【テレアポ外注】報告が届いてから慌てないために、依頼した日に決めておくこと

テレアポを頼んだ社長が、ひと息ついて別の仕事を開く。

「電話はお願いできた。あとは報告を待とう」。そう思っていたところへ連絡が届き、予定表を見て「あの仕事も入れてしまった」と慌てる。

これは特定のお客様の実話ではありません。電話を任せたあとに、思い浮かべていただきたい場面です。

外注すると、自分で電話をかける時間をほかの仕事へ使えます。その時間を予定で埋める前に、結果を受け取るための余裕も少し残しておきませんか。

■ 結果が届く前から、準備できることがある

Gold Ship株式会社の久保和佐です。

お試しの進み方について、私が実際の感覚としてお伝えしているのは、「20件なら1日で結果が出る」ということ。

ただし、一日でのお届けをお約束するものではありません。出品のお約束は、リストと話す内容をいただいてから7日です。

ここで考えていただきたいのは、連絡が届いたときに確認できる状態かどうか。

思っていたより早く結果が届くと、予定を考える前に、アポの日時を受け取ることもあります。

結果を待つ間に、報告を読む時間と、商談に使える予定を考えておけます。

何も決まっていない段階でも、できる準備。依頼した日のうちに少し整理しておくと、連絡を受け取ってから予定を探す負担を減らせるでしょう。

■ 商談に使える日を、自分で把握しておく

まずは、ご自身の予定を見てみてください。

お客様への対応や社内の仕事が入っている中で、新しい商談に使えそうな日はあるでしょうか。予定表では空いていても、実際には動かしにくい仕事があるかもしれません。

商談に使える時間を、ご自身が分かる形にしておきましょう。

広く空けて待ち続ける必要はありません。いつなら対応できそうか、どの予定は動かせないかを把握するところから始められます。

電話を任せた安心感から、空いているところへ別の仕事を次々入れると、連絡が届いたあとに調整が必要になることもあるでしょう。

予定に関して依頼先と確認したいことがあれば、早めにココナラのトークルームで相談してください。伝えたつもりにならず、やり取りの中で確認しておくと安心です。

■ 報告を読む時間も、仕事の予定に入れる

私が電話をかけるのは、平日9時〜18時です。やり取りはすべてココナラのトークルームで行っています。

依頼したあとは、ご自身がいつ連絡を確認するかも決めておきましょう。

ずっと画面を開いて待つ必要はありません。仕事の区切りなど、無理なく確認できるタイミングを考えてみてください。

報告が届いていると分かっても、別の仕事が詰まっていると、開くのを後回しにしてしまうことがあります。件名や通知を見ただけで、内容まで確認した気持ちになることもあるもの。

報告を読む時間は、予定を整理するための仕事として残しておきたいところです。

まとまった時間が取りにくい日でも、届いた連絡を確認し、あとで読み返す必要があるかを判断できる余裕があると、置き忘れを防ぎやすい。

連絡を見たあとに何か確認が必要になった場合も、トークルームでやり取りを進められます。

■ アポの連絡を受け取ったら、予定へ反映する

アポが取れた際には、日時・ご担当者名に加え、電話で聞き取った内容と、相手が何に関心を持っていたかをお渡ししています。

その連絡が届いたとき、まず日時を自分の予定に反映できるようにしておきましょう。

報告を読んだあとで、手元の予定表へ入れるのを忘れると、別の仕事を重ねてしまうことも考えられます。どこに予定を残すかを、依頼中に決めておくと動きやすい。

日時だけでなく、元の報告をどこから読み返せるかも分かる状態にしておきたいですね。

トークルームに戻って確認できれば、聞き取った内容を思い出そうとして探し回る負担を減らせます。

予定を入れて終わりにせず、分からない点があれば、気づいた段階で確認を。結果を受け取る準備には、こうした小さな動きを滞らせないための段取りも含まれます。

■ 空いた時間を使いながら、連絡を受け取る余裕を残す

ほかで外注した方の声には、電話を任せたことで、ほかの業務を進められたという内容がありました。

ひとり社長や少人数の会社では、目の前の仕事を止めずに新規開拓を進めたい場面があるでしょう。電話を任せて、その間にご自身の仕事へ取り組めることは、外注を考える理由になると思います。

そのうえで、予定をすべて埋め切る前に、届いた連絡へ目を通す余裕を残しておく。

商談に使える予定を把握し、報告を読むタイミングを決める。依頼した日にここまで考えておけば、結果が届いてから動き始めるより、落ち着いて受け止めやすくなるはずです。

アポの件数はお約束できないものの、連絡が来たときに確認できる準備は、ご自身で先に進められます。

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