AIの議事録が「話していない合意」を書いた話｜営業職が実際に試して分かった注意点

営業職の会社員のジンです。ふだんの商談では、Zoom の AI 機能で文字起こしと要約を作っています。手書きのメモを読み解く時間がなくなり、とても助かっています。

ただ、AIの議事録には、使ってみて初めて気づいた落とし穴がありました。今回はその話と、防ぐための工夫を紹介します。

■ 架空の商談を録音して、AI議事録ツールに読み込ませてみた AI議事録ツールの実力を確かめるために、架空の商談の台本を作り、1人で2役を読んで約2分半の音声を録音しました。内容は「ツールの導入を検討しているお客さまとの面談」です。

台本の中で決まったのは、次の3つだけでした。 ・費用は社内で通せそう ・まずは無料トライアルを試したい ・次回の打ち合わせの日程

「導入する」とは、ひと言も言っていません。

■ ところが、要約には「合意」と書かれていた あるツールの要約には「本格導入前の検証手段として活用する方向で合意」と書かれ、英語に翻訳した要約では「導入を進めることで合意した」という意味の一文になっていました。

さらに「週3時間の工数削減が期待される」という一文もありました。会話の中には出てこない、AIの推測です。

要約そのものは見やすく、話の流れをつかむにはとても便利でした。けれど、もしこの要約をそのまま上司に報告していたら、「この案件は導入が決まった」と誤解されていたかもしれません。

■ 防ぐための3つの工夫

「決まったこと」だけは、必ず自分の目で確認する 要約の中でいちばん間違いが困るのは、決定事項と数字です。ここだけは文字起こしと見比べるようにしています。

AIに「書かれていないことは足さないで」と指示する 生成AI（ChatGPT など）で議事録を作るときは、次のように頼むと、勝手な補足が減ります。

・文字起こしに書かれていないことは足さないでください ・合意したかどうかがはっきりしないことは、「決まったこと」に入れず、「お客さまの反応・懸念」に書いてください ・数字と日付は、文字起こしのとおりに書いてください

社内に回す前に、「お客さまが聞いたらどう思うか」を考える AIの要約は、あくまで下書きです。お客さまが読んでも違和感がない内容か、最後にひと呼吸おいて確認します。

■ まとめ AIの議事録は、営業の事務作業を大きく減らしてくれます。ただし、「話していない合意」を書いてしまうことがある、と知っておくだけで、トラブルはかなり防げます。

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