【実際に仕訳入力をする職員目線】レシートを溜めると、こんなことに困ります

こんにちは。やまもとです。

「レシート、あとでまとめて整理すればいいや」

個人事業主の方なら、一度は思ったことがあるのではないでしょうか。

毎日の仕事や家事、子育てなどに追われていると、レシートの整理ってどうしても後回しになりがちです。

私自身、これまで税理士事務所で約7年、フリーで約3年、実際に帳簿を見たり、仕訳を入力したりする仕事をしてきました。

そんな「実際に仕訳を入力する側」からすると、

レシートが大量に溜まっている状態は、思っている以上に大変です。

今回は、レシートが溜まると仕訳入力するときにどんなところで困るのか、現場目線で書いてみます。

「これ、何に使ったお金だっけ？」となる

レシートが月単位で整理されていれば、まだ確認しやすいのですが、

何ヶ月分ものレシートがまとめて入っていると、まず困るのが、

「これ、何に使ったんだろう？」

ということです。

例えば、

・コンビニ

・ドラッグストア

・ホームセンター

・Amazon

・スーパー

などのレシート。

仕事で使ったものなのか、プライベートで使ったものなのか。

仕事で使ったとしても、何のために購入したのか。

レシートを見ただけでは判断できないものも結構あります。

特に個人事業主の場合は、仕事用とプライベート用の支出が混ざりやすいので、

「これは事業用ですか？」

なんて確認が多数になることもあります。

日付順になっていないと、地味に時間がかかる

レシートが大量にあると、

「まず日付順に並べる」

というところから作業が始まります。

1枚1枚の日付を確認して、

「これは9月3日」

「これは9月15日」

「こっちは8月だった！」

というように仕分けていく。

この作業自体は難しいことではありません。

でも、レシートが何十枚、何百枚となると、それだけで結構な時間がかかります。

仕訳入力をする側としては、

「入力する前の準備に時間がかかる」

という状態になってしまいます。

同じレシートが入っていることもある

レシートをまとめて保管していると、

「あれ？これ前にも見たような……」

ということがあります。

入力済みのレシートが重複して入っているケースです。

もちろん、重複しているからといって必ず二重計上されるわけではありません。

でも、仕訳を入力する側からすると、

入力済みなのか、それとも同じものをまた購入したのか

を確認する必要があります。

レシートがきちんと整理されていれば、こうした確認もかなりしやすくなります。

「レシートがない」より困ることもある

実は、仕訳を入力する側からすると、

「レシートがない」

ことだけが問題なのではありません。

個人的には、

「レシートはあるけど、何の支払いなのか分からない」

という状態もかなり困ります。

例えば、ネットショップの購入履歴や、内容が分かりにくいレシートなど。

金額だけを見ても、

「これって仕事で使ったものだったっけ？」

となることがあります。

こういうときは、結局ご本人に確認することになります。

1件だけなら問題ありません。

でも、これが何件も続くと、

「確認→回答を待つ→入力」

という流れになり、なかなか作業が進みません。

レシートが整理されているだけで、仕訳入力はかなり楽になる

逆に言えば、レシートがある程度整理されているだけで、仕訳入力をする側はかなり助かります。

例えば、

・月ごとに分ける

・日付順に並べる

・仕事用とプライベート用を分ける

・内容が分からないものにはメモを付ける

・重複していないか確認する

・レシートがない支払いがないか確認する

このあたりができているだけでも、作業の進み方は大きく変わります。

何か特別なことをする必要はありません。

「後から見た人が分かる状態にしておく」

これだけでも、かなり違います。

でも、それができないからレシートが溜まる

……とはいえ。

「それができたら苦労しないよ！」

という話でもありますよね（笑）

仕事をして、家事をして、子育てをして。

そのうえ毎月レシートまで整理する。

時間があるときはできます。

でも、忙しい時期になると、

「とりあえずここに入れておこう」

となってしまう。

そして気がついたら、

レシートの山ができている。

これ、決して珍しいことではありません。

レシート整理は「経理」だけど、かなり単純作業

レシート整理の実際の作業は、

・日付を確認する

・月ごとに分ける

・順番に並べる

・仕事用とプライベート用を分ける

・必要に応じてメモする

など、地道な作業が中心です。

だからこそ、

「自分でやらなきゃ」

と抱え込まなくてもいい作業だと思っています。

「仕訳入力は自分でやる。でもレシート整理は誰かに任せたい」

そんな方もいると思います。

実際、経理作業のすべてを丸投げする必要はありません。

例えば、

税理士に提出前にレシートの整理だけ外注する。

それだけでも、

「レシートを整理しなきゃ……」

という負担を減らすことができます。

私もココナラで、レシート・領収書の整理サービスを出品しています。

税理士事務所で約7年、フリーで約3年、実際に仕訳入力や帳簿に関わってきた経験を活かして、

「その後の経理作業がしやすい状態にする」

ことを意識して整理しています。

レシート整理は地味だけど、経理の土台です

レシート整理って、正直かなり地味な作業です。

売上が増えるわけでもないし、

「今日はレシートを50枚整理したぞ！」

と達成感を感じる作業でもないかもしれません（笑）

でも、ここが整理されていると、その後の仕訳入力や帳簿確認がスムーズになります。

逆に、ここがぐちゃぐちゃだと、

「まずレシートを整理するところから……」

となってしまいます。

経理は、入力作業だけが経理ではありません。

入力する前の「準備」も、意外と大事です。

もし、

「レシートが溜まりすぎて、もう自分ではやりたくない……」

という状態なら、

レシート整理だけ誰かに任せる、という方法もあります。

自分でやる仕事と、人に任せる仕事。

全部を抱え込まずに、こうやって分けてみるのも一つの方法だと思います。