今さら聞けないビジネス文章の書き方vol.3.文章の長さ

このコラムの読み手は、以下の方々を主な対象にしています。

上司や先輩から文章の書き方を指摘されることの多い人

文章を書くのが苦手な人

OJTトレーナーとなり、部下の文章をレビューすることになった人

仕事において、「自分には文章を書く才能がないから」というのは言い訳になりませんよね。

ビジネスにおける文章は、相手に誤解なく、わかりやすく伝えることが大切です。

読み手によって、様々な解釈ができる文章では、仕事関係者内での認識齟齬が発生し、各々が違う方向を向いて仕事をしてしまいかねないからです。

ですから、ビジネスにおける文章は、『相手に誤解なく、わかりやすく伝える』書き方をしなければなりません。

このコラムでは「文章の長さ」についてお伝えしていきます。

文章には適切な長さがあります。

一つの文章を長く続けると、文の構造が複雑になるため、文法的な誤りが発生してしまいやすくなります。

こうした文章は、読み手にとってわかりづらいばかりか、誤解を与えてしまう可能性があります。

そうならないように、読み手にとって、わかりやすい長さで文章を書く必要があります。

それでは、適切な1文の長さとはどの程度でしょうか？

ちなみに、1文とは、「。」から「。」までです。行とは異なりますので注意しましょう。

適切な1文の長さは、メールと紙の文章によって異なります。

このように考えておくと良いでしょう。

メールの文章の場合は、30字程度。多くても40字まで。

紙の文章の場合は、40字程度。多くても60字まで。

1文が長すぎる場合は、文章を分割すると良いでしょう。

1文が長い例：

明日の天気予報の番組をみたところ、明日の天気は曇りのち雨だったので、私は傘を持ち歩こうと思ったが、外出予定はないので、その必要はないことに気付いた。

文章を分割する例：

明日の天気予報の番組をみたところ、明日の天気は曇りのち雨だった。私は傘を持ち歩こうと思ったが、外出予定はないので、その必要がないことに気付いた。

このように、1文を分割すれば良いのです。

しかし、短くすれば良いというわけではありません。短すぎる文の連続は、文のつながりが分かりづらくなってしまいます。

短い文の連続となってしまった場合は、文との繋がりを持たせた一文にまとめると良いでしょう。

短い文の連続例：

今日は企画会議があった。Ａ企画が選ばれた。Ａ企画は佐々木さんが担当することになった。

文をまとめる例：

今日は企画会議があり、Ａ企画が選ばれ、佐々木さんが担当することになった。

このように、文をまとめると良いのです。

文章には適切な長さというものがあります。

だいたい30~40字と考えておくと良いかもしれません。

ぜひ、ご自身がビジネス文章を書く際や、部下の文章をレビューする際の参考にしてみてください。

チェック観点：

1文の長さは30~40字程度

1文が長い場合は、文を分割する

短い文の連続は、まとめる

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