシートに残すようにしました。
例えば、通知処理の開始、メール送信成功、エラー内容などを記録できます。
小さな仕組みですが、実際に運用するうえでは「通知がちゃんと送られたか」を確認できるので安心です。
こんな用途に使えます
今回の仕組みは、問い合わせ管理だけでなく、いろいろな用途に応用できます。
・お問い合わせ管理
・資料請求フォーム
・予約受付管理
・イベント応募管理
・社内申請フォーム
・アンケート回答管理
・採用応募管理
・作業依頼受付
Googleフォームとスプレッドシートを使っている業務であれば、GASを追加することでかなり効率化できるケースがあります。
まとめ
Googleフォームは手軽に使える便利なツールですが、回答が増えてくると手作業での確認や転記が負担になりやすいです。
GASを使うことで、フォーム回答の整理、管理シートへの転記、メール通知、ステータス管理、最終更新日時の更新などを自動化できます。
毎回同じ作業をしている場合や、問い合わせの見落としを防ぎたい場合には、Googleフォームとスプレッドシートの自動化はかなり効果的です。
Googleフォームやスプレッドシートの自動化をご希望の方は、出品サービスからお気軽にご相談ください。
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