契約書は毎回作り直す必要がある？同じ契約書を使い回す際の注意点を行政書士が解説

「取引先が変わるたびに契約書を作り直す必要がある？」

「一度作成した契約書を、別の取引先にも使っていい？」

「自社専用の契約書を作って、繰り返し使いたい」

事業を行っていると、このような疑問を持つことがあるのではないでしょうか。

結論からいうと、契約書は必ずしも毎回一から作り直す必要はありません。

同じような取引を繰り返す場合には、あらかじめ自社用の契約書を作成しておき、取引ごとに必要な部分を変更して使用することができます。

ただし、すべての取引に同じ契約書をそのまま使えるわけではありません。

今回は、契約書を繰り返し使用するメリットと注意点について解説します。

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1．契約書は毎回作り直さなくてもいい？

契約書は、取引のたびに一から作成しなければならないものではありません。

例えば、Web制作会社が複数の顧客とホームページ制作契約を締結する場合、基本となる契約条件は共通していることがあります。

そのような場合には、共通する条項をまとめた契約書の雛形を用意しておき、顧客ごとに必要な事項を変更する方法が考えられます。

自社の業務内容に合った契約書を一度作成しておけば、次回以降の契約手続きを効率化できます。

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2．同じ契約書を繰り返し使うメリット

自社用の契約書を準備することには、主に次のようなメリットがあります。

① 契約書を毎回一から作成する手間を減らせる

共通する条項を繰り返し作成する必要がなくなります。

② 契約条件を統一しやすい

秘密保持、損害賠償、契約終了などの基本条件を統一しやすくなります。

③ 契約手続きをスムーズに進められる

新しい取引が決まった際にも、必要な部分を調整することで契約書を準備できます。

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3．契約書を使い回す際の注意点

契約書を繰り返し使用する場合でも、次のような事項は取引ごとに確認する必要があります。

契約相手の名称・住所

業務内容・業務範囲

報酬額・支払条件

契約期間・納期

成果物や著作権の取扱い

その他、個別の取引条件

例えば、同じWeb制作業務でも、制作するページ数や修正回数、納期などは顧客によって異なる場合があります。

そのため、契約相手の名前と金額だけを変更して、そのまま使用することはおすすめできません。

また、取引内容の変更や法改正などによって、以前作成した契約書の見直しが必要になることもあります。

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4．基本契約書と発注書を組み合わせる方法もある

同じ取引先と継続的に取引する場合には、基本契約書と発注書を組み合わせる方法もあります。

例えば、次のような使い分けです。

基本契約書

秘密保持、損害賠償、契約解除など、継続的な取引に共通する条件を定めます。

発注書・個別契約書

個別の業務内容、報酬額、納期などを定めます。

この方法であれば、共通する契約条件を毎回定め直す必要がなくなります。

ただし、発注書によって個別契約が成立する仕組みにする場合には、発注に対する承諾方法や、基本契約書との優先関係などを明確にしておくことが重要です。

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5．自社専用の契約書を作成するメリット

インターネット上には、さまざまな契約書の雛形が公開されています。

しかし、一般的な雛形が必ずしも自社の取引内容に合っているとは限りません。

例えば、同じ業務委託契約書でも、Web制作、システム保守、コンサルティングでは、必要な条項や業務の進め方が異なります。

自社の取引内容に合わせた契約書を作成しておくことで、繰り返し使用する際にも、必要な条件を整理しやすくなります。

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6．契約書の作成はファビスト行政書士事務所へ

ファビスト行政書士事務所では、個人事業主・フリーランス・中小企業の皆様を対象に、各種契約書の作成を承っています。

「毎回契約書を作り直すのが面倒」

「自社で繰り返し使える契約書を用意したい」

「顧客ごとに変更する部分をできるだけ少なくしたい」

このようなお悩みがある場合も、お気軽にご相談ください。

取引内容や業務の進め方を確認し、共通する契約条件と個別に変更する条件を整理したうえで、契約書を作成いたします。

修正回数無制限・追加料金なしで、完成まで対応しています。

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ファビスト行政書士事務所

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。契約書の再利用の可否や必要な修正内容は、取引内容や適用法令などによって異なります。また、行政書士が対応できる業務は法律上認められた範囲に限られます。