営業のお礼メールをAIで下書きする「4つの型」｜役割・目的・条件・形

営業職の会社員のジンです。商談のあとのお礼メール、毎回ゼロから書いていませんか？

私は、生成AIに下書きを作ってもらい、自分の言葉に直して送るようにしています。そのときに役立っているのが、指示を「役割・目的・条件・形」の4つに分けて書く型です。

■ うまくいかない頼み方

「お礼メールを書いて」だけだと、AIはどんな相手に、何を伝えたいのか分かりません。その結果、どこかで見たような、当たり障りのない文章が返ってきます。

■ 4つの型で頼む

1. 役割：AIに、どんな立場で書いてほしいか

　例）あなたは丁寧な法人営業の担当者です

2. 目的：何のためのメールか

　例）初回面談のお礼と、次回の打ち合わせの確認

3. 条件：伝えたいこと、トーン、長さ

　例）話したテーマは2つ。丁寧だけど堅すぎない。200字くらい

4. 形：どんな形で出してほしいか

　例）件名も付けてください

この4つを並べるだけで、返ってくる文章がぐっと具体的になります。

■ 実際の指示の例

あなたは丁寧な営業担当です。

次の条件で、お客さまへのメールを作ってください。

・目的：初回面談のお礼

・相手：初めて面談した会社の部長

・伝えたいこと：面談のお礼、話したテーマ、次回の予定

・トーン：丁寧だけど堅すぎない

・長さ：200字くらい

・件名も付けてください

■ 送る前に必ずやること

・お客さまの名前や会社名、契約の内容などは、AIに入力しない（会社が認めたAIを除く）。送る直前に自分で書き足す

・AIの文章を、自分の言葉に直す。いつもの言い回しを1〜2か所入れるだけで、ぐっと自然になります

■ まとめ

「役割・目的・条件・形」の4つの型は、お礼メールだけでなく、日報や提案書の構成づくりにもそのまま使えます。

この型を、あなたのお仕事で一緒に試すビデオチャットのサービスも出品しています。AIを初めて使う方も歓迎です。