業務委託契約書と発注書はどう使い分ける？【後編】基本契約書と発注書の作成方法・注意点を行政書士が解説

継続的に業務委託を行う場合、案件ごとに契約書を作成するのは手間がかかります。

例えば、Web制作会社が外部のデザイナーに継続して制作業務を依頼する場合です。

毎回、秘密保持や損害賠償、著作権などの条項を含む契約書を作成するのは、事務的な負担になることがあります。

そこで活用できるのが、業務委託基本契約書と発注書を組み合わせる方法です。

基本契約書には共通する取引条件を定め、発注書には案件ごとに異なる条件を記載します。

ただし、この方法を採用する場合には、個別契約の成立方法や、書類間の優先順位などを明確にする必要があります。

前編では、業務委託契約書・基本契約書・個別契約書・発注書の違いと使い分けについて解説しました。

後編では、基本契約書と発注書を組み合わせた契約の作成方法について、具体的な条項例を交えて解説します。

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1．基本契約書と発注書を組み合わせる仕組み

基本契約書と発注書を組み合わせる場合、共通条件と個別条件を分けて定めます。

例えば、Webサイト制作業務を継続して委託する場合、次のような構成が考えられます。

基本契約書を一度締結した後、案件ごとに発注書を発行し、受注者が承諾することで個別契約を成立させる方法があります。

これにより、共通条件を毎回定め直す必要がなくなります。

ただし、発注書の送付だけで個別契約が成立する仕組みにするのか、受注者の承諾を必要とするのかは、基本契約書で明確にしておくことが重要です。

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2．基本契約書には何を記載する？

基本契約書には、継続的な取引に共通して適用する条件を定めます。

例えば、次のような事項です。

ただし、すべての業務委託契約で同じ条項を設ければよいわけではありません。

例えば、請負契約では成果物の完成や検収、契約不適合責任などが重要になります。

一方、準委任契約では、業務の遂行方法や報告義務、報酬の発生条件などが重要になる場合があります。

複数の契約類型を扱う基本契約書では、どの条項をどの業務に適用するのかを整理する必要があります。

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3．発注書には何を記載する？

発注書には、案件ごとに異なる条件を記載します。

例えば、Webサイト制作業務であれば、次のような事項です。

※上記は説明用の架空の条件です。

発注書に記載する事項は、業務内容や適用法令によって異なります。

また、フリーランス法や取適法などが適用される場合には、法令上必要な取引条件を適切な方法で明示する必要があります。

そのため、発注書の記載事項を設計する際には、契約実務上必要な事項と、法令上必要な事項の両方を確認することが重要です。

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4．個別契約はどの時点で成立する？

基本契約書と発注書を組み合わせる場合、特に重要なのが個別契約の成立方法です。

例えば、発注者が発注書を送付し、受注者がメールで承諾する方法があります。

この場合、基本契約書に次のような条項を設けることが考えられます。

条項例：個別契約の成立

第○条（個別契約）

1．甲が乙に対して個別の業務を委託する場合、甲は、業務内容、報酬、納期その他必要な事項を記載した発注書を乙に交付するものとする。

2．個別契約は、乙が前項の発注書の内容を承諾した旨を、書面又は内容を保存できる電磁的記録により甲に通知し、当該通知が甲に到達した時点で成立するものとする。

3．個別契約には、本契約の定めが適用されるものとする。

このように定めることで、発注書の送付と承諾によって個別契約が成立する仕組みを明確にできます。

ただし、メール以外の発注システムを利用する場合や、発注請書を取り交わす場合には、実際の運用に合わせて条項を調整する必要があります。

また、契約の成立時点と、フリーランス法や取適法に基づく取引条件の明示義務が生じる時点は、区別して考える必要があります。

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5．基本契約書と発注書の内容が違う場合はどうなる？

基本契約書と発注書を組み合わせる場合、両者の内容が矛盾することがあります。

例えば、次のような場合です。

基本契約書では支払期限を「翌月末日」としている

発注書では支払期限を「翌々月末日」としている

この場合、どちらの条件を優先するのかが問題になります。

そこで、基本契約書に優先順位を定める条項を設けることが考えられます。

条項例：基本契約と個別契約の優先順位

第○条（個別契約との関係）

1．個別契約には、本契約の定めを適用する。

2．本契約と個別契約の内容が矛盾又は抵触する場合には、当該個別契約において本契約の該当条項を変更する旨が明示され、甲乙が合意した場合に限り、当該個別契約の定めを優先する。

