案件台帳とガントチャートの違い｜二重入力を増やさない使い分け

問い合わせを受けてから納品するまで、すべてを一つの表に詰め込むと、案件の数と作業の数を混同しがちです。まずは「1行が何を表すか」を決めると、必要な表を選びやすくなります。

この記事では、架空のWebサイト制作を例に、案件台帳とガントチャートの役割を整理します。末尾に、当方が販売するテンプレートの案内があります。

■ 1件の受注から、複数の作業が生まれる

例えば「Webサイトの小規模な更新」を1件受注したとします。その中には、原稿の確認、ページの修正、公開前のチェックという3つの作業があるかもしれません。

案件台帳では、この依頼を1行にまとめます。ガントチャートでは、日程や担当を分けて管理したい作業ごとに行を作ります。

・問い合わせの件数、受注した案件、流入経路を見たい → 1案件1行の案件台帳

・どの作業を、いつ、誰が進めるか、作業期間の重なりや未完了の期限を見たい → 1作業1行のガントチャート

ガントチャートに3行あっても、受注が3件になったわけではありません。逆に、案件台帳の状態が「受注」でも、制作作業が終わったことにはなりません。

■ 両方使うときは、共通の案件IDを目印にする

2つの表を使う場合、同じ案件を見つけるための短いIDを決めます。次はすべて架空の例です。

案件台帳には「M001」という案件IDで、受付日、流入経路、担当、状況、金額を1回記録します。

工程表では、作業名の先頭に同じIDを入れます。

・M001 原稿を確認する：9月10日〜11日／進行中

・M001 ページを修正する：9月12日〜14日／未着手

・M001 公開前に確認する：9月15日／未着手

これは目で照合するための記入ルールです。IDを書くだけで2つのファイルが自動連携するわけではありません。

金額と受注状況は案件台帳、作業期間と作業状態は工程表、というように更新する場所を決めると、同じ情報を何度も書き換えずに済みます。顧客名や連絡先を工程表にも複写する必要がなければ、案件IDだけで対応づける方法もあります。

■ 日付と状態は、表ごとに意味をそろえる

「受付日」は問い合わせが来た日です。「作業の終了日」はその作業を終える予定日です。「入金日」は代金を受け取った日です。この3つを同じ日付として扱わないようにします。

同様に、案件の「受注」と作業の「完了」は別の状態です。確認する順番を、次のように決めておくと迷いにくくなります。

1. 新しい問い合わせが来たら、案件台帳へ1案件1行で追加する。

2. 受注が決まったら、台帳の状況を更新する。

3. 日程を管理する必要がある作業を、工程表へ分けて記入する。

4. 作業が終わったら、工程表の状態を更新する。

5. 入金を確認したい場合は、入金管理に対応した記録を別に用意する。

小さな案件で作業が1つだけなら、最初から2つの表を使う必要はありません。問い合わせの集計に困っているのか、日程の整理に困っているのか、現在の困りごとに合う方から始められます。

■ 当方のテンプレートを使う場合

以下は当方がココナラで販売している商品です。どちらもパソコンのGoogleスプレッドシートへ読み込んで使うXLSXファイルで、それぞれ1,000円です。Googleアカウントが必要です。

【問い合わせ・受注を月次集計｜200案件の管理表】

1案件1行、最大200件。案件を受け付けた月ごとに問い合わせ件数・受注率・受注額を集計します。流入経路は紹介・検索・SNS・広告・その他の5分類です。受注月ごとの売上集計や入金管理には対応していません。

説明と記入例：

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmtuh8rlt08b3ar0hmrajkyz2

【6週間・30作業のガントチャート｜Googleで使う工程表】

最大30作業、表示開始日から42日間の工程表です。開始日・終了日から期間を表示し、手入力の判定基準日に対する期限超過などを確認できます。判定基準日は今日の日付へ自動更新されません。祝日・営業日計算、作業の依存関係による自動日程変更、通知には対応していません。

説明と記入例：

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmtukxaox04p39m0h7zob91r6

2商品間の自動連携はありません。この記事の案件IDによる使い分けも手作業の運用例です。Microsoft Excel各版での動作は未検証のため、購入前に商品ページの利用環境と機能の範囲をご確認ください。

販売案内は2026年9月16日21時（日本時間）までの予定です。