AIに何を渡せば、いい感じのパワポが作れる？｜メモから原稿、指示文まで実例で紹介

こんにちは。

パワポ職人のnikoです。

「AIに、サクッとパワポを作ってもらおう。」

そう思って、

ChatGPTに原稿を貼り付ける。

そして、

この内容で、見やすいパワポを作ってください。

とお願いする。

数分後、

色も付いている。

図形も入っている。

それなりに、きれい。

でも、

「何か違う」

「それっぽいけれど、伝えたいことが伝わらない」

そんな経験はありませんか？

AIへの指示の出し方が、

悪かったのかな？

もっと詳しいプロンプトを

書いたほうがよかった？

もちろん、

指示の出し方も大切です。

でも、その前に、

ひとつ確認したいことがあります。

AIに渡す原稿は、整理されていますか？

今回は、

架空の人物が社内提案資料を作る場面を例に、

AIにお願いする前の原稿の整え方から、

実際に使えるプロンプトまで、

順番にご紹介します。

※この記事に登場する会社名・人物名・数字は、すべて架空です。

今回の主人公は、営業企画課の佐藤さん

今回想定したのは、

食品メーカーで働く

佐藤さんです。

ある日、

営業部長から、

来月の経営会議で、受注業務の改善案を7分で説明してほしい。資料も作っておいて。

と言われました。

佐藤さんの会社では、

取引先からの注文が、

FAX

メール

電話

の3つに分かれています。

注文内容に不備があると、

営業担当が電話で確認する。

内容を転記する。

倉庫へ連絡する。

そこで、

Web注文フォームを

3社だけで試してみました。

結果も出ています。

でも、

いざ資料にしようとすると、

手が止まってしまう。。。

頭の中にあることを、そのまま書くと……

佐藤さんが、

最初に書き出したメモがこちらです。

・受注方法がバラバラ

・電話確認が月74件

・1件につき12分くらい

・配送ミスが月9件

・3社で試した

・訂正件数が21件から5件になった

・処理時間が38％減った

・3か月くらい試したい

・予算は18万円？

・FAXのお客様はどうする？

・部長は費用を気にすると思う

情報はたくさんあります。

むしろ、

現場を知っているからこそ、

伝えたいことが、

たくさんあります。

でも、このままAIに、

この内容で、見やすいパワポを作ってください。

と頼んだら、

AIは何を一番大きく見せればよいのか、

分かりません。

電話確認が多いこと？

配送ミスがあること？

試験導入で効果が出たこと？

18万円の承認がほしいこと？

全部大事に見えるので、

全部を同じ強さで並べてしまいます。

その結果、

間違ってはいないけれど、結局何が言いたいのか分からない資料

が出来上がるのです。

AIに渡す原稿は、きれいな文章でなくていい

原稿を整えると聞くと、

長い文章を、

きれいに書かなければいけない。

そう思うかもしれません。

でも、

AIに渡す前に必要なのは、

上手な文章ではありません。

情報の役割を決めることです。

まずは、

次の5つを整理します。

①誰に見せる資料なのか

「社内向け」だけでは、

アバウトすぎます。

同じ社内でも、

営業担当者と部長では、

知りたいことが違います。

今回の読み手は、

受注業務の細かな作業までは把握していないけれど、費用対効果を短時間で判断したい営業部長

です。

部長が知りたいのは、

・どれくらい効果があるのか

・いくらかかるのか

・現場に無理はないのか

・今日、何を判断すればよいのか

ということ。

読み手を具体的にすると、

載せる情報を選びやすくなります。

②見たあと、どうしてほしいのか

今回の資料の目的は、

受注業務について

知ってもらうことではありません。

Web注文フォームを10社に広げて3か月試すことと、18万円の予算を承認してもらう

ことです。

ゴールが決まると、

操作方法の細かな説明よりも、

試験導入の結果や、

必要な費用のほうが重要だと分かります。

③一番伝えたいことを、一文にする

次に、

資料全体の中心になる文章を作ります。

今回なら、

Web注文フォームを3社で試したところ、訂正件数は21件から5件に減り、処理時間も38％短縮しました。次は対象を10社に広げ、3か月の拡大テストを行いたいです。

です。

少し長くても大丈夫です。

この段階では、

キャッチコピーのように

カッコよく書くことよりも、

結果と、次にしたいことが入っているか

を確認します。

④「事実」と「自分の考え」を分ける

佐藤さんのメモには、

数字と考えが混ざっています。

そこで、

次のように分けます。

事実

・電話での確認・訂正は月74件

・1件あたり約12分

・配送ミスは月9件

・訂正件数は21件から5件に減少

・処理時間は38％短縮

自分の考え

・注文の入口をまとめれば、確認と転記を減らせそう

・いきなり全社導入せず、小さく試したい

・FAXを希望する取引先には、しばらく残したい

相手へのお願い

・既存取引先10社で、3か月試したい

・予算18万円を承認してほしい

分けておくと、

AIも、

これは根拠。

これは提案。

これは承認してほしいこと。

と判断しやすくなります。

⑤読み手が理解しやすい順番にする

資料を作る本人は、

取り組みを思いついたところから、

順番に説明したくなります。

でも、

部長が最初に知りたいのは、

「それで、効果はあったの？」

です。

そこで、

今回は次の構成にしました。

現状｜注文が3つの入口に分かれている

負担｜確認作業に月14.8時間、配送ミスは月9件

検証結果｜訂正件数が21件から5件に減少

提案｜対象を10社に広げ、3か月試す

費用｜予算は18万円

承認事項｜3か月のテストを承認してほしい

ここまで整理すると、

PowerPointの形が、

少し見えてきましたね。

まずAIに「構成」だけを考えてもらう

私は、

最初の指示で、

いきなり完成したPowerPointを

