おはようございます。SUKEでございます。
本日は、仕事を抱えすぎている管理職の業務整理について、考えます。
業務整理は、実はとても面倒くさいです。
日頃、感覚で行っている仕事を明確にし、カテゴリごとに振り分けていく必要がありますが、その目的は、空白の時間を作ることで、本来やるべき業務に専念することなのです。
実際、現場で行っている仕事を大きく分けてみると、下記に該当するのではないでしょうか。
・無意識のルーチンワーク
・意識したルーチンワーク
・無意識のアドホックワーク
・意識したアドホックワーク
アドホックとは・・・決まりきったものではなく、その場、状況に応じた臨機応変に対応すること。
このルーチンワークを横軸に、アドホックワークを縦軸にマトリックスを作成し”重みづけ”を行うことで、意識的に仕事を振り分けることができます。
業務整理を行うべきは、組織から与えられた役割を遂行できない管理職や思ったより、成果が上がらないと感じる方です。
医療・介護・福祉現場で働いていると、ルーチンワークに加え、臨機応変に対応すべきアドホックワークが多々あります。
それは利用者や患者の体調が急変する確立が高く、予定通りに仕事が進まないという現実に直面するからです。
しかし、それでも行うべきは、臨機応変に対応すべき仕事が入ることを想定した計画作りです。
そのためにも朝から夜までの1日単位で終わらせる仕事、１週間単位で終わらせる仕事、１ヵ月単位で終わらせる仕事を計画し、ある程度時間に余裕を持つことも重要です。
例えば、あなたがマネジャー職だとします。同時にプレイヤーという役割も担っていると考えます。
つまり「プレイングマネージャー」です。
組織が求めるマネージャーの役割を果たせていない？と感じるときに「KJ法」と「マトリクス」を利用して、付箋に自分の業務を書き出し、貼り付けます。
そうすると以外にも、マネージャーとして果たすべき役割を行っておらず、プレイヤーとしての仕事量が多いことが分かります。
逆に、マネージャーとしての仕事が多く、プレイヤーとしての仕事が少ないこともあります。
プレイングマネージャーとして本来、何に時間と労力を費やすべきなのか「比重」についてあらかじめ組織で決めることが理想ですが、想定と現実に乖離があった場合には、その理由を探る必要があります。
そうして業務を整理し、自分がやらなくてよい業務は他に振るのです。
業務整理は、総じて組織の中で重要な『マニュアル作成』にもつながります。マニュアルはこれまで費やした時間と経験、知識を集めた教科書のようなものです。
人が退職したら、また１からスタートでは意味がありません。
まずは業務整理からスタートしてはいかがでしょうか。
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