パワポを開いたまま、手が止まっていませんか？｜資料作成で最初に決める5つのこと

PowerPointを開いたものの、真っ白なスライドを前に手が止まる。

とりあえずタイトルを入れてみる。

色を変えたり、図形を置いたりしてみる。

でも、なぜかまとまらない。

「何から作ればいいんだろう……」

「この内容で合っているのかな？」

「全部大事な気がして、文章を減らせない」

そんな経験はありませんか？

私はこれまで、ココナラで1,000件以上のPowerPoint制作に携わってきました。

お客様からいただく原稿を見ていると、内容に問題があるわけではありません。

むしろ、伝えたいことがたくさんある。

どれも大事だからこそ、

全部言いたい！

文字が多いからスッキリさせたいけれど、どこを削ったらよいのか分からない。

気づけば、資料づくりの迷子に……。

そんな状態でご相談いただくケースが、とても多いです。

・相手がどう感じるのか

・この言葉を見たとき、どう受け取るのか

・伝えたいことがストレートに届くのか

考えれば考えるほど、何を残して何を削ればよいのか、自分では整理しにくくなりますよね。

今回は、PowerPointを開いたまま手が止まってしまったときに、最初に決めておきたい5つのことをご紹介します。

いきなりPowerPointを開いていませんか？

たとえば上司から、こんなふうに言われたとします。

上期の活動実績を、会議用のパワポにまとめてください。

「はい、分かりました」と答えて、すぐにPowerPointを開く。

そして、

・実施したこと

・売上

・問い合わせ件数

・お客様の声

・今後の予定

などを、思いつくまま並べていく。

気づけば、文字だらけ……。

でも、どれも必要な情報に見えるので、何を削ればよいのか分かりません。

私がご依頼を受ける資料にも、こうしたスライドはよくあります。

ただ、これはPowerPointが苦手だからではありません。

PowerPointを開く前に考えることが、まだ整理されていないだけなのです。

デザインを始める前に、まず次の5つを考えてみます。

1．誰に見せる資料なのか

最初に考えたいのは、資料を見る相手です。

同じ「活動報告」でも、誰に見せるかによって必要な情報は変わります。

一緒に仕事をしているチームメンバーなら、具体的な作業内容や進捗を知りたいかもしれません。

一方、役員や部長なら、

・どんな成果が出たのか

・会社にどんな効果があったのか

・次に何を判断すればよいのか

を短時間で知りたいはずです。

そして、もう少し具体的に考えてみます。

忙しい部長が、会議中の3分間で確認する資料

ここまで具体的に想像すると、載せる情報を選びやすくなります。

2．見たあと、相手にどうしてほしいのか

資料は、情報を並べるためだけのものではありません。

資料を見た相手に、

・内容を理解してほしい

・提案を承認してほしい

・課題を共有してほしい

・次の行動を決めてほしい

・安心してほしい

など、何らかの目的があるはずです。

先ほどの活動報告なら、

成果を報告し、来期もこの取り組みを続けることに納得してもらう

という目的が考えられます。

ゴールが決まると、「この情報は必要」「これは補足でよい」という線引きができるようになります。

3．一番伝えたいことを、一文にしてみる

次に、その資料で最も伝えたいことを一文にします。

たとえば、

上期は新規問い合わせが前年同期比135％（35％増）になりました。一方で、問い合わせ後のフォロー体制に課題が残っています。

これが、資料全体の中心になるメッセージです。

反対に、

上期活動報告

だけでは、資料の種類は分かっても、結論までは伝わりません。

スライドのタイトルも同じです。

「売上実績」「取り組み内容」「今後の課題」といった項目名ではなく、

問い合わせは前年同期比135％。次の課題はフォロー体制です

とサブタイトルを書くと、読み手は見ただけで内容を理解できます。

一番伝えたいことを一文にできないときは、まだ自分の中でも結論が決まっていないのかもしれません。

そんなときは、無理にPowerPointを作り進めなくても大丈夫です。

一度手を止めて、伝えたいことを整理するほうが、結果的に早く完成します。

自分だけで整理しにくいときは、AIに相談するのもひとつの方法です。

たとえば、

この情報から、一番伝えるべき結論を3案出してください

とお願いすると、考えを整理するためのヒントがもらえます。

ただし、数字や固有名詞などの事実確認は、最後に自分で行うことが大切です。

