「営業メールを書くのに時間がかかる」
「毎回ゼロから考えていて、内容にもムラが出る」
営業の現場で、地味に時間を奪っているのがメール作成です。
今日は、ChatGPTを使って営業メールを効率化する具体的な方法を、
私が実際にやっているやり方でお話しします。
⚪︎「丸投げ」では、うまくいかない
最初に大事なことを言っておきます。
ChatGPTに「営業メールを書いて」とだけ頼んでも、
当たり障りのない、誰にでも送れそうな文章しか出てきません。
ChatGPTは、こちらが渡した情報の質に応じた答えを返します。
丸投げすると、薄い答えしか返ってこない。ここを理解すると、
使い方が一気に変わります。
⚪︎コツ1:相手と目的を具体的に伝える
良いメールを出させるには、前提を具体的に渡すことです。
例えば、こう指示します。
「製造業の総務担当者に向けて、業務効率化ツールの初回提案メールを
書いて。相手はまだ課題を強く感じていない段階。売り込みすぎず、
まず話を聞いてもらうことが目的」
このように「誰に・どんな状況で・何のために」を伝えるだけで、
出てくる文面の精度がまるで変わります。
⚪︎コツ2:自分の型を覚えさせる
毎回ゼロから指示するのは面倒です。
そこで、自分がよく使う構成や言い回しを、最初に伝えておきます。
「私の営業メールは、いつも次の流れで書いている。
挨拶→相手の状況への共感→提案の要点→次のアクションの提案。
この流れで書いて」
こうすると、自分のスタイルに沿ったメールが安定して出てきます。
ムラがなくなり、品質が揃います。
⚪︎コツ3:複数パターンを出させて選ぶ
ひとつの正解を求めるより、複数案を出させる方が効率的です。
「同じ内容で、トーンの違う3パターンを書いて。
ひとつは丁寧め、ひとつはフランク、ひとつは簡潔に」
そこから一番合うものを選び、少し手直しする。
ゼロから書くより圧倒的に速く、しかも自分では思いつかない
表現に出会えることもあります。
⚪︎やってはいけないこと:そのまま送る
便利だからといって、出てきた文章をそのまま送るのはおすすめしません。
ChatGPTの文章は、どうしても「それっぽいけど少し他人行儀」な
ところが残ります。最後は必ず自分で読み、自分の言葉に整える。
固有名詞や事実関係に間違いがないかも確認する。
AIはあくまで下書きを高速で作る道具で、最終的な責任は
人が持つ。この線引きが、うまく使うコツです。
⚪︎まとめ:AIは「考える」のではなく「形にする」道具
ChatGPTで営業メールを効率化する方法を整理しました。
・丸投げせず、相手と目的を具体的に伝える
・自分の型を覚えさせて、品質を揃える
・複数パターンを出させて選ぶ
・そのまま送らず、最後は自分の言葉に整える
何を伝えるかを決めるのは人、それを速く形にするのがAI。
この役割分担ができると、営業の生産性は大きく上がります。
私は普段、こうしたAI活用を営業やマーケの業務全体に
組み込んでいます。「自社の業務にAIをどう取り入れればいい?」と
迷っていたら、お気軽にご相談ください。ご相談は無料です。
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