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今日もブログをご覧いただきありがとうございます。日本マイクロソフト社が、2019年末から「週勤４日週休３日」制に挑戦するなど企業の生存をかけた働き方改革を行なっています。日本マイクロソフトでは就業規則に「出社不要」が掲げられ、緊急事態宣言発令（2021年4月）前から「本社出社率１．７％」まで低下していました。これは「出社するのが本当に生産性を向上させ、企業の価値を高めているのか」という問題意識です。「リモートワークは単なる福利厚生ではありません。企業が優秀な人材を集め、組織としての勝ちやブランドを高めていくために必要な経営戦略の１つ」です。日本マイクロソフトが導入した「週勤４日週休３日」はただ休みを１日増やしただけではなく、その結果、ペーパーレス化、リモートワークの活用、１時間以上の会議から３０分会議への移行、積極的な人材交流などによって労働生産性を上げているのです。 働き方改革の一環としてペーパーレス化も重要な意味を持ちます。新型コロナの影響もあり、リモートワークと相まってペーパーレス化は避けて通れないものとなっています。以前緊急事態宣言下で「書面にハンコを押すためだけに出社する」ということが問題となりました。このように、紙を使う業務は世の中の空気を読まず、人を場所に縛り付けてしまいます。デジタルへの移行が可能である業務であっても、紙とハンコに拘る企業は少なくありません。しかし、日本マイクロソフトでは、外部の顧客に対して説明する際に使用する資料以外はほとんどペーパーレス化が進み社内業務の９割がペーパーレス化されています。紙に拘らなければ、場所の制約を受けることなく仕事ができ、

「紙で届いた書類を毎回Wordに打ち直すのが面倒」「会議で使ったホワイトボードの内容を清書するのに時間がかかる」と感じていませんか？実は、こうした紙の書類は、LINEとAIを組み合わせることで簡単にデータ化できます。スマートフォンで書類を撮影してLINEに送るだけで、AIが内容を読み取り、Googleドキュメントとして自動保存する仕組みを作ることが可能です。今回は、LINE×AIを活用して、面倒な書類のデータ化を効率化する方法をご紹介します。紙の書類のデータ化に時間がかかっていませんか？業務のデジタル化が進んだ現在でも、FAXで届く書類や手書きの帳票など、紙を扱う機会は少なくありません。たとえば、FAXの内容をWordに打ち直したり、会議後にホワイトボードを見ながら内容を清書したり、現場スタッフの手書きメモをパソコンに入力したりといった作業です。一つひとつは数分程度でも、毎日のように繰り返せば大きな負担になります。さらに、入力後には体裁を整え、ファイルを保存し、必要なスタッフへ共有する作業も必要です。こうした「紙からデジタルへ移す作業」は、実はLINEとAIを組み合わせることで、まとめて自動化できます。LINEに写真を送るだけでGoogleドキュメントに自動変換できる紙の書類をデータ化する作業は、LINEとAIを組み合わせることで大幅に効率化できます。具体的な流れは、とてもシンプルです。① スマートフォンで書類を撮影↓② LINEボットに画像を送信↓③ OCR・AIが文字や文書の構造を解析↓④ Googleドキュメントを自動作成↓⑤ 完成したドキュメントのURLがLINEに届く

「先週出した稟議、どうなりましたか」と部下に聞かれて、答えられない。自分のところは通してある。その先が分からない。総務に聞けば「部長に上げました」と返り、部長に聞けば「まだ回ってきていない」と返る。紙は物理的にどこかにあるはずなのに、現在地を知っている人がいない。探し当てると、たいてい誰かの書類入れの下から出てくる。出張で三日空けていた、届いたことに気づいていなかった、押すのを後回しにしていた。理由はどれも普通のことで、止めているつもりの人は一人もいない。それでも一枚の紙が二週間動かない、ということが起きる。この状態への答えは「電子化」だとすぐ出る。ただ、紙の経路をそのまま画面に置き換えても、止まる場所は変わらない。順番を間違えると、道具を入れたのに催促の電話が減らない、という結果になる。今回は、道具を入れる前に決めておくことを書く。決めておけば、紙のままでも滞留は減らせる。止まっているのか、まだ見ていないだけなのか滞留と聞くと、誰かが判断を保留している姿を思い浮かべる。実際に多いのは、届いたことに気づいていない形のほうだ。机に置かれた紙は、その日のうちに他の紙の下になる。メールで回していても、受信箱の下に沈むという点では同じである。だから最初に効くのは、承認を速くすることではない。いま誰のところにあるかが、申請した本人から見えることだ。見えるようになると、催促の電話が要らなくなる。あと何人かが分かるし、自分のところで二日空いていることは、置いている本人からも見える。見える形は、必ずしもシステムでなくてよい。申請書に受け取った日と次へ渡した日を書く欄を作り、一覧をホワイトボード