今さら聞けないビジネス文章の書き方vol.4.文末表現

このコラムの読み手は、以下の方々を主な対象にしています。

上司や先輩から文章の書き方を指摘されることの多い人

文章を書くのが苦手な人

OJTトレーナーとなり、部下の文章をレビューすることになった人

仕事において、「自分には文章を書く才能がないから」というのは言い訳になりませんよね。

ビジネスにおける文章は、相手に誤解なく、わかりやすく伝えることが大切です。

読み手によって、様々な解釈ができる文章では、仕事関係者内での認識齟齬が発生し、各々が違う方向を向いて仕事をしてしまいかねないからです。

ですから、ビジネスにおける文章は、『相手に誤解なく、わかりやすく伝える』書き方をしなければなりません。

このコラムでは「文末表現」についてお伝えしていきます。

文章を書く時に、文末表現を疎かにしている人は意外と多くいます。

文末表現には「です・ます」で終わらせる敬体と、「である・だ」で終わらせる常体を使うことが一般的です。

この「です・ます」と「である・だ」を混ぜてしまっている文章というのは、読み手に違和感を抱かせやすくします。

なぜなら、敬体と常体にはそれぞれ特徴があるからです。

「です・ます」敬体表現の特徴は、読み手に語り掛けるように伝える場合に使われます。要件や自分の考えを丁寧に伝える場合などです。そして、優しくて柔らかい印象を読み手に与えやすくなります。

「である・だ」常体表現の特徴は、一般的に自分の意見を主張する場合に使われます。そして、すっきりとした印象を読み手に与えやすくなります。

このように、それぞれ特徴と与える印象は異なります。読み手に違和感を与えないように、文末表現を統一して使うようにしましょう。

ぜひ、ご自身がビジネス文章を書く際や、部下の文章をレビューする際の参考にしてみてください。

チェック観点：

文末表現を統一させる

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