作らせなくてもよいと思っています。

まず、

原稿の不足や矛盾を確認して、構成を一緒に考えてもらいます。

佐藤さんなら、

次のように指示します。

---

あなたは、社内提案資料の構成を考える編集者です。

以下の内容をもとに、7分で説明するPowerPointの構成を考えてください。

ただし、まだスライドは作らないでください。

【読み手】

受注業務の細かな作業までは把握していないが、

費用対効果を短時間で判断したい営業部長と経営会議の参加者

【資料の目的】

Web注文フォームを既存取引先10社で3か月試すことと、

18万円の予算を承認してもらう

【一番伝えたいこと】

3社で試したところ、訂正件数は21件から5件に減り、

処理時間も38％短縮した。次は対象を10社に広げたい。

【事実】

・注文はFAX、メール、電話で届く

・電話での確認と訂正は月74件

・確認は1件あたり約12分

・配送ミスは月9件

・3社で4週間の試験運用を行った

・訂正件数は21件から5件に減った

・処理時間は38％短縮した

【考えていること】

・FAXはすぐに廃止せず、希望する取引先には残したい

・営業、倉庫、IT担当でサポートする

・3か月後に数字を確認して、全社導入を判断したい

【お願いしたいこと】

・不足している情報や矛盾を指摘してください

・確認したいことがあれば、重要な順に5つまで質問してください

・資料全体のメッセージを一文で3案出してください

・6枚以内の構成案を作ってください

・各ページのタイトルは、項目名ではなく結論が分かる文章にしてください

---

ポイントは、

まだスライドは作らないでください。

と伝えることです。

先に構成を確認すれば、

方向が違っていたときも、

少ない手間で直せます。

構成が決まったら、PowerPointを依頼する

構成を確認して、

必要な情報を追加したら、

次の指示を出します。

---

先ほど確定した構成で、PowerPointを作成してください。

【仕様】

・16:9のワイド画面

・全6枚

・社内の経営会議で投影する資料

・1枚につき、伝えたいことは1つ

・タイトルだけでも結論が分かるようにする

・数字は文章に埋め込まず、大きく見せる

・訂正件数21件→5件は、比較しやすいグラフにする

・ネイビー、白、シアンを中心にする

・強調には黄色を少量使う

・過度な装飾や、意味のないアイコンは使わない

【ページ構成】

1. 表紙｜受注方法の一元化で、確認作業を月10時間以上削減へ

2. 現状｜注文が3つの入口に分かれている

3. 負担｜確認作業は月14.8時間、配送ミスは月9件

4. 検証結果｜訂正件数21件→5件、処理時間38％減

5. 提案｜10社、3か月、予算18万円で拡大テスト

6. 承認事項｜3か月のテスト実施と予算承認

会社名、人物名、数値はすべて架空であることを注記してください。

---

「カッコよくしてください」

「見やすくしてください」

だけではなく、

どの数字を大きくするのか。

何枚で作るのか。

何を目立たせて、

何を目立たせないのか。

そこまで伝えると、

AIも判断しやすくなります。

完成した架空のPowerPointがこちらです

※正直、完成度はそこまで高くないので、ここからご自身で見栄えを良くする必要があります。

1枚目は、

受注方法を一元化することで、

確認作業を月10時間以上削減する提案。

2枚目以降は、

現状。

業務の負担。

試験導入の結果。

3か月の提案。

最後に、

承認してほしいこと。

という順番です。

元のメモにあった数字は、

変えていません。

変えたのは、

どの情報を、どの順番で伝えるか

です。

AIは、

文章を短くしたり、

構成案を出したり、

デザインのたたき台を作ったりするのが、

とても得意です。

でも、

誰に、何を伝えて、

どうしてほしいのか。

そこは、

人が決める必要があります。

AIにお願いする前のチェックポイント

最後に、

今回のポイントをまとめます。

・誰が見る資料なのか、具体的に決まっているか

・見たあと、相手にどうしてほしいのか

・一番伝えたいことを、一文で書けるか

・結論を支える数字や事実があるか

・事実と自分の考えが混ざっていないか

・相手が気にしそうなことが入っているか

・読み手が理解しやすい順番になっているか

・何枚・何分・どんな場面で使うか決まっているか

・いきなり完成品を作らせず、先に構成を確認したか

・最後に何を承認してほしいのか、明確になっているか

AIへの指示を、

難しく考えすぎなくても大丈夫ですが、

もし自分の中でも、

まだ考えがまとまっていないなら、

私の考えを整理するために、質問してください。

とお願いするところから、

始めてもよいと思います。

原稿が整うと、

AIへの指示も整います。

そして、

AIから返ってくる資料も、

「それっぽい資料」から、

「伝わる資料」に変わっていきます。

AIで作った資料が、うまくまとまらないときは

AIでPowerPointを作ってみたけれど、

文章が多くて読みにくい。

何を伝えたい資料なのか、

分からなくなってしまった。

自社の雰囲気に合わず、

そのままでは使いにくい。

そんなときは、

ココナラのサービスから、

お気軽にご相談ください。

構成・文章・デザインを、

資料の目的や読み手に合わせて、

プロの視点で整えます。

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最後までお読みいただき、

ありがとうございました！

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フォローもよろしくお願いします＾＾

これからも、

PowerPointを見やすく、

伝わりやすくするための考え方や、

実際のBefore／Afterを、

分かりやすく紹介していきたいと思っています。

よかったら、

またのぞきに来てください！