4．結論を支える数字や事実を選ぶ

伝えたいことが決まったら、その結論を支える情報を選びます。

大切なのは、持っている情報を全部載せることではありません。

先ほどの例なら、

・前年同期の問い合わせ件数

・今期の問い合わせ件数

・問い合わせから成約までの割合

・対応にかかった時間

・お客様や担当者の声

などが、結論を支える材料になります。

どれも大事に見えるときは、情報を次の3つに分けてみます。

スライドに載せる情報

発表時に口頭で伝える情報

補足資料に回す情報

私はブラッシュアップのご依頼を受けたとき、文章をただ短くするのではなく、

「この言葉は、本当に画面に必要かな？」

と、考えます。

発表しながら見せる資料なら、スライドに書かなくても、話せば伝わることがあります。

グラフがあれば、数字だけでいいし、

画像があればそれだけでいい。

など、断捨離から始めます。

一方、メールで送る資料などは、説明がなくても意味が伝わるように、ある程度の文章を残す必要があります。

なので、

誰かが話しながら見せる資料なのか、

資料だけで読んでもらうのか。

それによって、必要な文字量も変わります。

5．読み手が理解しやすい順番に並べる

最後に、情報をどの順番で見せるかを決めます。

作った本人は、取り組みを始めたところから順番に説明したくなります。

ただ、それが読み手にとって分かりやすい順番とは限りません。

活動報告なら、たとえば次のように整理できます。

1.まず結果を伝える（数字）

2.どんな取り組みをしたのか（過程）

3.なぜ成果につながったのか（裏付け）

4.現在の課題は何か（課題）

5.次に何をするのか（提案）

最初に結論が分かると、その後の話も理解しやすくなります。

反対に、細かな経緯から始まると、読み手は途中で、

「今、何の話をしているんだろう？」

となってしまいます。

資料を作るときは、作った順番ではなく、相手が理解しやすい順番に並べることが大切です。

5つを整理すると、スライドの形が見えてくる

今回の例をまとめると、次のようになります。

誰に：短時間で判断したい部長

目的：取り組みの継続に納得してもらう

結論：問い合わせは増えたが、フォロー体制に課題がある

根拠：問い合わせ件数・成約率・対応時間

順番：結果→取り組み→成功要因→課題→次の提案

ここまで決まっていれば、迷いにくくなります。

文字の大きさや色、写真の位置を考えるのは、そのあとです。

PowerPointを開く前の5分チェック

資料作成で手が止まったときは、次の5項目を書き出してみてください。

□ 誰が見る資料ですか？

□ 見たあと、相手にどうしてほしいですか？

□ 一番伝えたいことを一文で書けますか？

□ その結論を支える数字や事実はありますか？

□ 読み手が理解しやすい順番になっていますか？

もし書けない項目があっても、「私は資料作成が苦手なんだ」と思わなくて大丈夫です。

まだ目的が整理されていないか、判断するための情報が足りていないだけかもしれません。

きれいな資料よりも、迷わない資料を

これまで1,000件以上のPowerPoint制作に関わってきて感じるのは、資料づくりで一番難しいのは、色や図形を整えることではないということです。

誰に、何を、どう伝えるのか。

そこを決めることが、一番難しい。

そして、そこが決まると、デザインも自然と整いやすくなります。

私は資料を作るとき、いつも画面の向こうにいる人のことを考えます。

どの順番なら、分かりやすいだろう。

どの言葉なら、誤解せずに受け取ってもらえるだろう。

何を一番大きく見せれば、迷わず理解できるだろう。

資料は、情報を並べるものではなく、人と人の間をつなぐものだと思っています。

そして全部を1枚に背負わせなくても大丈夫です。一枚に収まらなければ２枚に分けてみましょう。

PowerPointを開いたまま手が止まってしまったら、一度画面から離れてみてください。

そして、今回の5つを書き出してみてくださいね。

自分でパワポを作ってみたけれど、

何となく見づらい。

言いたいことが伝わらない気がする。

そんなときは、

お気軽にご相談ください。

これからも、私が実際のご依頼を通して気づいたことや、PowerPointを「見やすく、伝わりやすくする方法」を、できるだけ分かりやすく紹介していきます。

また、ときどき覗きに来てください＾＾

「自分の資料にも当てはまるかも」と思っていただけたら、♡やフォローをしていただけるとうれしいです。

最後まで読んでいただきありがとうございました！