個人販売をしていると、注文が入ったあとに必ず確認することがあります。
入金されたか。
発送したか。
連絡したか。
この3つです。
注文数が少ないうちは、販売サイトの管理画面やメールを見れば対応できます。
でも、販売経路が増えると、確認だけで時間がかかるようになります。
■ 未入金と未発送は分けて見る
注文管理でよくある失敗は、全部の注文を一つの一覧で見ようとすることです。
もちろん、注文台帳としては一つにまとまっていた方が便利です。
ただ、日々の確認では「未入金」と「未発送」を分けた方が見やすくなります。
・未入金: 入金予定日を過ぎていないかを見る
・未発送: 入金済みなのに発送前の注文を見る
この2つは、対応するタイミングが違います。
同じ一覧に混ぜたままだと、どれから見ればいいか分かりにくくなります。
■ シートにステータス列を作る
Googleスプレッドシートで管理するなら、まずはステータス列を作ります。
たとえば、次のような列です。
・入金状態
・入金予定日
・発送状態
・発送予定日
・連絡状態
・メモ
入金状態は「未入金」「入金済み」。
発送状態は「未発送」「梱包済み」「発送済み」。
このように選択肢を決めておくと、あとから絞り込みや確認がしやすくなります。
■ 毎朝見る場所を決める
確認作業を続けるコツは、毎朝見る場所を決めることです。
たとえば、次のような確認リストを作ります。
・入金予定日が近い未入金注文
・入金済みで未発送の注文
・発送予定日を過ぎた注文
・追跡番号が空欄の注文
毎回すべての注文を見直すより、確認が必要なものだけを見る方が続きます。
■ GASで確認リストを作る
Google Apps Script、略してGASを使うと、シートの中から確認が必要な注文だけを拾うことができます。
たとえば、入金済みで未発送の注文だけを一覧化したり、未入金のまま予定日が近い注文を見つけたりできます。
自動で購入者に連絡する必要はありません。
まずは、自分が確認するための下書きや一覧を作るだけでも十分です。
■ 自動化しすぎない方が安全なこともあります
個人販売では、購入者への連絡内容や発送判断に、人の確認が必要なことがあります。
住所の確認、同梱対応、個別メッセージ、キャンセル相談などがあるからです。
そのため、最初からすべてを自動送信にするより、確認リストを作ってから自分で判断する方が安全です。
GASは、判断をなくすためではなく、見落としを減らすために使うのが扱いやすいです。
■ まとめ
未入金と未発送の確認は、毎日の小さな負担になりやすい作業です。
でも、ステータス列を作り、確認する場所を決めるだけで、かなり整理しやすくなります。
Googleスプレッドシートで注文台帳を作り、必要に応じてGASで確認リストを作る。
まずはこの形から始めるのがおすすめです。
GoogleスプレッドシートやGASで注文管理を整えたい方は、プロフィールからご相談ください。
■ Googleシートで注文管理を整えたい方へ
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