【無料】5分でわかる｜スプレッドシート5項目診断

仕事で使うスプレッドシートが、いつの間にか見づらくなっていませんか？

列や色が増える。入力方法が人によって違う。必要な情報を探すのに時間がかかる。そんなときは、いきなり表を全部作り直さず、今の状態を5つの視点で確認してみましょう。

この無料記事では、RIONIX Labの『スプレッドシート5項目診断』を、そのまま読みながらチェックできる形で紹介します。プログラミングやGASの知識は不要です。

■ 診断のやり方

仕事で使っている管理表を1つ開き、次の5項目について『できている』ものを数えてください。紙やメモに○を付けるだけで大丈夫です。

1．構造：1行が1件のデータになっている

よくある問題は、1行に複数の案件・顧客・取引が混ざること。並べ替えや集計がしづらくなります。

まずは『1行＝1案件』『1行＝1顧客』『1行＝1取引』のどれかに統一してみてください。

2．入力：状態や区分をプルダウンで選べる

『済』『完了』『OK』など、同じ意味の言葉が混ざっていませんか？ 表記が違うと、集計では別の値として扱われます。

状態・区分・優先度など、候補が決まっている項目は選択式にすると管理しやすくなります。

3．見やすさ：必要な行をフィルタですぐ探せる

毎回スクロールして目で探しているなら、まず見出しの固定とフィルタを設定してみましょう。行数が増えても、必要な情報を絞り込みやすくなります。

4．計算：合計・件数を関数で自動集計している

電卓で計算して結果だけ入力する運用は、更新のたびに手間や確認が必要です。

SUMやCOUNTIFなどの基本関数で、毎回行っている計算を1つ置き換えるところから始めてください。

5．運用：期限や更新日を追える

古い情報や期限超過に気づきにくい表は、期限列と最終更新日を設けてみましょう。どの情報を見直すべきか、判断しやすくなります。

■ チェック数で振り返る

4〜5項目：かなり整理されています。細かな運用改善へ。

2〜3項目：改善効果が出やすい状態です。未チェックを1〜2個だけ直してみましょう。

0〜1項目：まずは1項目だけ改善すると、かなり使いやすくなります。

この判定は、表を見直すための簡易的な目安です。できていない項目が多くても、一度に全部直す必要はありません。

■ 最初の一歩を決める

次の3つをメモすると、改善を始めやすくなります。

・見直す管理表：＿＿＿＿

・最初に直す項目：＿＿＿＿

・実施する日：＿＿＿＿

たとえば『案件管理表の状態を、未着手・進行中・完了のプルダウンにする』のように、1つだけ具体的に決めてみてください。大きな変更の前には元データを複製しておきましょう。

まずは、毎日の小さな手間を1つ減らすところから。

RIONIX Lab