複数案件の締切と返事待ちを、毎朝スマホの1通にまとめる方法

在宅で仕事をしていると、朝いちばんに確かめることが3つあります。今日と明日の締切。返事が止まっているやり取り。今日どれから手をつけるか。

相手が1社なら頭の中で足ります。3社を超えたあたりから、私は取りこぼすようになりました。

いまは、この3つが毎朝スマホに1通で届きます。実際に届いている通知を、社名と案件名だけ架空に差し替えて載せます。

■ 実際に届いている1通

おはようございます。2026年8月19日（水）の朝の一報です。

【締切｜3日以内】

・【本日 8/19】A社 紹介動画 第2章 初稿

・【8/21】B社 定期投稿 2本

・【超過 8/16】C社 見積書の送付

【返事が止まっているやり取り】

・C社：こちらが「今週中にお送りします」と書いたまま4日

・D社：先方の返信待ち 3日

【今日やること】

1. C社へ見積書を送る（超過しているため最優先）

2. A社 第2章の書き出し

3. B社の素材を確認

【動いている作業】

・画像の生成 2件（うち1件は確認待ち）

以上です。

この通知は、順調な予定だけでなく、自分が止めている仕事も隠さず上に出す形にしています。上の例でいえば、超過している見積書は私の側の遅れです。

■ 最初に作ったものは、使われませんでした

作った当初は、パソコンの画面に出るだけの形にしていました。締切も、返事待ちも、ちゃんと出ていました。それでも私は見ていませんでした。その画面を開かない限り、出てこなかったからです。

朝の私は、まずスマホを見ます。パソコンを開くのは、その日の作業を始めると決めたときです。つまり、その日の動き方を考えている時間帯に、この通知は視界に入っていませんでした。

私の場合は、届く場所を変えてから、この通知を見るようになりました。中身は同じです。

■ 出すものを4つまで削りました

削るときの基準は「これを読んで、今日の動きが変わるか」だけにしました。

もともとは毎朝ニュースの要約を出す道具でしたが、要約は全部外しました。私の場合、朝に読み物が届いても、その日の行動にはつながりませんでした。

残したのは、締切・返事が止まっているやり取り・今日やること3つ・動いている作業の上位2件。この4つだけです。

■ いちばん手間をかけたのは「返事待ち」の判定

以前、ある仕事で7日間、こちらと相手が互いに「相手の番だ」と思ったまま止まっていたことがあります。どちらの文にも「いつまでに」が書かれていなかった、それだけの理由でした。

そこで、拾う条件をこうしました。

・相手の最後の発言に、こちらへの質問・確認依頼・提出依頼が含まれている

・自分が「後ほど送ります」のように次の行動を書いたまま、まだ出していない

・上のどちらかに当てはまり、3日以上動いていない

2つ目が要点だと思っています。自分から「次に出します」と書いた時点で、相手は待つ側に回ります。返事が来ていないから相手待ち、とは限りません。

ただし、機械が出すのは「止まっているようだ」という候補までです。本当に自分の番かは、私が中身を見て決めています。お知らせや事務連絡が混ざることもあるので、そこは人が判断する場所として残しました。

■ 記録として分かっていること

「これで何分減った」という数字は出していません。測っていないからです。

記録として分かっているのは、8月1日から15日まで、この通知が毎朝届いていることです。私自身は、朝に見る場所をこの1通に決めています。効果を数字で言えるようになったら、また書きます。

なお、ここに書いたのは私の環境での話です。同じように動くかどうかは、お使いのパソコンや連絡手段によって変わります。

■ 向く方と、向かない方

向くと思うのは、締切と返事待ちが複数の相手にまたがっている方です。相手が1社だけなら、この仕組みは要らないと思います。

手順書を読んで、ご自身の環境で設定していただく形です。設定作業を代わりに行うものではないので、「全部おまかせしたい」という方には向きません。

■ お渡ししているもの

・価格：3,000円（買い切り）

・中身：手順書3本のファイル

　　　　朝の一報（この記事の仕組み）／手元の書類を横断で探す／打ち合わせの録音を議事録にする

・納品：ココナラのトークルームにファイルでお送りします

・含まないもの：設定の代行、パソコンの遠隔操作

・質問：ご購入日から14日以内、かつ5往復まで、トークルーム内で回答します（動作の完了や解決をお約束するものではありません）

・費用：手順書そのものに継続課金はありません。AIや通知先の利用料金は、ご契約の状況によって変わります

・動作を見ているのはMacです。必要な環境は出品ページに書いていますので、ご購入前にお読みください

■ 最後に

もし同じことをやってみるなら、まず「どこに届けば自分は見るか」を決めるところからだと思います。中身より先に、届く場所です。

■ ご購入前にお読みください

・これは記録と整理のための手順書です。締切や返事を自動で守るものではなく、最終の判断と対応はご自身で行っていただきます。

・すべての連絡や期限を拾えるものではありません。条件に当てはまらないものは出てきませんし、誤って拾うこともあります。

・作業時間の短縮その他の成果をお約束するものではありません。

・パソコンの環境やAI側の仕様が変わった後も同じように使えること、また将来の改修は、この商品には含みません。

・お勤め先の連絡手段や顧客とのやり取り、録音を扱う場合は、勤務先・依頼元・相手方の決まりと必要な許可を事前にお調べください。

・専門的な判断が要る場面では、専門家にご相談ください。

朝の一報の作り方は、手順書としてお渡ししています。