アキ｜事務20年×AIで仕組み化

事務歴20年以上。事務サポートと業務の仕組み化をお手伝いします

事務歴20年以上。見積・受発注・集計の実務をしながら、毎月の手作業をExcelとGoogleスプレッドシート、生成AIで減らしてきました。夜と土日で、事務サポートと業務の仕組み化をお手伝いします。 【得意なこと】 ・データ入力・資料作成・見積作成など、日々の実務を正確にコツコツこなすこと ・手作業を仕組みにして、だれが回しても同じ結果になる形にすること ・Excel（関数・ピボット・Power Query・VBA）、Googleスプレッドシート・GAS ・生成AI（ChatGPT・Claude・Gemini・NotebookLM）を使った文書作成と業務の効率化 【実績】 ・見積：約15種類に分かれていた見積のExcelを1つに統合し、社内で本稼働。マクロ化で単価の入力ミスも減らしました ・メール送付：納品書のメール送付を月約10時間→約3時間に。契約更新の案内メールも半自動化し、月3時間短縮 ・集計：取引先ごとのPDFを目で数えていた件数集計（毎月約3時間）を、生成AIと一緒に仕組みにして約5分に ・一覧表：全部署で使う契約データの一覧表を、毎月2〜3時間の手直しが要らない形に作り直しました ・押印：紙の社印押印を電子押印・Web押印簿に切り替え、効率化50% 資格：簿記2級・G検定 ・Googleスプレッドシート＋GAS（作例）：請求書・納品書を取引先ごとにPDFにして、Gmailの下書きを一括で作る仕組み。送る前に人が目で確かめられる形 ・Googleフォーム＋GAS（作例）：問い合わせの回答をシートに記録し、受付番号つきの確認メールを自動で返す仕組み。宛先なし・未入力の時は送らずに色で知らせる ・Googleスプレッドシート＋GAS（作例）：営業所ごとのCSV（文字コードや列の並びがばらばら）と月別のシートを1回でまとめ、月×営業所の件数・金額を集計して、月次報告の様式へ転記する仕組み。重複や金額の不備は赤で知らせて数えない。営業所が増えてもコードの修正は不要 ・Googleスプレッドシート＋GAS（作例）：期限一覧から、期限の3日前・当日・過ぎた仕事を、毎朝決まった時間に担当者ごとに1通のメールで知らせる仕組み。締め処理の開始・処理中・終了も、状態を切り替えるだけで関係者へ自動で知らせる。同じ日に二重に送らず、送った記録が残る 【強み】 ・頼まれた仕事は内容を確かめて、すぐに動くスピード（「もう出来たの？！」とよく言われます） ・頼まれる前に、必要なものを準備しておく先回り ・質問の意図をくみ取り、関連する情報もあわせてお返しする気配り 【対応できる時間】 会社員のため、平日の朝（始業前）・18時以降と土日で、週10〜15時間ほど対応できます。フルリモート希望です。平日日中のご連絡には、昼休み（12〜13時）と18時以降にお返事します。 データ入力・資料作成のサポートから、業務の仕組み化まで、お気軽にご相談ください。