「議事録は発言を全部残すべき？」会議の内容を正確に伝えるために大切なこと

会議の議事録を作成するとき、発言をどこまで残せばよいのか迷うことはありませんか？

発言をできるだけ詳しく残した方が、正確な議事録になるようにも思います。

一方で、発言をすべて書き起こしてしまうと、文章量が多くなり、何が話し合われたのか分かりにくくなることもあります。

特に、1時間、2時間と続く会議では、発言をすべて記録すると相当な文章量になります。

では、議事録はどこまで詳しく書けばよいのでしょうか。

今回は、会議の発言を残す範囲と、内容を整理するときに気をつけたいことについて考えてみます。

発言を全部残せば、正確な議事録になる？

議事録を作成するとき、発言を省略すると大切な情報が抜けてしまうのではないかと心配になることがあります。

確かに、発言を詳しく残すことで、会議中にどのような意見が出されたのかを確認しやすくなります。

しかし、発言をすべて残すことと、会議の内容が正確に伝わることは、必ずしも同じではありません。

例えば、会議中には同じ説明が繰り返されたり、話題が途中で変わったりすることがあります。

発言をそのまま並べると、後から読んだ人が、結局何が決まったのか分からなくなる場合もあります。

議事録を読む人が知りたいのは、発言の一つひとつだけではなく、どのような内容が話し合われ、最終的にどうなったのかということも多いと思います。

そのため、議事録を作成するときには、発言をどこまで残す必要があるのか、会議の目的に合わせて考えることが大切です。

決まったことと、まだ決まっていないことを分ける

議事録を整理するとき、特に注意したいのが、決定事項と検討中の事項を混同しないことです。

例えば、会議で次のような発言があったとします。

「来月から新しい方法に変更することも考えていますが、もう少し検討が必要だと思います」

この発言を要約して、

「来月から新しい方法に変更する」

と書いてしまうと、意味が変わってしまいます。

実際には、変更が決定したわけではありません。

このような場合には、

「新しい方法への変更について検討したが、継続して協議することとなった」

など、決定していないことが分かるように整理する必要があります。

また、会議では、何かを実施することが決まっても、担当者や期限までは決まっていない場合があります。

そのようなときに、議事録を作成する側が勝手に担当者や期限を補ってはいけません。

決まったこと、検討中のこと、確認が必要なことを区別する。

これは、議事録を作成するときに特に大切な部分だと思います。

発言を短くするときほど注意が必要

議事録では、発言を読みやすくするために要約することがあります。

しかし、短くまとめようとするあまり、発言の意味が変わってしまうことがあります。

例えば、

「この案には基本的に賛成ですが、費用について確認してから進めた方がよいと思います」

という発言があったとします。

これを単に、

「提案に賛成した」

と記録してしまうと、費用の確認が必要だという条件が抜けてしまいます。

この場合には、

「提案には基本的に賛成する意見があったが、実施前に費用を確認する必要があるとの指摘があった」

など、発言の趣旨が残るように整理した方がよいでしょう。

また、反対意見や懸念事項についても同様です。

最終的に多数の意見が一致したとしても、重要な反対意見が出されていたのであれば、記録として残す必要がある場合があります。

議事録では、文章を短くすること自体が目的ではありません。

短くしても意味が変わらないことが大切です。

特に、条件付きの賛成、保留、反対、追加確認などの表現には注意したいところです。

発言者を残した方がよい場合もある

議事録には、発言者の名前を記載する形式と、発言者を明示せず議題ごとに内容をまとめる形式があります。

どちらが適しているかは、会議の性質によって異なります。

例えば、一般的な打ち合わせでは、発言者をすべて記載するよりも、議題ごとに意見や決定事項を整理した方が読みやすい場合があります。

一方で、委員会や重要な意思決定を行う会議などでは、誰がどのような意見を述べたのかを残す必要があることもあります。

特に、責任の所在や意思決定の経緯を確認する必要がある場合には、発言者の情報が重要になることがあります。

また、会議の規程などで記録方法が決められている場合には、その形式に従う必要があります。

そのため、議事録を作成する前に、どの程度詳しく発言を残す必要があるのかを確認しておくとよいと思います。

すべての会議で同じ形式を使うのではなく、目的に応じて記録方法を選ぶことが大切です。

音声が残っていても、判断できない部分はある

最近では、会議を録音し、音声データから文字起こしを行うことも増えています。

録音があれば、聞き逃した発言を確認できるため、議事録を作成する際の助けになります。

ただし、録音があればすべての内容を正確に把握できるとは限りません。

例えば、複数の人が同時に発言していたり、声が小さかったりすると、内容を聞き取れない場合があります。

また、「それでお願いします」「先ほどの案でよいと思います」といった発言では、何を指しているのか、音声だけでは判断しにくいこともあります。

さらに、会議中に画面共有された資料や、配布された書類を見ながら説明している場合には、音声だけでは十分な情報が得られないこともあります。

こうした場合、聞き取れなかった内容や判断できない部分を、推測で補うことは避けたいところです。

必要に応じて、会議資料や発言者への確認を行うことが大切です。

文字起こしの精度が高くても、それだけで議事録の内容が正確になるわけではありません。

議事録は後から読んで分かることが大切

議事録は、会議に参加した人だけが読むとは限りません。

欠席した人や、後から業務を引き継ぐ人が確認する場合もあります。

そのときに、何が話し合われ、どのような結論になったのかが分からなければ、記録として十分に役立たないことがあります。

例えば、議題ごとに、検討した内容、決定事項、継続して確認する事項などを整理しておくと、後から確認しやすくなります。

また、担当者や期限が決まっている場合には、それらを明確に記載しておくことも大切です。

ただし、読みやすさを優先するあまり、議論の経緯や重要な意見を省略しすぎないように注意する必要があります。

議事録は、単に文章を短くまとめる作業ではありません。

会議の内容を正確に残しながら、後から必要な情報を確認できる形に整理する作業だと思います。

最後に

議事録を作成するとき、発言をすべて残した方がよいのか、それとも要点だけをまとめればよいのか、迷うことがあると思います。

ただ、どちらか一方が必ず正しいというわけではありません。

会議の目的や性質によって、必要な記録の詳しさは異なります。

発言者や発言内容を詳しく残す必要がある会議もあれば、決定事項や今後の対応を中心に整理した方がよい会議もあります。

大切なのは、文章量の多さではなく、必要な情報が正確に残っていることです。

特に、決定事項と検討中の事項を区別すること、条件付きの意見を省略しないこと、判断できない部分を推測で補わないことには注意したいところです。

議事録は、発言をただ短くするのではなく、会議で何が話し合われたのかを正しく残すもの。

そのことを意識するだけでも、議事録のまとめ方は少し変わってくるのではないかと思います。

音声の文字起こしや議事録の整理については、サービスでも対応しています。会議の内容や希望する記録形式に応じて、対応可能な範囲をご案内していますので、必要に応じてご相談ください。

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