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【介護事業所の管理職向け】業務時間外における情報の取扱いについて
記事ビジネス・マーケティング
部下とのコミュニケーションを円滑にするために、
「少し確認しておこう」「早めに伝えておこう」という思いから、
夜間や休日に個別で連絡を取り合うことはありませんか。
管理職としては善意からの行動でも、そのやり取りの方法によっては、ハラスメントや情報管理の面で思わぬリスクにつながることがあります。
特に、クレーム対応、スタッフ同士の人間関係など、配慮が必要な情報（機微情報）が、会社の管理外である個人LINEや私用チャットなどでやり取りされる状態は、注意が必要です。
例えば、「返信は明日で大丈夫です」と添えたとしても、通知を受け取った部下は気になってしまうことがあります。また、私的な連絡ツールでは、誤送信や端末の紛失などによる情報漏えいのリスクもゼロではありません。
そのため、管理職の配慮だけに頼るのではなく、「どの情報を、どのツールで、どのタイミングで共有するか」という組織としてのルールを整えておくことが重要です。
「情報統制」と聞くと堅苦しい印象を受けるかもしれません。しかし、本来の目的は情報を制限することではなく、情報漏えいやハラスメントのリスクを減らし、管理職・職員・事業所のすべてを守ることにあります。
そこで今回は、管理職が安心してコミュニケーションを取るために、今日から実践できる「3つのルール」をご紹介します。
1. 情報の重要度に応じて連絡手段を使い分ける
個人LINEや私用メールは便利ですが、誤送信や端末紛失、アカウントの乗っ取りなど、情報管理のリスクも伴います。
情報の重要度に応じて、会社が指定した連絡手段を使い分けるルールを決めておくことが大切です。
2. 緊急時の連絡ルールをあらかじめ決めておく
「緊急だから仕方ない」という判断が積み重なると、時間外連絡が常態化しやすくなります。
夜間や休日にトラブルが発生した場合は、誰が、誰に、どのような内容を報告するのかを、あらかじめフローとして決めておきましょう。
管理職が使いやすい初期対応の一例
＜体調やメンタル、人間関係の相談が届いた場合＞
「連絡ありがとうございます。大切な内容なので、明日の朝、落ち着いて直接お話を聞かせてください。今日はゆっくり休んでくださいね。」
＜業務上のトラブル（命に関わらない内容）の報告が届いた場合＞
「報告ありがとうございます。状況は把握しました。組織としての対応は明日の朝に進めますので、今夜はここまでで大丈夫です。」
このような一言があるだけでも、部下は安心して休息を取ることができます。
3. 「今夜対応すること」と「明日対応できること」を整理する
管理職には、「今すぐ対応すべきこと」と「翌営業日でも問題ないこと」を冷静に判断する視点が求められます。
今すぐ対応するケース
判断の目安
・命に関わること
・施設運営に重大な影響があること
・時間の経過で被害が大きくなること
（例）
・ご利用者の急変
・火災や自然災害
・警察・救急が関わる事案
・緊急性の高い重大事故への対応
翌営業日に対応できるケース
判断の目安
・翌日でも結果が変わらないこと
・職員の休息を優先した方がよいこと
（例）
・シフト調整
・日常的なクレームへの対応方針
・スタッフ間の人間関係の相談
・事務手続きの確認
・業務改善のアイデア
「今すぐ対応する必要があるか」を
一度立ち止まって考えることは、
職員の働きやすさだけでなく、
管理職自身の負担軽減にもつながります。
ぜひ参考にしてみてください。
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