【細野式】AIを使っても大丈夫、愛されるメッセージ術

〜選ばれ続けるフリーランスのための、愛されるメッセージ術〜

日々のメールやメッセージのやり取りで、ChatGPTなどの生成AIを活用する機会が増えてきました。うちの事務所ではすべての人が何らかの形でAIを利用しています。

「文章を考える時間が減って本当に助かる！」

「言葉遣いに自信がないから頼りにしている」

という声も多く耳にします。

でも実はこんなお悩みも増えています。

AIに整えてもらった文章を送ったら、なんだかよそよそしい雰囲気になってしまった……。

ミスをしたときの謝罪文をAIに作ってもらったら、相手を余計に怒らせてしまった……。

文章としては綺麗なのに、なぜか相手の心に響かない。それどころか、冷たい、手抜きをしていると思われてしまうのは、いったいなぜなのでしょうか。

会社の看板ではなく、自分自身の名前で仕事をしている私たちフリーランスにとって、メッセージのやり取りは信頼を育てる大切な命綱です。

今回は、AIの便利さを賢く味方にしながら、クライアントから、やっぱりあなたにお願いしたい！とずっと愛されるための私なりのコミュニケーションのコツをお届けします。

なぜ、AIが書いた文章はバレてしまうのか

AIが作った文章には、特有のサインが隠れています。受け取った側は、無意識のうちに、あれ？ なんかいつもの細野さんと違うなと違和感を察知しているのです。

敬語が丁寧すぎて、よそよそしい

〜ご教示賜りたく存じ上げます次第でございますなど、普段の会話では絶対に使わないようなガチガチの敬語。かえって距離を感じさせてしまいます。

時候の挨拶や感謝の言葉がワンパターン

平素は大変お世話になっております。深謝いたしますといった定型句ばかりだと、まるで市販のビジネス文例集をそのまま読まされているような気持ちになります。

文章に体温がない

綺麗に筋道は通っているけれど、書き手の感情や相手を思いやる気持ちが伝わっこないパターンも多くみられます。

文章にAIの痕跡が残っている

太字の記号（星印やカギ括弧など）や、AI特有の箇条書きのレイアウトがそのまま残っていると、コピペしたんだなとすぐに分かってしまいます。

相手が求めているのは、教科書通りの美しい文章ではなく、自分のために心遣いしてくれた手間そのものなのです。

AIに任せていいやり取りと自分で書くべきやり取り

すべてのメールやメッセージをじっくり手書きする必要はありません。大切なのは、内容によって上手に使い分けることです。

スピードと正確さが一番！ AIをフル活用していい場面

日程調整や、納品完了の事務連絡、スケジュールの確認などは、相手にとっても早く・間違いなく届くことが一番の思いやりです。

ここはAIにサクッと整えてもらい、確認してパッと送るだけで十分喜ばれます。

AI任せは絶対NG！ あなたの言葉で書くべき場面

クレームへの対応、納期遅れやミスの謝罪、お仕事の条件交渉、そして落ち込んでいる相手への励ましなど。

人の心が大きく動くデリケートな場面では、AIに頼り切ってはいけません。

こんなに違う！ 謝罪メールのビフォー・アフター

もしデザインやお仕事のやり直しが発生してしまったとき、あなたならどんなメッセージを送りますか？

✕ 心が伝わらないAI丸投げの残念なメッセージ

　拝啓 貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

　先般ご指摘をいただきました修正点に関しまして、多大なるご不便とご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

　ご指摘事項を真摯に受け止め、早急に修正案を作成し、本日19時までに再送付いたしたく存じます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。敬具

残念なポイント

文法的には完璧ですが、まるで機械の自動返信のよう。本当に反省しているの？、テンプレートで適当に流されたと感じさせてしまいます。

〇 誠意と熱意が伝わる愛されるプロのメッセージ

井上様

　いつもお世話になっております。細野です。

　先ほどご連絡いただきました修正内容について、確認いたしました。

　来週のオープンを控え、いちばんお忙しいこの時期に、お手間とお時間をお掛けしてしまい本当に申し訳ありませんでした。

　いただいたアドバイスをもとに、さっそく以下の2つの方向性でホ―ムページの手直しを進めております。

・華やかさを残しつつ、少し落ち着いたトーンにしたパターン

・文字を大きくして、スマートフォンでも一目で伝わるようにしたパターン

　本日の夜19時までには新しいプレビューをお送りいたします。

　スケジュールに遅れが出ないよう全力で挽回いたしますので、少しだけお時間をいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

良いポイント

相手が今どれだけ忙しいかに寄り添い、具体的な次のアクションと時間を明確に伝えています。これなら相手も安心し、トラブルをきっかけにかえって信頼が深まります。

AIの下書きをあなたの温かい言葉に変える３つのステップ

AIに下書きを作ってもらったら、送信ボタンを押す前に次の3つを意識して手直ししてみましょう。

ステップ１：ガチガチの言葉をほどく

普段のおしゃべりで使わないような難しすぎる言葉や、過剰な敬語をいつもの親しみやすい表現に戻します。

ステップ２：ふたりだけの共通の思い出をひとこと添える

先日のオンライン打ち合わせで教えていただいたカフェ、素敵でしたね。以前〇〇様がおっしゃっていたように〜など、過去のやり取りを少し織り交ぜるだけで、世界に一つだけの特別なメッセージになります。

ステップ３：声に出して読んでみる

画面に向かって、まるで相手が目の前にいるかのように音読してみましょう。つっかえたり、冷たく感じたりする部分は、あなた自身の言葉に書き直します。

おわりに：AIで浮いた時間は相手を想う時間へ

メールをゼロから書く時間が短縮できたら、その浮いた時間で何ができるでしょうか？

相手の会社がいまどんな新しい取り組みをしているか調べてみる。

お願いされたことのプラスアルファになるアイデアをひとつ考えてみる。

そんな風に、相手のために心を使う時間を増やすことこそが、AI時代に私たちが目指したい働き方です。

AIは、あなたの想いを届けるための優秀なオンライン秘書です。

AIを賢く使い、最後のひと手間にあなたらしい温もりと優しさを添えて、長く愛されるパートナーシップを築いていきましょう！