【アポが取れたあと】商談の日までに、社長が準備しておきたいこと

商談の約束ができたと連絡を受け、社長が予定を入れる。

ほっとしたあと、会社案内を開いて手が止まる。「初めて会う相手だから、最初から全部説明できるようにしておこうか」。資料を見返すほど、準備することが増えていく。

これは特定のお客様の実話ではありません。社長ご自身が商談をする際に、思い浮かべていただきたい場面です。

準備を始めるときは、会社案内と一緒に、アポの報告も開いてみてください。電話で相手が関心を示したことが、用意する説明を絞る手がかりになります。

■ 相手の興味から、準備する範囲を決める

Gold Ship株式会社の久保和佐です。

アポが取れた際には、日時・ご担当者名に加えて、電話で聞き取った内容をお渡ししています。私が大切にしているのは、「相手が何に興味を持っていたかまで渡す」ということ。

その情報があれば、商談の準備を会社紹介の最初のページから始めなくてもよくなります。

相手が関心を持った内容を報告で確かめる。そこに関係する説明や、手元の資料を探してみる。そうすると、今回の商談に向けて何を用意したいかが見えてきます。

相手の興味が分かれば、会社紹介をすべて話す前提で準備せずに済みます。

準備にかける力を、今回の相手が知りたいことへ向けやすくなる。

忙しい社長ほど、まず報告を読んでから資料を開く。この順番を試してみてください。

■ 電話で分かったことと、当日確かめたいことを整理する

報告を読んだら、相手について、どこまで分かっているかを確認しましょう。

関心を示した内容が残っていても、その背景まで詳しく分かるとは限りません。短い記録から想像が膨らんで、相手が抱えている事情まで決まったことのように感じる場合もあるでしょう。

そこで、当日確かめたいことを、ご自身のメモに残してみてください。

報告に書かれた内容のうち、もう少し詳しく知りたい部分はどこか。説明を準備する前提として、確認しておきたいことはあるか。

まだ分からないことが見えると、無理に説明を作り込まずに済む部分も出てきます。

興味を持ったという記録だけで、購入するつもりだとは決めつけないことも大切です。

会う前から話の着地点を固めすぎず、相手の考えを確かめる余地を残しておきましょう。準備の段階で分からないことがあるのは、自然なことです。

■ 今ある資料で、説明できる内容を確かめる

次に、ご自身の手元にある資料を見てみてください。

相手の関心に関係する説明は、どこに載っているでしょうか。資料だけでは伝わりにくい条件や、補足が必要なところはないかも確認を。

新しい資料を一から作る前に、今あるもので何を説明できるかを確かめてみましょう。

資料を開いてみると、内容が古いことに気づくかもしれません。現在は対応できない仕事が載ったままになっていれば、商談前に確認しておきたいところです。

自社が提供できる範囲を、ご自身で読み直すよい機会。

当日その場で答えられそうにない内容があれば、社内で確認できるものは先に確かめておく。準備のために調べても判断がつかないことは、未確認としてメモに残してください。

資料の量を増やすことに気持ちが向いたら、一度、相手が興味を持った内容へ戻ってみましょう。今回の説明に必要かどうかを考える手がかりになります。

■ 相手が聞いている予定と、準備を合わせる

私はアポを取る際、相手に会う目的、当日来る方や予定する長さ、当日の流れを伝えています。

商談する社長には、相手へどのように伝わっているかも、事前に確認していただきたいと思います。

説明を聞く予定として時間を空けてくださっているのか。相談する場として受け止めているのか。報告だけでは読み取れないところがあれば、依頼先へ確認してみてください。

相手が予定している内容を知ると、ご自身が用意する説明の範囲も考えやすくなります。

日時やご担当者名も、予定を入れる際にもう一度確認を。準備した資料が当日すぐに使える状態かまで見ておくと、直前に探し回る負担を減らせるでしょう。

アポの報告を読むところから、商談前の準備は始まっています。

■ 会う前に、準備した内容を見直す

商談前には、報告とご自身のメモを読み返してみてください。

相手が関心を示したことに、説明できる準備があるか。当日確かめたいことを、忘れずに残せているか。

すべてを用意できたかと考えるより、今回の相手に会うための準備ができているかを確認しましょう。

電話で聞いたことが分かっていれば、初対面でも、準備の手がかりがある状態で臨めます。報告を予定の登録だけで終わらせず、説明する内容を考える材料として使っていただければと思います。

アポは、その後の商談へ進むための約束。件数をお約束することはできませんが、約束ができた際には、相手の関心も含めてお伝えしています。

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