内定辞退の連絡、「今日かけよう」と思いながら先延ばしにしていませんか。 正しいタイミングと伝え方、文例まで

1.「連絡しなきゃ」と思いながら、今日もかけられなかった人へ

複数社から内定をもらった。

第一志望を決めた。

でも、

辞退する会社への連絡が

できていない。

「今日かけよう」と

思っているうちに、

夜になってしまった。

「怒られるかもしれない」

「印象が悪くなる」

「なんて言えばいいか分からない」

こういう気持ちが重なって、

なんとなく先延ばしに

なってしまっている。

「3日後にかけよう」が

1週間になり、

「来週にしよう」に

なっていたりします。

でも、

先延ばしにするほど、

相手の会社にとっても、

自分にとっても、

状況は悪くなります。

この記事では、

内定辞退の連絡を

「正しいタイミング」と

「伝え方」で、

スムーズに終わらせるための

具体的な方法をお伝えします。

2.なぜ「先延ばし」が一番よくないのか

先に答えを言います。

内定辞退の連絡が

遅くなるほど、

相手の会社が困ります。

企業は、

内定を出した人が

入社することを前提に、

採用計画や

他の候補者への対応を

進めています。

辞退が遅れると、

「この枠は埋まった」として

他の候補者の選考を

止めてしまうことがあります。

つまり、

連絡が遅れることで

他の候補者のチャンスも

奪うことになります。

また、

内定承諾書の提出期限がある場合、

回答期限を無視したまま

放置することは

社会人としての

信頼を損ないます。

「どうせ辞退するなら

もっと早く言ってほしかった」

というのが

採用担当者の本音です。

また、

「内定をもらった後に

長期間連絡がない」という状況は、

採用担当者にとっても、

「本当に来るのか」という

不安を与え続けることになります。

先延ばしは、

気まずさを先送りにするだけで、

状況は良くなりません。

つまり、

内定辞退の連絡は

「早ければ早いほど誠実」です。

3.内定辞退のベストタイミング

辞退の連絡は、

いつするのが正しいのかを

整理します。

基本：

辞退を決めたら、

その日か翌営業日中に連絡する

「もう少し考えてから」と

先延ばしにしても、

結論が変わることは

ほとんどありません。

決めたら動く、が原則です。

絶対に避けるべきタイミング：

・入社日の直前や当日

・内定承諾書を提出した後に

　長期間経ってから

内定承諾後の辞退は、

相手の会社に

大きな迷惑をかけます。

承諾前の段階で

意思を固めることが

理想ですが、

承諾後に辞退が

必要になった場合も、

決まったらすぐに連絡することが

最低限のマナーです。

なお、

内定承諾後の辞退は

法律上は可能ですが、

入社日が近い場合や

雇用契約書を交わした後は、

相手の会社への影響が

大きくなります。

そうなる前の段階で

決断することが、

お互いのためになります。

4.連絡手段は「電話」が基本

内定辞退の連絡は、

メールではなく

電話が基本です。

メールだけで済ませると、

「誠意がない」と

受け取られることがあります。

電話で直接伝えた上で、

後からお礼と辞退の旨を

メールで送るのが

丁寧な対応です。

電話のタイミング：

相手が忙しくない時間帯を選びます。

避けた方がいい時間帯：

・始業直後（9時〜9時半ごろ）

・昼食時（12時〜13時ごろ）

・終業直前（17時半以降）

おすすめの時間帯：

10時〜11時半、

または14時〜17時ごろ。

採用担当者が

比較的対応しやすい

時間帯です。

5.電話での伝え方・具体的な例

電話で伝えるときの

流れを整理します。

①名乗り・用件を伝える

「お世話になっております。

先日内定をいただきました

○○（名前）と申します。

採用担当の△△様はいらっしゃいますか」

担当者につながったら：

「先日は内定のご連絡を

いただきありがとうございました。

たいへん恐縮ですが、

今回は内定を辞退させて

いただきたくご連絡いたしました」

②理由を一言添える

長々と説明する必要はありません。

一言で十分です。

「他社への入社を

決めましたため」

「一身上の都合で」

どちらでも構いません。

詳細な理由を聞かれた場合も、

「自分のキャリアの方向性を

考えた上で判断しました」で

問題ありません。

③お礼を伝えて締める

「選考にお時間をいただき、

本当にありがとうございました。

末筆ながら、

貴社のご発展をお祈り申し上げます」

電話は

3分以内を目安に、

簡潔に終わらせます。

担当者が不在の場合は、

「改めてお電話いたします」と伝え、

折り返しのタイミングを確認します。

伝言での辞退は

原則避けてください。

必ず担当者本人に

直接伝えることが

基本です。

6.採用担当者から見た「内定辞退」の話

ここで、

採用する側の

本音をお伝えします。

転職者が思っていること：

「内定辞退の電話は、

採用担当者に

嫌われるのではないか」

採用担当者が

実際に見ていること：

内定辞退そのものを

怒る採用担当者は、

ほとんどいません。

転職活動は

複数の会社を同時に受けるのが

普通です。

辞退が出ることも

前提として

動いています。

ただし、

連絡が遅い・メールだけで済ませる・

無断でそのままになる、

といった対応は、

採用担当者としては

印象に残ります。

転職業界は

思っているより狭いです。

採用担当者が転職して

別の会社で

またあなたの選考に

関わることもあります。

同じ業界内で

採用担当者同士が

繋がっていることも

珍しくありません。

「内定辞退の対応が丁寧な人」という

印象は、

そういう場面で

思わず活きることがあります。

＊元採用担当として言うと、

内定辞退の電話を

丁寧にかけてきた人のことは、

好印象として

記憶に残ります。

「また機会があればぜひ」と

思うこともありました。

つまり、

内定辞退は誠実にやれば、

関係を壊すものでは

ありません。

7.電話後のお礼メール・文例

電話の後は、

その日中にお礼メールを

送ります。

以下は文例です。

——

件名：内定辞退のご連絡（○○）

株式会社○○

採用担当 △△様

お世話になっております。

○○（名前）でございます。

先ほどはお電話にて

失礼いたしました。

改めまして、

今回は内定を辞退させていただく旨を

メールにてご連絡申し上げます。

選考を通じて

貴社の皆様にご丁寧に

対応いただいたにもかかわらず、

このようなご連絡となりましたことを

深くお詫び申し上げます。

今後も貴社のご発展を

心よりお祈り申し上げます。

○○（名前）

——

このメールは

200字前後で簡潔にまとめ、

長文にする必要はありません。

8.まとめ：先延ばしが一番つらい。決めたらすぐ動く

今日お伝えしたことを

まとめます。

先延ばしは相手にも

自分にもよくない。

「早いほど誠実」が原則

辞退を決めたら

その日か翌営業日中に連絡

連絡手段は「電話が基本」

後からメールでフォロー

電話は3分以内・簡潔に。

理由は一言で十分

採用担当者は辞退を怒らない。

遅さと無断対応を嫌がる

内定辞退の連絡は、

怖いものではありません。

相手の会社の時間を

これ以上奪わないために、

誠実に・早く・簡潔に。

それだけで、

きちんと終わらせることが

できます。

応援しています。