仕訳はAIが作る時代

仕訳の入力を、いまも人の手でしている会社の経営者・管理職の方へ向けた記事です。

通帳や帳票のPDFを開いて、取引先と科目を考えながら、会計ソフトに1行ずつ打ち込む。この作業をAIに任せる仕組みを作りました。

今は、PDFを入れるとAIが読んで、会計ソフトに取り込むデータまで作ります。人は出てきた仕訳を確かめて、違う所を直すだけです。

この記事では、仕組みの画面の流れと、読み取りが難しい通帳で精度が落ちたときに私がやったことを、現場で感じたことも交えてお伝えします。

これまで：仕訳は、PDFを見ながら1行ずつ手で打つ作業でした

仕訳の入力は、だいたい次の流れです。

1. 通帳や帳票のPDFを開く

2. 1行ずつ見て、どの取引先か、どの科目かを考える

3. 会計ソフトに打ち込む

どれも難しい作業ではありません。ただ、行の数だけ「見る・考える・打つ」をくり返します。科目の判断が人に偏りやすい作業でもあります。

元SE・BPOディレクターとして多くの事務の現場を見てきましたが、「読んで、判断して、別の画面に打ち込む」作業は、AIが得意になってきた分野です。

一方で、扱うのはお金の数字です。間違いは困ります。そこで今回は「AIに全部任せる」のではなく、「AIが下書きを作り、人が確かめる」形にしました。

今：AIがPDFを読んで、会計ソフトに取り込むデータまで作る

作った仕組みの画面の流れは、とてもシンプルです。

1. 通帳や帳票のPDF（写真の画像でも可）を選ぶ

2. 出力の形を選ぶ

3. 「仕訳を作る」を押す

すると、AIがPDFを読み、取引先と科目を判断して、会計ソフトに取り込める形のデータまで作ります。出す項目は、どの会計ソフトでも使う共通の項目に絞りました。

使いやすさのために、工夫したことが2つあります。

・AIへの指示の全文が画面で見えて、担当の方が直接書き換えられる。 担当の方が見て直せるようにしています。

・大きすぎるPDFを入れると、警告が出る。 AIに一度に送れる量には上限があるためです。

もう1つ、読み取る量の分け方も変えました。2か月分を続けて読み取ったときに抜けが出たことがあり、今は1か月ずつに分けて読み取っています。

人は確かめて直すだけ。直したことは次から自動で入る

AIが作った仕訳は、そのまま会計ソフトに入れません。担当の方が1行ずつ確かめて、違う所だけを直します。今は「出力 → 確認 → 修正」の流れで使っていただいています。

ここで効いてくるのが、ツールの中の「辞書」です。「この振込先は、この取引先・この科目」という対応表で、仕訳を作るときに直した内容が、この辞書に残ります。次に同じ振込先が出てきたら、直した内容が自動で入ります。

正直に書くと、この辞書では一度つまずきました。最初に、推測で辞書を先に埋めたところ、かえって間違いを覚えてしまったのです。そこで辞書を一度空にして、実際に直したものだけを残す形に切り替えました。

この経験から、私はルールを足す前に、まず実際の直しを見るようにしています。よかれと思って先回りしたルールが、精度を下げる原因になることがあるからです。

読みにくい通帳は、AIの考える量を上げた

使っていただく中で、精度が落ちる通帳が出てきました。斜めに写った通帳や、印字の薄い通帳です。上の段の日付と下の段の金額が、1行ずれて読まれることもありました。

このとき、私はすぐにルールを足さず、原因を3つに分けて考えました。

・画像：斜めに写っている、印字が薄い

・AIが一度に扱う量：情報が多すぎて取りこぼす

・辞書やルール：入れすぎて、かえって混乱する

画像が原因のものは、まずAIの考える量を上げて、読めるかを試しました。読み取りに使うAIもより賢いものに切り替え、考える量を設定で変えられるようにしています。「高」で使ったところ、精度が上がりました。担当の方とは、コストより精度を優先する方針で合意していました。

ただ、考える量は上げればいい、というものではありません。「高」にすると1件に3〜5分かかることがあります。上げすぎると簡単な指示でも考えすぎて、おかしな答えを出すこともあります。重いPDFでは、考える量を上げないほうがうまくいく場合もありました。

そこで今は、ふだんは上げず、難しい帳票や何ページもある帳票だけ上げる、と帳票ごとに決めています。今も対象を順に広げながら使っていただいていて、先方からは、全体として効率化に役立っているとの評価をいただいています。

まとめ

仕訳の入力は、AIが作る時代になってきました。ただし任せるのは「読んで、下書きを作る」ところまで。最後の確認は人です。

・PDFを入れると、AIが会計ソフトに取り込むデータまで作る

・人は確かめて直すだけ。直したことは辞書に残り、次から自動で入る

・読みにくい通帳は、AIの考える量を帳票ごとに調整する

自社で試すなら、まずは通帳1つ・1か月分から、AIの下書きを人が確かめるところから始めるのがおすすめです。

サービスのご案内

私は元SE・BPOディレクターとして、事務の作業を分けて整理し、AIに任せるところと人が確かめるところを決めて、現場で使い続けられる形にするお手伝いをしています。「うちの帳票でもAIで読めるのか」という段階からご相談いただけます。まずは帳票1種類から、私のサービス一覧よりお気軽にご相談ください。