続く管理表をつくる3つのコツ【スプレッドシート】

こんにちは、余白工房です。

予約や在庫をスプレッドシートで管理し始めたものの、だんだん入力がバラバラになって、集計できなくなる……。よくあるお悩みです。

長く使える管理表にする3つのコツをご紹介します。

■ 1. 選ぶだけの欄を作る（プルダウン）

「予約」「来店」「キャンセル」のように決まった言葉は、手入力せずにプルダウン（選ぶだけの入力欄）にします。

「予約済」「よやく」のような表記ゆれがなくなり、あとで集計できるようになります。

設定は「データ」→「データの入力規則」からできます。

■ 2. 色分けは自動にする（条件付き書式）

キャンセルは赤、在庫が5個以下なら黄色……のように、条件で自動的に色が付く設定です。

手で塗ると塗り忘れが出ますが、自動なら見落としません。

設定は「表示形式」→「条件付き書式」からできます。

■ 3. 集計は別の場所に、式で出す

入力する表の中に合計を書き込むと、行を足したときに壊れやすくなります。

入力欄と集計欄を分けて、集計はSUMIFS（条件つきの合計）やCOUNTIFS（条件つきの件数）で自動に出すのがおすすめです。

例：=SUMIFS(E:E, D:D, "来店")

（D列が「来店」の行だけ、E列の金額を合計）

■ まとめ

「入力は迷わず、集計は勝手に」。この形にしておくと、誰が入力しても崩れにくい管理表になります。

余白工房では、この3つを入れた管理表を1枚4,000円からお作りしています。今の管理方法を送っていただければ、どんな表にするかを購入前に無料でご提案します。