定例会議の設計とClaudeを使った議事録運用

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IT・テクノロジー

Bitz 村上幸雄

2026/07/01 15:38

複数のプロジェクトを横断管理するPMOとして、定例会議をどう設計し、運用しているかを紹介します。

定例会議の設計

複数のプロジェクトを抱えると、どの会議でどんな話をしたか、前回の決定事項は何だったか、という情報の管理が課題になります。この運用では、定例会議ひとつにつき、Markdownファイルをひとつ用意します。

・meetings/project-a/README.md … 会議の概要・参加者・関連ドキュメント

・meetings/project-a/notes/ … 定例会議のメモファイルを配置

README.md にはプロジェクト概要、参加者、関連ドキュメントへのリンクをまとめておきます。会議用のファイルは、参加者全員が参照できる共有ファイルとして運用します。会議の前に各参加者がそれぞれの担当箇所を更新し、会議はその内容に沿って進めるのが基本的な使い方です。どの会議でも同じ構造のファイルを使うことで、内容をすぐに把握できます。

テンプレートの設計

定例会議のファイルは、あらかじめ用意したテンプレートから起こします。テンプレートは大きく2つのパートで構成されています。

Settings / Reference Materials

ファイルの冒頭には、その会議の「常設情報」を置きます。基本情報（ミーティング頻度・参加者）、連絡手段・ツール（カレンダー、プロジェクト管理ツール）、Reference Materials（プロジェクト概要・開発仕様書・課題管理表へのリンク）をまとめます。参加者の役割、連絡ツール、重要ドキュメントへのリンクをここに集約することで、会議に関わる情報の起点をひとつに絞ります。

ミーティングメモのフォーマット

毎回の会議は、次の4つのセクションで構成しています。

・Top of Mind … 参加者それぞれが今最も気になっていること

・Regular Update … 毎週確認する進捗・指標

・Discussion Topics … その日に議論するテーマと決定事項

・Next Action … 次回までのアクション・担当・期限

Top of Mind は、参加者が事前に書いておくことで、会議の中でその関心事に触れる機会を作ります。Regular Update は項目を固定化し、ひと目で状況が分かるようにします。Discussion Topics には決定事項と Next Action を紐付けて記録し、追跡できるようにします。

新しいものを上に追記する

会議ごとの記録は、ファイルの先頭に追加します。テンプレートには「以下に会議メモを追加。最新日付が上になるよう、この行の直下に追記する」というコメントを入れており、追記する場所が一目で分かるようにしています。毎回ファイルを開いたとき、最新の内容がすぐ見える状態にするためです。スクロールせずに直近の記録にアクセスできることが、日々の作業の中での小さなストレスを減らします。

議事録としての運用とClaudeの活用

定例会議の文書は、会議前に各自が更新して使うのが理想ですが、参加者の習熟度や会議のスタイルによっては、事前の更新が難しい場合もあります。そうした会議では、文書を議事録として活用しています。

文字起こしから議事録へ

議事録として運用する場合、会議をiPhoneで録音し、終了後に文字起こしを行います。得られたテキストをClaudeに渡し、テンプレートのフォーマットに沿った内容に変換してもらいます。変換した内容を定例会議のファイルの先頭に追記することで、議事録が完成します。文字起こしのテキストは話し言葉のままですが、Claudeはテンプレートの構造を理解した上で、Top of Mind・Regular Update・Discussion Topics・Next Actionに整理します。会議の後にゼロから書く手間がなくなり、内容の確認と修正に集中できます。

文書が文脈を運ぶ

この運用で重要な役割を担っているのが、プロジェクト情報を文書として管理していることです。ワークスペース全体のコンテキスト、プロジェクトの概要、参加者の役割などは、すべて文書に記述されています。Claudeは作業の際にこれらのファイルを読み、プロジェクト・参加者・背景を把握した状態で変換を行います。文字起こしを渡すだけで、誰が何の担当でどのプロジェクトの話かをClaudeが理解できるのは、こうした文書が文脈を蓄積しているからです。プロンプトで毎回背景を説明する必要がありません。