AIにメール返信の下書きを任せるときに用意したい5つのもの｜会社らしい文章にそろえる

「AI にお客さまへの返信を書かせてみたら、丁寧すぎて会社らしくない」「料金を聞かれたのに、AI がそれらしい金額を書いてしまった」。メールの下書きを AI に任せようとして、こんな経験をした方もいるかもしれません。

AI は、何も知らされていなければ、一般的な文章を書きます。会社らしい返信にするには、最初に材料を渡しておくことが大切です。この記事では、用意したい5つのものを紹介します。

1. 会社の基本情報

社名、営業時間、定休日、担当者の名乗り方、署名の書き方。毎回同じになるものは、最初にまとめて渡しておきます。

2. 実際に送った「良いメール」の見本

文章のトーンは、説明するより見本を見せるほうが伝わります。これまでに送った返信のうち、「これはよく書けた」と思うものを2〜3通用意します。お客さまの名前や連絡先は消してから使いましょう。

3. 料金表と、よくある質問の答え

料金や納期を聞かれたとき、AI に金額を考えさせてはいけません。料金表と、よくある質問の答えを渡し、「料金表にない金額は書かない」と決めておきます。

4. やってはいけないこと

値引きの約束、工事日や納期の確約、ほかのお客さまの情報など、AI に書かせたくないことを書き出します。判断が要る内容は「【要確認】」と残すように頼むと、送る前に気づけます。

5. 「下書きまで」という決まり

AI が作るのは下書きまでにして、送るのは人が読んでから、と決めておきます。急いでいる日ほど、この決まりが安心につながります。

指示書にまとめておく

5つの材料は、1つの「指示書」にまとめておくのがおすすめです。Claude や ChatGPT の「プロジェクト」などの機能に、指示書と資料を入れておけば、社員はメールを貼って「返信を書いて」と頼むだけで済みます。

仕組みごと作ってほしいときは

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