AIに事務を任せ、出先の10分で仕事を始められた話

在宅で仕事をしていると、事務作業は自分ひとりの持ち場です。請求書、稼働時間の集計、返事待ちの整理、納品前の見た目チェック。基本的には、全部自分で回すことになります。

この持ち場を、少しずつAIに渡してきました。効率化の話をするつもりで始めたのですが、やってみて一番大きかったのは、作業が速くなったことではありませんでした。

■ 出先の10分で、仕事が1つ進んでいた

8月14日、私は別の用事で外に出ていました。空いた時間にスマホを開き、自宅のパソコンで動いているAIに指示を出しました。帰って画面を見ると、頼んだ下ごしらえが終わっていました。

この形を用意したのは8月10日、自分の手元で動くことを確かめたのが11日です。まだ1週間ほどの話で、大げさなことは言えません。

それでも、この1週間で私の中の前提が1つ崩れました。これまで私の仕事は、机に座ってパソコンを開いた瞬間から始まるものでした。移動時間も、待ち時間も、横になっている時間も、仕事の外側にありました。

いまは、散歩の途中の信号待ちでも、出かけた先の空き時間でも、夜ベッドに横になったままでも、指示を1つ出しておけます。手を動かすのは自宅のパソコンなので、私の側に要るのは「何を頼むか」を決めることだけです。

誤解のないように書いておくと、いつでもどこでも繋がる魔法ではありません。自宅のパソコンが電源につながって開いた状態であること、通信が生きていること。この条件が要ります。条件が崩れれば、ただ繋がりません。

それでも、「机に戻らないと何も進まない」が崩れた感覚は、これまでの効率化とは種類が違いました。速くなったのではなく、仕事に手をつけられる場所と姿勢が増えたのです。

■ 減ったもの

・毎朝、今日の締切と返答待ちのやり取りを頭の中で洗い出す作業。いまは毎朝7時に、今日から3日以内の締切・返答待ち・今日やること3つが、スマホに1通で届きます。朝いちばんは、届いた1つ目に手を動かすところから始められます。

・帳簿の科目付けの下ごしらえ。明細の取り込みは、もともと会計ソフトが自動でやってくれていました。AIに任せたのはその先、「去年の自分がどの科目にしたか」を今年の明細に当てはめて、候補を付ける作業です。今年1〜7月の明細291件のうち225件は、去年と同じ判断の候補がそのまま付きました。最終の確定は、候補を見ながら自分で行います。

・稼働時間の集計の下ごしらえ。作業の区間が「何時何分から何時何分まで」の一覧で残る仕組みを、今月から動かしています。いまは記録をためている段階です。集計の補助という位置づけで、申告の前に自分で確かめる手順は変えていません。

■ ほかに、思っていなかった変化

・寝ている間に、翌朝の材料がそろう。毎晩決まった時刻に、AIが翌朝の判断材料（締切・返答待ち・改善案）を1つのファイルにまとめる仕組みを、先日から試しています。朝、白紙から考えるのではなく、書き置きを読むところから始められる。

・自分専用の道具が、会話で作れる。私はプログラムを書けません。それでも「タイマーを押さなくても稼働時間の記録が残る道具が欲しい」と言葉で頼み、やり取りを重ねて、自分のパソコンで動く道具ができました。市販のソフトに自分の仕事を合わせるのではなく、自分の仕事のクセに道具を合わせる。この順番が逆になったのが、二番目に大きい変化かもしれません。

■ 減らなかったもの、増えたもの

・最終確認は減りませんでした。請求書の送信、納品物の公開、お金が動く操作は、自動では実行させず、自分で確認してから操作しています。ここは今後も自動化の対象にしていません。外から指示を出せるようになっても、出す一押しは机に戻ってからです。

・仕組みを保守する時間は増えました。新しく作った仕組みが狙いどおりに動いているかは、導入したときも、動きを変えたときも、自分の目で確かめます。作って終わりにはできません。

・見た目のチェックも、最終的に見るのは自分です。数値で「にじみ・欠け・はみ出し」の候補を先に拾う補助は入れましたが、「これでお渡ししていいか」の判断は自分でしています。

■ 今のところの結論

減ったのは「思い出す」「探す」「数える」。減らなかったのは「決める」「確かめる」「責任を持つ」。そして増えたのは、机の前にいなくても手をつけられる時間でした。

任せる前にこの線引きを決めておくと、あとからの認識違いを減らしやすくなると思います。

こうした事務作業の仕組み化は、作業内容を確認したうえで、対応できる範囲を個別にご提案しています。