このように定めることで、発注書に異なる条件が記載された場合でも、基本契約の条件が意図せず変更されるリスクを抑えられます。

ただし、優先順位条項を設けた場合でも、法令に違反する条件が当然に有効になるわけではありません。

特に、フリーランス法や取適法などが適用される取引では、支払期日等について法令上の制限がある場合があります。

基本契約と個別契約の優先順位だけでなく、適用法令との整合性も確認する必要があります。

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6．発注書だけで個別契約を成立させる場合の注意点

基本契約書と発注書を組み合わせる場合、個別契約の成立方法を簡略化したいと考えることがあります。

例えば、発注書を送付した後、一定期間内に受注者から異議がなければ、承諾したものとみなす方法です。

しかし、このような仕組みには注意が必要です。

① 沈黙だけで当然に承諾が成立するわけではない

一般に、相手方が何も回答しなかったというだけで、当然に契約の承諾が成立するわけではありません。

そのため、一定期間内に異議がなければ承諾したものとみなす仕組みを設ける場合には、基本契約での合意や、実際の取引運用などを踏まえて慎重に検討する必要があります。

② 発注内容が明確である必要がある

発注書に業務内容や報酬、納期などが十分に記載されていない場合、何について合意したのかが不明確になる可能性があります。

③ 発注書の送付記録を残す

発注書をメールや発注システムで送付する場合には、送付日時や内容を確認できるようにしておくことが重要です。

④ 承諾内容を確認できるようにする

メールで承諾する場合には、どの発注書に対する承諾なのかを明確にしておくことが望ましいでしょう。

例えば、発注番号や発注日を記載する方法があります。

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7．基本契約書を終了した場合、個別契約はどうなる？

継続的な業務委託では、基本契約書の有効期間と個別契約の履行期間が一致しない場合があります。

例えば、次のようなケースです。

基本契約書の有効期間：2026年4月1日から2027年3月31日

個別契約の納期：2027年5月31日

この場合、基本契約書の有効期間が終了した時点で、履行途中の個別契約をどう扱うかが問題になります。

そこで、次のような条項を設けることが考えられます。

条項例：基本契約終了後の個別契約

第○条（基本契約終了後の個別契約）

本契約が期間満了その他の事由により終了した場合であっても、終了時点で有効に存続する個別契約については、当該個別契約が終了するまで、本契約の定めを引き続き適用する。ただし、本契約又は個別契約に別段の定めがある場合は、この限りでない。

このように定めることで、基本契約書の終了後も、履行途中の個別契約に共通条件を適用する仕組みを設けることができます。

ただし、重大な契約違反などを理由に基本契約を解除した場合にも個別契約を存続させるのかは、別途検討が必要です。

また、秘密保持義務や損害賠償など、契約終了後も効力を存続させる必要がある条項については、存続条項を設ける方法もあります。

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8．基本契約書と発注書を作成する際の注意点

基本契約書と発注書を組み合わせる場合、特に次の5つの事項を確認することが重要です。

基本契約書と発注書を組み合わせる方法は、契約管理を効率化できる一方、書類同士の関係が不明確だと、かえってトラブルの原因になることがあります。

そのため、共通条件と個別条件の役割を整理し、実際の業務運用に合った契約書類を作成することが重要です。

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9．行政書士に基本契約書と発注書の作成を依頼するメリット

行政書士は、行政書士法に基づき、権利義務に関する書類である契約書の作成を業務として取り扱うことができます。

基本契約書と発注書を組み合わせる場合、単に基本契約書の条項を作成するだけでなく、発注書の記載事項や個別契約の成立方法なども整理する必要があります。

例えば、次のような事項です。

基本契約書に定める共通条件の整理

発注書に記載する個別条件の整理

個別契約の成立方法の設計

書類間の優先順位の整理

基本契約終了後の個別契約の取扱い

契約書類全体の整合性の確認

このように、基本契約書と発注書を一体として設計することで、継続的な取引に利用しやすい契約書類を作成できます。

なお、行政書士が取り扱える業務には法律上の範囲があり、既に紛争が発生している案件や、法律上の紛争について相手方との代理交渉を行う業務などは、弁護士への相談が必要となる場合があります。

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10．よくある質問

Q1．基本契約書があれば、発注書は不要ですか？

必ずしもそうではありません。

基本契約書は共通条件を定めるものであり、案件ごとの業務内容や報酬、納期などは、発注書や個別契約書で定めることがあります。

Q2．発注書と発注請書は必ず両方必要ですか？

一般的な業務委託契約では、必ずしも両方が必要とは限りません。

発注書に対してメールで承諾する方法なども考えられます。

ただし、適用法令上の書面・電磁的方法に関する要件がある場合には、それらを満たす必要があります。

Q3．基本契約書と発注書の内容が違う場合は、どちらが優先されますか？

一律にどちらが優先されるとは限りません。

基本契約書の優先順位条項や、個別契約の内容、当事者間の合意などによって判断されます。

そのため、あらかじめ優先順位を定めておくことが重要です。

Q4．基本契約書を締結すれば、毎回契約書を作成しなくてもよいですか？

基本契約書と発注書を組み合わせることで、案件ごとに共通条項を含む契約書を作成し直す必要を減らすことができます。

ただし、個別契約の成立方法や必要な取引条件の明示については、適切に対応する必要があります。

Q5．基本契約書と発注書をセットで行政書士に作成してもらうことはできますか？

行政書士の業務範囲内で、基本契約書と発注書を組み合わせた契約書類の作成を依頼することができます。

継続的な取引を想定する場合には、共通条件と個別条件を整理したうえで、一体的に作成することが考えられます。

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11．まとめ｜基本契約書と発注書は一体として設計することが重要

継続的に業務委託を行う場合、基本契約書と発注書を組み合わせることで、契約管理を効率化できます。

ただし、基本契約書と発注書を用意するだけでは十分とは限りません。

特に、次の事項を明確にすることが重要です。

基本契約書と発注書の役割

個別契約の成立方法

基本契約と個別契約の優先順位

案件ごとの業務範囲や報酬

基本契約終了後の個別契約の取扱い

適用法令との整合性

基本契約書と発注書は、それぞれ独立して作成するのではなく、実際の取引の流れに合わせて一体として設計することが重要です。

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基本契約書・発注書の作成はファビスト行政書士事務所へ

ファビスト行政書士事務所では、個人事業主・フリーランス・中小企業の皆様を対象に、実際の取引内容に合わせた契約書の作成を承っています。

継続的な業務委託に対応する基本契約書と発注書を組み合わせた契約書類の作成にも対応しています。

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ファビスト行政書士事務所

※本記事は一般的な法制度・契約実務の解説です。個別の契約内容や適用法令については、具体的な事情によって判断が異なります。