請求書・納品書・料金表などのPDFから、必要な項目だけを抜き出して、ExcelやGoogleスプレッドシートへ自動で転記する道具を作ります。
■ こんな作業をしていませんか
・届いたPDFを開いて、日付・取引先・金額を手で打ち直している
・毎月同じことを何十枚も繰り返している
・打ち間違いに気づくのは、集計が合わなくなってから
■ お渡しするもの
・自動で転記する道具(Googleスプレッドシート+Apps Script、またはExcel+Python)
・そのまま使える手順書(画面の絵つき。専門用語は使いません)
・元のPDFと出来上がりを突き合わせた、確認の記録
■ 見本で確かめたこと(実測値です)
・3種類のレイアウトの請求書8枚で試験し、動作確認79項目すべて合格
・合計金額が1,500円合わない1枚を、自動で見つけて印をつけました
・同じ請求書が2回入っていた1枚を、自動で重複と判定しました
・Excelで計算し直して、年間の合計が一致することまで確認しました
もう1つの見本では、78ページのPDFから315社分の表を抜き出し、
形の崩れ0件・料金の食い違い0件でCSVにしました。
■ 大事にしていること
・判断に迷う行は、勝手に決めません。「確認してほしいこと」として別表に出します
・元の件数と出来上がりの件数を突き合わせ、抜けがないことを数字でお見せします
・いまお使いのExcelやスプレッドシートは、捨てずに済む形にします
■ 時間で言うと
1枚を手で打ち直すのに5分かかっている場合、月40枚なら月200分(3時間20分)。
この道具なら、確認の時間だけで済みます。
時給1,200円で換算すると、1年で約4万8千円ぶんの時間が空きます。
(枚数・1枚の分数・時給は、お客様の数字に置き換えて計算し直せます)
■ この価格に含まれる範囲
PDF1種類・20ページまで/抜き出す項目は10個まで。
種類が増える場合や、手書き・かすれた紙をスキャンしたものは、別途ご相談ください
(読み取りの精度が変わるためです)。
■ 作っている人について
神奈川の会社員です。本業のかたわら、実店舗の予約システムや、
現場の約100名が毎日使う業務システムを作り、いまも運用しています。
稼働費が月額0円で収まる作りを得意にしています。
・最初に、元のPDFを1〜2枚と、出来上がりの形(ほしい項目の並び)をお送りください。見本があると手戻りがなくなります。
・個人情報や機密情報を含む書類は、そのままお送りいただかないようお願いします。数字や氏名を架空のものに置き換えた見本でも、道具は作れます。
・手書き・かすれ・傾いたスキャンは、読み取りの精度が落ちます。事前に1枚お見せいただければ、できるかどうかを正直にお伝えします。読み取れないものは、はじめにそう申し上げます。
・本業がありますので、ご連絡は平日の夜が中心になります。木曜・金曜は日中も対応できます。日中でも8時間以内に確認と返信をいたします。
・納品後7日以内は、読み取りの取りこぼしの調整を無料で承ります。
・道具の中で生成AI(Gemini API等)を使う場合は、事前にお伝えし、ご承諾をいただいてから進めます。お客様の書類を外部に読み込ませることになるためです。AIを使わない作り方(決まった位置から抜き出す方式)も選べます。