【アポの引き継ぎ】社長から商談する社員へ、渡しておきたい情報

アポの報告を受け取った社長が、社員に「この商談をお願い」と予定を伝える。

日時と相手の名前は送った。これで任せられると思ったところで、社員から「先方は、何に興味を持っていたんですか」と聞かれ、報告を開き直す。

これは特定のお客様の実話ではありません。商談を社員に任せる際に、思い浮かべていただきたい場面です。

社長は報告を読んでいても、社員が同じ内容を知っているとは限りません。電話で聞き取ったことを、商談する人まで届けるところが、社内での引き継ぎになります。

■ 報告は、社長が読んだだけでは届かない

Gold Ship株式会社の久保和佐です。

アポが取れた際には、日時・ご担当者名に加えて、電話で聞き取った内容をお渡ししています。大切にしているのは、「相手が何に興味を持っていたかまで渡す」ということ。

その報告が社長の手元で止まると、商談する社員は、相手の関心を知らないまま準備を始めることになります。

日時が分かれば予定は入れられるでしょう。ただ、それだけでは、どんな話を待っている相手なのかまでは伝わりません。

電話の情報は、実際に商談する人へ渡すところまでが引き継ぎです。

社長が読んで理解したことで、社内への共有も済んだ気持ちになりやすいもの。商談を任せると決めたら、社員が何を受け取っているか、一度確かめてみてください。

■ 日時の連絡に、元の報告を添える

社員へ任せる際は、商談の日時とご担当者名を伝え、電話の報告も一緒に渡しておきましょう。

忙しいと、要点だけを短く送って済ませたくなるもの。その場合も、元の報告を社員が読めるようにしておくと、あとから自分で確かめられます。

社長が気になったところを添えるなら、どの記録に目を通してほしいかが分かる形にしてみてください。

特に相手の興味については、短くまとめるうちに意味が変わらないようにしたいところです。関心を示したという記録が、購入を強く希望しているという話に変わってしまえば、社員の受け止め方も変わります。

電話で聞けた内容を、その範囲で渡す。

分からないことまで埋めようとせず、確認できていない部分は残しておきましょう。社員が報告を読み、自分で確かめたい点を見つけられる状態にしておくことが大切です。

■ 社長の考えを添えるときは、記録と分かる形にする

報告を読んだ社長には、商談で確かめてほしいことが浮かぶかもしれません。

相手が興味を持った内容から、もう少し詳しく知りたい事情を考えることもあるでしょう。そうした考えは、社長からのお願いとして社員へ添えてください。

その際、電話で相手が言ったことなのか、報告を読んだ社長の考えなのかが分かるようにしておきたいですね。

書いた本人には区別がついていても、初めて読む社員には判断しにくい場合があります。

元の報告を残したうえで、社長が追加した内容に印を付けるなど、読む人が迷わない形を選びましょう。

社員から質問を受けて、社長も分からないことが出てきたら、推測で答えず確認を。引き継ぎの時点で、足りない情報に気づけることもあります。

■ 商談する人が変わるときは、相手への連絡も確認する

私はアポを取る際、会う目的、当日来る方や予定する長さ、当日の流れを相手へ伝えています。

そのため、あとから社長が別の社員へ商談を任せる場合には、相手に伝わっている予定から変更があるかも確かめてください。

社内で担当を決めただけでは、相手に変更は伝わりません。

相手は、電話で聞いた人が来ると思って準備しているかもしれない。当日になって初めて違う人だと分かると、確認から始めることにもなりかねません。

誰が相手へ変更を伝えるか、どこまで連絡が済んでいるかを、社長が確認しておきましょう。外注先からの連絡が必要か判断に迷う場合は、ココナラのトークルームで相談してみてください。

社内の担当変更だけで完了したと思わず、相手が聞いている予定まで見直す。それも、商談を引き継ぐ際の確認点です。

■ 社員が読めているか、商談前に確かめる

情報を送ったあとには、社員が報告を開けるか、内容を読めているかも確認してみてください。

送信したことだけで安心すると、社員が日時の連絡しか見ていなかった、という行き違いが残ることがあります。

確認するときは、報告を読んで不明な点があったかを聞いてみましょう。相手の関心や、会う目的をどう受け取ったかが分かると、認識のずれにも気づきやすくなります。

必要な記録を渡して、質問できる状態にする。社長がすべてを口頭で説明し直そうとしなくても、元の報告を一緒に見ながら確認すれば十分。

電話で得た情報が商談する社員へ届けば、相手を知る手がかりを持って当日を迎えられます。

アポの件数はお約束できませんが、約束ができた際には、相手の関心も含めてお伝えしています。

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