返戻・過誤の追跡を仕組み化する｜どの請求がいつ戻ってきたかを見失わないために

医療・介護の現場で事務をしています。請求業務でいちばん見えにくくなるのが、返戻と過誤の行方です。

出した請求が全部そのまま通れば話は簡単なのですが、実際には一定数が戻ってきます。資格の確認が取れなかった、内容に不備があった、こちらの入力が間違っていた。理由はさまざまです。

問題は、戻ってきたものを直して出し直すまでに時間差があること。そして、その間に次の月の請求が始まってしまうことです。

気づいたら「あの分、結局どうなったんだっけ」というものが積み上がっている。経理から「これ二重に請求していないか」と聞かれて、答えられない。こういう状態は、どこの現場でも起こり得ます。

■ まず、用語と流れを揃える

意外に思われるかもしれませんが、ここでつまずくことが多いです。

・返戻

　請求が受け付けられずに戻ってくるもの。直して再請求します。

・過誤

　いったん通ったあとに取り下げるもの。調整の手続きを踏みます。

・受付不能

　そもそもデータとして受け取ってもらえなかったもの。

この3つは戻り方も対応も違います。同じ「戻ってきた」でひとくくりにすると追えなくなります。

■ 何を1本の表にまとめるか

私は次の項目を1行にして管理しています。

・サービス提供月（いつ分の請求か）

・請求した月

・戻ってきた区分（返戻／過誤／受付不能）

・戻ってきた月

・理由

・対応（再請求した／取り下げた／未対応）

・再請求した月

・決着したかどうか

肝は「サービス提供月」と「請求月」を分けて持つことです。ここを一緒にすると、遅れて再請求したものが行方不明になります。

もうひとつの肝は「決着したかどうか」の列です。ここが埋まっていない行だけを見れば、未処理の一覧になります。

■ データはどこから取るか

電子請求のデータには、返戻や過誤の情報がファイルとして残っています。これを読み取って一覧にすれば、手入力せずに表が作れます。

注意点がいくつかあります。

・フォルダの単位が「サービス提供月」であって「請求月」ではないことがある

　ここを取り違えると、集計が1か月ずれます。

・紙で提出したものは電子データに載らない

　紙の分は別で拾う必要があります。ここを忘れると「請求したのに記録にない」という不一致が出ます。

・件数の突合先を決めておく

　どのファイルの件数とどのファイルの件数が一致するはずなのか。この対応関係を決めておくと、ずれたときにすぐ気づけます。

■ 仕組み化して変わったこと

・「二重請求では？」に即答できるようになった

　どの月分をいつ請求して、いつ戻って、いつ再請求したか。1行を見れば説明できます。経理とのやり取りが一往復で終わるようになりました。

・未対応が積み上がらなくなった

　決着していない行が常に見えているので、放置されません。

・担当者以外でも状況が分かる

　頭の中で管理していた情報が表に出たことで、担当が不在でも答えられるようになりました。

■ 始めるなら

最初から全項目を揃えなくて構いません。「サービス提供月」「請求月」「戻ってきた区分」「決着したか」の4つだけでも、見え方がまるで違います。

今月戻ってきた分から、1行ずつ足していけば十分です。

請求データの集計や突合の自動化については、ココナラの「医療・介護の事務をPythonで自動化します」「Excel集計・データ加工を自動化します」でご相談を受け付けています。どのファイルから何を拾いたいかが分かれば、実現できるかどうかはすぐお答えできます。