同じ1日の申告が7時間15分にも3時間15分にも｜15分単位に丸める前に決めたい「区切り」

「今月は何時間でしたか」と聞かれて、手元の記録で答えられますか。

同じ1日の記録を、区切りの分数だけ変えて集計したことがあります。15分単位に丸めた申告値は、10分で区切ると7時間15分、3分で区切ると3時間15分。作業した中身は同じ1日なのに、倍以上の差が出ました。

差を作っているのは働いた量ではなく、「手が止まっている時間を、どこから休みと見なすか」という物差しだけです。

■ 目次

1．区切りより短い空白は、理由にかかわらず稼働に残る

2．最初は1分を勧める理由

3．いまの申告が危ないか、7項目で確認する

4．3,000円（税抜）でお渡しするもの

■ 1．区切りより短い空白は、理由にかかわらず稼働に残る

手が止まる理由は3つに分かれます。待っている（書き出し・返事待ち）、読んでいる・考えている、席を離れている。

区切りより短い空白は、この3つのどれであっても稼働の区間に残ります。区切りを超えた空白だけが外れます。道具は空白の理由までは判別できません。

だから、分数を決めたあとに区間の一覧を自分で確認する作業が要ります。ここを飛ばすと、席を立っていた時間が申告に混ざります。

※上の比較に使ったのは、AIへ指示を送った時刻の記録です。後半でご紹介する20秒ごとの操作記録とは別ですが、「何分以内なら同じ区間に含めるか」という集計のしかたは共通しています。

■ 2．最初は1分を勧める理由

外に出す記録なら、まず「1分を超えて操作がなければ区切る」から始めるのを勧めます。多めに出した数字を後から訂正するほうが、少なめに出すよりも信用を削るからです。

・1分｜外に出す記録の初期値。多めに出る誤差を抑えたい方向け

・3分｜読む・考える・短い処理待ちが多い仕事向け。短い空白も稼働に入りやすい

・10分より長い設定｜休憩や返事待ちまで入るため、時給の申告には勧めません

3分にすると、最後の操作から次の操作まで2分ほど空いていても、その空白は稼働に残ります。3分が「正解」なのではなく、短い空白も仕事として扱う設定だ、ということです。

1分で始めて、区間の一覧を1週間見てください。手を動かしていた時間が細切れに落ちるようなら、そこで3分に広げます。

なお、待ち時間や考える時間を請求の対象にしてよいかは、道具では決められません。先方との契約や取り決めがある場合は、そちらが優先です。

■ 3．いまの申告が危ないか、7項目で確認する

□ 区切りの分数｜何分手が止まったら休みとするか

□ 待ち時間の扱い｜書き出し・アップロード・返事待ちを稼働に入れるか

□ 読む・考えるだけの時間の扱い｜数えるか、数えないと決めるか

□ 案件ごとの仕分け｜1つの案件だけ聞かれたときに、その分だけ出せるか

□ 丸め方｜分のまま出すか、15分単位などに丸めるか

□ 見直す日｜締め日の前に、記録を自分で見る日を決めているか

□ 相手に見せられる形か｜合計だけでなく、区間の一覧を出せるか

最後の項目が、いちばん後回しにされます。合計だけでは相手の手元で検算ができません。何時から何時までが何分、という一覧まで出せて、はじめて根拠のある数字になります。

【C】上の3項目（分数・待ち時間・読む考える）のいずれかが未設定 → まず分数を決める段階です

【B】仕分け・丸め方・見直す日のいずれかが未決定 → 記録の残し方を決める段階です

【A】7項目すべて書けて、締め日の前に区間の一覧を自分で確認できている → 道具を足す必要はありません

3つ以上迷った方は、無料のお見積りからご相談ください。①Macをお使いか ②いまどう記録しているか ③読む・考える時間を含めたいか、の3点で、向くかどうかを先にお答えします。

■ 4．3,000円（税抜）でお渡しするもの

macOSのみの対応です。

・操作の記録から稼働時間を出す道具一式と、入れ方・止め方・消し方の手順書

・その日の報告の下書きと、日付ごとの集計表

【出てくる形の例】（書類名は差し替えています）

　09:25〜10:23／58分

　開いていた：Word｜企画書_v3.docx ／ Chrome｜参考ページ

　直した：企画書_v3.docx｜12→18段落

【何が保存されるか】

20秒ごとに、操作の有無・前に出ていたソフト名・開いていた書類やページの名前を記録します。これに加えて、仕事フォルダ・書類・デスクトップの中で保存されたファイルの写しをパソコンの中に保存し、前後の差を出します。テキストやWordの写しには本文が含まれます。キー入力の履歴と画面の画像は保存せず、外へ送る処理も入っていません。

書類名や写しには取引先名が入ることがあります。記録しないソフトを名前で指定すれば、そのソフトが前面にある間は取得を止められます。操作の記録・写し・報告の下書きは、消すための道具でまとめて消せます（日付ごとの集計表だけは残ります）。

20秒ごとの観測なので、時計で測った時間とは差が出ます。集計は15分単位に丸めます。お渡しから14日間・メッセージ5往復まで、区切りの分数などを整えます。

【向かない方】

読む・考える・通話するなど操作のない時間が仕事の中心の方、会社員として勤怠を打刻している方、ご自身以外の稼働を測りたい方（監視の用途はお引き受けしません）、Windows をお使いの方。

この道具は稼働時間の記録の補助であり、申告・請求の最終責任はご本人にあります。先方との行き違いの場面で、この記録が通ることをお約束するものではありません。拝見して向かないと判断した場合は正直にお伝えし、お代はいただきません。

※動画編集を本業にする個人事業主です。以前は医療現場で、紙とパソコンへの二重入力に追われていました。

「1分と3分、どちらが合うか分からない」という段階でご相談いただいて構いません。ログイン情報も作業画面も不要です。