部門からの依頼を配り、完了まで見届けます

【こんな方へ】 ・提出物や手続きのお願いを全社に配っているが、誰が済ませたか分からない ・未完了の人を台帳と照らし合わせて、一人ずつ催促している ・客先や現場に出ている社員が、依頼に気づかないまま期限を迎える ・総務・人事・経理など、いくつもの部門から依頼が届き、受け手が整理しきれない 【お引き受けする内容】 部門が依頼を登録すると対象者に届き、対象者が完了を報告するまでを見届ける仕組みを、SharePoint ListsとPower Automateで作ります。 1. 依頼の登録（件名・内容・期限・対象。対象は全員・部署・個人から選べます） 2. 対象者一人ひとりへの配布と、Outlookへのお知らせ 3. 対象者ごとの「自分あての依頼」の一覧と、完了の報告 4. 依頼した部門向けの、誰が済ませたかの一覧 5. 期限の前のお知らせと、期限を過ぎた人への自動の督促 6. 設定と運用の手順書（画面の写し付き） ※依頼する部門の追加、上長へのお知らせ、Teamsへのお知らせは、有料オプションでお選びいただけます 【この方式の特長】 ・受け手は、自分あての一覧だけを見れば、どの部門からの依頼も分かります ・依頼した側は、未完了の人を探す手間がなくなります。督促は仕組みが行います ・お使いのMicrosoft 365の標準の機能だけで作ります。追加のライセンスや月額の利用料はかかりません ・四半期ごとなど、同じ確認を返信で集めたい場合は、「確認の依頼と未回答者への督促の自動化」のサービスが向いています 【お届けの方法】 当方の環境で、架空の部門と対象者を使って作り、動作を確かめます。お渡しするのは、取り込み用のファイルと手順書です。お客様の環境への取り込みと、各サービスへのサインインは、お客様ご自身で行っていただきます（パスワードはお預かりしません）。取り込みの際は、メッセージで一つずつご案内します。 【進め方】 1. どの部門が、誰に、どんな依頼を出しているかを伺います 2. 「何ができたら完成か」を一緒に確かめます 3. 当方の環境で作り、動作を確かめます 4. 取り込み用のファイルと手順書をお渡しし、取り込みをご案内します 5. お客様の環境で、依頼から完了までを一度通して確かめ、完了です 【大切にしていること】 ・「止まらない」「止まってもすぐ分かる」仕組みにします。配布やお知らせが処理できなかったときは、管理者にお知らせが届きます ・依頼する側の手間が増えないよう、登録の項目は必要なものだけに絞ります ・お客様の実際のデータはお預かりしません 【私について】 通信システムの開発に約40年たずさわってきたエンジニアです。会社員として、全社への確認依頼と未回答者への督促の仕組みを自ら設計・開発し、運用してきました。 お取引のあと、評価とご感想をいただけると励みになります。