「今月、何時間でしたか？」に根拠つきで答えられるようにした話

時給制で在宅の仕事をしていると、月末に必ずこの質問が来ます。

「今月、何時間でしたか？」

作業前にタイマーを押すつもりが、気づくと3時間経っている。押したまま席を立って、戻ってから止める。結局、カレンダーとファイルの日付を見ながら記憶で埋める。私はずっとこれをやっていました。

もうひとつ、答えにくい質問があります。

「その時間、何をされていましたか？」

時間だけの数字は、聞かれると弱いのです。そこで、タイマーを押さなくても記録が残る形を自分で作り、いま自分のMacで毎日動かしています。

■ 私の手元では、こういう表が出ます

1日の終わりに出てくる表です。ファイル名は差し替えていますが、形はこのままです。

09:25〜10:23／58分

　企画書_v3.docx を修正（12→18段落・+1,240字）、見積書.xlsx を修正（1枚目 20→28行）、ほか3件（画像）

　／ 参考ページ（17分）を閲覧

10:44〜11:42／58分

　提案書.pptx を修正（スライド25→41枚）

　／ 資料フォルダ（4分）を閲覧

出るのは合計だけではありません。何時何分から何時何分まで、その間にどのファイルをどう直したか（何行増えた、スライドが何枚になった）が、区間ごとに並びます。

「この日は何をされていましたか」と聞かれたときに、答える材料になります。

■ 仕組みは単純です

20秒に1度、パソコンが記録用のファイルに1行を書き足します。書き足すのは3つだけです。

・キーボードやマウスが最後に動いてから何秒経ったか

・前に出ていたアプリの名前

・開いていた書類やページの名前

1日ぶん集めて、操作がない状態が3分を超えたところで区切ります。区切られた間の時間は数えません。この3分という分数は、設定で変えられます。

■ 記録しないと決めたもの

こういう道具は、記録を増やそうと思えばいくらでも増やせます。画面を撮って読ませれば、業務内容はもっと細かく書けます。それはやらないと決めました。

残すのは「操作があったかどうか」「アプリの名前」「書類やページの名前」まで。打った中身と画面の中身は残しません。ファイルの前後を比べる処理も、ご自身のパソコンの中だけで行う作りにしています。記録は文字のファイルとして手元に残るので、いつでも開いて中身を確かめられます。

■ 先に申し上げておきたいこと

・これは記録の補助です。申告や請求の最終責任はご本人にあります。合計だけを出す形にはせず、区間の一覧を必ずお出ししますので、申告の前にご自身でご確認ください。

・先方との取り決めや行き違いの場面で、この記録が通ることをお約束するものではありません。

・お使いのパソコンやソフトが変わると、動かなくなることがあります。

・会社にお勤めの方の勤怠は、会社の打刻が正です。この道具の対象外です。会社支給のパソコンに入れる場合は、事前に会社の許可を得てください。許可が取れない場合はお使いいただけません。

・いま動かしているのはMacです。Windowsは要相談です。

■ 最後に

まず1日だけ、どの作業に何分かかっているか書き出してみるところから始まると思います。私はそこから始めました。

この仕組みは出品サービスとしてお渡ししています。プロフィールの出品一覧からご覧いただけます。